Joseph McCoy
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Immagina di poter utilizzare 5 scorciatoie semplici mentre lavori in Excel e aumentare la tua produttività senza perdere tempo a cercare informazioni in enormi tabelle, scrivere lunghe formule e ordinare i dati.
O ancora meglio:
Che cosa succede se otterresti 25 utili scorciatoie ... e ognuna di esse potrebbe semplificare il tuo lavoro, così potresti fare molto di più ogni giorno?
Sicuramente ti sentiresti entusiasta di leggere su di loro.
Oggi è il tuo giorno fortunato perché stiamo per condividere con voi in questo articolo 25 fantastiche scorciatoie di Excel che potete usare ogni giorno nel vostro lavoro! Questa è la tua occasione fortunata, quindi vai avanti e diventa un vero professionista in Excel senza perdere tempo.
Sommario
- Quanto sono importanti le scorciatoie di Excel per te?
- 5 motivi principali per imparare le scorciatoie di Excel
- Chi può usare le scorciatoie di Excel?
- 25 scorciatoie di Excel per aumentare la tua produttività
- La linea di fondo
Quanto sono importanti le scorciatoie di Excel per te?
La cosa più efficace per verificare se le persone hanno davvero bisogno di qualcosa è di rilasciare un sondaggio e guardare i risultati. Pertanto, secondo il sondaggio anonimo, il 99% delle persone ha dichiarato che le scorciatoie di Excel sono fondamentali o importanti per loro.
In generale, ci sono più di 200 scorciatoie in Excel. Ma quando abbiamo analizzato i dati sul numero di scorciatoie che le persone conoscono, abbiamo ottenuto i risultati seguenti:
- Il 26% delle persone conosce 10 o meno scorciatoie;
- Il 61% delle persone conosce 10-50 scorciatoie;
- Il 10% delle persone conosce 50-100 scorciatoie.
Come puoi vedere, non molte persone conoscono molte scorciatoie. Probabilmente, alcuni di loro non pensano mai ad aumentare la loro produttività in modo così semplice.
Certo, dipende da quanto in profondità usi Excel. Alcune persone usano questa potente applicazione solo per fare semplici tabelle o grafici, altri lo usano per il lavoro di tutti i giorni per contare qualcosa.
La maggior parte dei contabili e degli uomini d'affari utilizza molte più funzioni di Excel per attività più complesse come la creazione di macro VBA, la gestione di tabelle pivot, il ricalcolo di enormi cartelle di lavoro, la presentazione di dati, ecc..
Ma anche chi lavora molto vicino a Excel ogni giorno può conoscere alcune scorciatoie. Inutile dire che possono fare il loro lavoro senza scorciatoie, ma di solito richiede molto più tempo. T
i suoi suoni non sono divertenti, specialmente se devi finire con urgenza un'enorme quantità di lavoro. Vi è una grande opportunità per voi di aumentare la vostra produttività in Excel e fare il vostro lavoro più velocemente con le nostre utili scorciatoie.
5 motivi principali per imparare le scorciatoie di Excel
Molte persone non capiscono perché dovrebbero usare scorciatoie se possono lavorare senza di loro. Naturalmente, se utilizzi Excel due volte all'anno per creare una tabella o un grafico semplice, probabilmente non è così importante per te sapere molte scorciatoie.
Ma se lavori ogni giorno in Excel, ordinando tabelle enormi e gestendo tonnellate di dati, le scorciatoie ti aiuteranno a raggiungere i cinque obiettivi seguenti: Pubblicità
- Lavora in modo efficiente e veloce in Excel
- Gestisci grandi quantità di dati facilmente e velocemente
- Stai calmo e concentrato anche mentre fai un lavoro noioso
- Realizza il tuo lavoro in modo accurato e corretto senza errori
- Ottieni una migliore comprensione di Microsoft Excel
Chi può usare le scorciatoie di Excel?
Ci sono molte persone che possono semplificare la loro vita con le scorciatoie di Excel, e qui ci sono i gruppi che ameranno sicuramente usarle:
- Persone che lavorano in banche, organizzazioni finanziarie, ecc.
- Uomini d'affari che fanno tonnellate di vari report e presentazioni in Excel per riunioni e briefing.
