3 persone che devi addestrare per utilizzare la casella di posta

Quando arrivi alla tua scrivania, c'è un messaggio nella tua tastiera? Forse una nota post-it sul tuo monitor? Forse una pila di file importanti sulla tua sedia? Ognuna di quelle pile di documenti ha bisogno della tua attenzione, ma non c'è esattamente alcun ordine. I file verranno impilati da qualche altra parte sulla tua scrivania in modo da poterti sedere. Il messaggio verrà spostato su un lato in modo che tu possa occuparti di qualcosa online immediatamente - e qualcosa di simile succederà a quel Post-It in modo che tu possa vedere lo schermo. Tutti quei pezzi di carta molto importanti sono probabilmente persi nei momenti di shuffle dopo che ti siedi. Non desideri che siano andati tutti in una sola casella di posta, in modo che tu possa effettivamente elaborarlo tutto in una volta sola, quando hai tempo? Pubblicità

È relativamente importante assicurarsi che tutte le tue e-mail e le notifiche online vadano nella giusta casella di posta. Con l'inoltro di e-mail e alcuni filtri, potresti persino essere in grado di automatizzare la tua casella di posta elettronica. Ma quando si lavora con la carta, si può facilmente spargere in una mezza dozzina di caselle di posta, lottando per tenere il passo con i documenti. Anche in presunti uffici "senza carta", si finisce ancora con un sacco di scartoffie che è necessario elaborare. È molto possibile semplificare i tuoi documenti, ma può richiedere un po 'di allenamento per assicurarsi che tutto si concluda nella tua casella di posta. Ci sono persone che hanno particolarmente bisogno di quella formazione.

1. Tu!

Quando si tratta di fare in modo che i documenti arrivino nella tua casella di posta, sei un colpevole chiave. Prima di tutto, hai una casella di posta impostata? Molte persone trattano l'intera scrivania come una casella di posta - e sono anche peggio a casa. Il tuo primo passo dovrebbe essere quello di mettere fuori un cestino o altrimenti denotare la tua casella di posta. Da lì, è necessario assicurarsi che tutto ciò che deve essere elaborato lo faccia nella tua casella di posta, piuttosto che cadere da qualsiasi altra parte. Quella pila di file sulla tua sedia e il messaggio che scivola sulla tastiera devono essere entrambi impostati nella Posta in arrivo non appena ti siedi. Pubblicità

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Vale anche la pena di mettere qualsiasi altra cosa che è necessario gestire in quella casella di posta: se di solito prendi appunti o fai liste su pezzi di carta o in un quaderno, quelle notazioni probabilmente devono essere controllate e possibilmente completate quanto qualsiasi appunto lasciato sulla tua scrivania . Mettere quelle note nella tua casella di posta in arrivo crea l'abitudine di guardarle attraverso.

Devi anche allenarti a passare attraverso la tua casella di posta su base regolare. Personalmente, trovo la carta di elaborazione immediatamente prima o dopo che mi prendo cura della mia casella di posta elettronica, significa che posso soffiarlo tutto in una volta, ma dovrai trovare un sistema per te. L'obiettivo di Inbox Zero è altrettanto importante per i tuoi documenti come la tua email. Pubblicità

2. I tuoi colleghi di lavoro

A seconda del tuo mondo ideale, potresti chiedere ai tuoi colleghi di inviarti un'email per qualsiasi nuova attività, progetto o altro oggetto che desideri portare alla tua attenzione. Ma è abbastanza difficile eliminare tutti gli scambi di carta: dopo tutto, se un collega ha bisogno di consegnare un file fisico a te o ha bisogno della tua firma su una determinata pagina, lui o lei probabilmente le consegnerà dei documenti. Ciò non significa che non puoi controllare esattamente come va questa mano, però.

Se sei seduto alla tua scrivania, puoi generalmente indirizzare i tuoi colleghi a mettere le cose nella tua casella di posta. Riferiscilo come tale e la maggior parte dei tuoi colleghi avrà l'idea che i documenti di impostazione li faranno curare molto più velocemente. Ci saranno sempre persone che non riusciranno a colpire la posta in arrivo - anche se ci metti un grande segno - ma se riesci a far arrivare anche solo poche persone nella tua casella di posta, puoi arrivare al punto in cui mischiare le carte per te stesso non è tanto di una seccatura. Pubblicità

3. Alti livelli

I supervisori alla formazione, i manager e altre persone che possono effettivamente dirti cosa fare possono essere difficili. Puoi cortesemente chiedere loro di conformarsi al tuo sistema, naturalmente, e alcuni faranno lo sforzo di farlo, ma alcuni più alti ritengono che dovresti davvero conformarti al loro sistema, dato lo stato della catena alimentare. Questo potrebbe tradursi in ulteriori re-file per te, senza molti passaggi che puoi intraprendere.

Tuttavia, addestrare il tuo supervisore a usare la tua casella di posta non è impossibile. Si tratta di mostrare gli effetti di ottenere qualcosa nella tua casella di posta: se riesci a ottenere qualcosa nella tua casella di posta più velocemente di qualcosa al di fuori di esso, puoi dimostrare il valore dell'utilizzo. Non sto suggerendo di diventare completamente passivo aggressivo sul tuo capo e di ignorare tutto ciò che non rientra nella tua casella di posta - non aiuterà la tua situazione - ma non è irragionevole gestire prima tutto nella tua casella di posta e poi iniziare a cercare per progetti o attività che potrebbero essersi accumulate in altri luoghi, qualcuno potrebbe aspettarsi che tu controlli.

La tua casella di posta

Una casella di posta elettronica sulla tua scrivania può sembrare una piccola cosa per la produttività. Dopotutto, se qualcosa è sulla tua scrivania, probabilmente ci arriverai alla fine. Una casella di posta è semplicemente un modo per accelerare il processo. Non devi preoccuparti di cosa affrontare dopo. Basta prendere il prossimo oggetto nella tua casella di posta e continuare a lavorare. Ancora meglio, se riesci a prendere l'abitudine di archiviare, sminuzzare o mettere via qualsiasi tipo di carta che raccogli dalla tua casella di posta, c'è qualche speranza di mantenere una scrivania abbastanza pulita - quella su cui puoi facilmente lavorare!