- Studenti che di solito sono pigri e impazienti di fare i compiti perché non vogliono perdere molto tempo lavorando in Excel.
- Imprenditori privati che conservano vari dati nelle tabelle di Excel.
Che tu sia uno studente che odia Excel perché sembra una perdita di tempo e noioso applicazione, o sei un contabile che deve ricalcolare enormi fogli di lavoro ogni giorno senza commettere errori, ti consigliamo di leggere e imparare queste scorciatoie di Excel per semplificare il tuo lavoro e risparmiare a volte.
Con questi trucchi semplici ma utili, è così facile finire il tuo lavoro e avere più tempo per te stesso.
25 scorciatoie di Excel per aumentare la tua produttività
Ecco 25 fantastiche scorciatoie di Excel che dovresti imparare e usare per lavorare o studiare per rendere il tuo lavoro più veloce e più semplice. Prova a usarli tutti e ti renderai conto che eri totalmente cieco prima mentre lavoravi in Excel:
1. Formatta velocemente qualsiasi oggetto con Ctrl + 1
Se selezioni qualsiasi oggetto in Excel - una cella, un grafico, un asse del grafico, un oggetto di disegno - quindi premi Ctrl + 1, e otterrai la finestra di dialogo Proprietà per un determinato oggetto. Questa scorciatoia offre un modo semplice e veloce per formattare qualsiasi oggetto con cui stai lavorando.
2. Utilizzare i nomi degli intervalli con i tasti Ctrol + G o F5
Se si utilizzano i nomi di intervallo (che si consiglia vivamente di fare) e si desidera scegliere l'intervallo con riferimenti di nomi specifici, premere uno dei due Ctrl + G o il Tasto F5, che lancia la finestra di dialogo Vai a.
Se il nome è semplice, puoi fare clic su di esso in un elenco in quella finestra di dialogo. Ma se è affatto insolito, Excel non lo elencherà; quindi dovrai digitare il nome. Quindi premere OK.
3. Utilizzare un nome intervallo in una formula con = sum (e F3
Supponiamo di voler utilizzare un nome intervallo in una formula. Ad esempio, si desidera sommare l'intervallo di vendita. Accedere…
= Somma (
... e quindi premere F3.
Quando si esegue questa operazione, Excel avvia la finestra di dialogo Incolla nome. Basta scegliere “I saldi” dall'elenco, premere il pulsante OK nella finestra di dialogo, quindi inserire la chiusura della funzione SUM “)” per completare la formula.
4. Avvia facilmente la finestra di dialogo Argomenti funzione con Ctrl + A
Supponiamo di voler controllare l'argomento della guida per una funzione del foglio di lavoro. Ad esempio, vuoi leggere il INCONTRO funzione. In una cella, digita ...
= Match (
... e quindi premere Ctrl + A, o fare clic sulla funzione Inserisci (“fx“pulsante a sinistra della barra della formula. Pubblicità
Quando si esegue questa operazione, in Excel viene visualizzata la finestra di dialogo Argomenti funzione, che potrebbe offrire tutto l'aiuto necessario.
Ma se vuoi ancora vedere l'argomento della guida completo, fai clic sul blu “Aiuto su questa funzione” collegamento ipertestuale nell'angolo in basso a sinistra della finestra di dialogo. Questa tecnica funziona con tutte le funzioni di Excel documentate.
5. Copia le cose lungo la colonna senza scorrere con Ctrl + D
Se hai aggiunto una formula in una nuova colonna a destra di un enorme set di dati e vuoi copiare quella formula senza scorrere, procedi nel seguente modo:
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Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo- vai a destra della colonna che contiene i dati (la colonna a sinistra della nuova colonna con la formula);
- stampa Ctrl + Giù - arrivare in fondo;
- spostare una cella a destra (con il tasto freccia in modo naturale);
- stampa Ctrl + Maiusc + per selezionare la nuova colonna, nella parte superiore della quale è la formula appena creata;
- stampa Ctrl + D per riempire la formula.
6. Accesso rapido a qualsiasi funzione con Alt+
Personalizzando la barra degli strumenti di accesso rapido, puoi creare semplici scorciatoie per i comandi che altrimenti dovresti trovare nelle schede della barra multifunzione o le macro che hai creato tu stesso.
La scorciatoia da tastiera sta semplicemente selezionando alt+ (il numero del comando che si desidera selezionare).
Ad esempio, se hai personalizzato la barra degli strumenti di accesso rapido per avere Calc Sheet, Save, Open. Per calcolare il foglio verrebbe colpito Alt + 1, per salvare Alt + 2, e per aperto Alt + 3.
Molte persone non sono consapevoli di questa funzione utile ed è un ottimo risparmio di tempo.
7. Formatta celle con Ctrl + 1
Quando hai bisogno di formattare le celle, usa Ctrl + 1. Molte persone lo sanno come scorciatoia per la finestra di dialogo Formatta celle, ma puoi anche usarlo per formattare quasi tutto in Excel, senza preoccuparsi dello stato del nastro. Prova questa scorciatoia sorprendente e semplice!
8. Scegli le celle visibili con Alt+
Quando devi scegliere solo le celle visibili: usa alt+. Questo è il trucco per copiare solo ciò che vedi. È una scorciatoia inestimabile quando nascondi manualmente righe e colonne nella tabella.
9. Usa il filtro
Filtraggio: è un modo efficace per tagliare, tagliare e ordinare attraverso un'enorme tabella di informazioni.
È straordinariamente efficace quando partecipi a una riunione per discutere di una previsione di vendita, e tutti guardano in tempo reale al tuo foglio di lavoro proiettato su uno schermo (o sui loro monitor).
Per alcune persone, sarai visto come il Dio dei fogli di calcolo, e questo non è uno scherzo!
10. Inserisci o elimina colonna / riga facilmente con il tasto Ctrl
Alcune persone sprecano molto tempo anche per operazioni semplici, ad esempio quando devono inserire / eliminare colonne e righe in Excel.
Usa questa scorciatoia per inserire: con un'intera riga o colonna selezionata, usa Ctrl + Maiusc ++. Pubblicità
Per eliminare: con un'intera riga o colonna selezionata, utilizzare Ctrl + -.
11. Vedi i risultati della formula con F9
Se si desidera verificare i risultati della formula in più formule, evidenziare la formula e selezionare F9 per vedere il risultato della formula.
Non dimenticare di annullare prima di uscire dalla formula.
12. Usa ALT + Invio per più testo all'interno di una cella
Se si desidera aggiungere una seconda riga di testo all'interno di una cella, utilizzare Alt + Invio.
13. Usa EDATE per spostare una data in un mese di calendario completo:
Ecco come utilizzare EDATE:
= EDATE (15/01/16, + 1) = 15/02/2016 (15 febbraio 2016)
= EDATE (15/01/2016, -2) = 15/11/2015 (15 novembre 2016)
14. Usa EOMONTH per spostare una data alla fine del mese:
Ecco come usare EMONTH:
= EOMONTH (15/01 / 2016,0) = 31/01/2016 (31 gennaio 2106)
= EOMONTH (15/01/2016, -2) = 30/11/2015 (30 novembre 2015)
15. Rimuovere gli spazi con TRIM
TRIM è una funzione utile conosciuta da poche persone. Rimuove qualsiasi spazio all'inizio di un valore. Questo è utile se stai inserendo valori da qualche altra parte.
16. Ripeti i comandi con F4 o Ctrl + Y
In molti casi, potrebbe essere necessario ripetere l'ultima azione. Uso F4 o Ctrl + Y; puoi ripetere molti comandi come applicare gli stessi bordi, formattare o inserire di nuovo un foglio di lavoro.
17. Accesso rapido alle celle con il tasto Ctrl e il tasto Maiusc
Quando hai bisogno di andare alla prima o all'ultima cella di un foglio di lavoro, non importa dove ti trovi, usa Ctrl + Home, Ctrl + Fine combinazioni.
Ed ecco un bonus piacevole per te: aggiungi il Cambio chiave per selezionare tutto sulla strada! Pubblicità
18. Usare Ctrl + per creare un timestamp
Se nel documento è necessario un timbro data e / o un timestamp, non è necessario digitare una data e un'ora! Usa scorciatoie Ctrl+ ; (Data) Ctrl + Maiusc+ : (tempo). Funziona come una magia e aiuta a risparmiare tempo e nervi.
19. Usa la scorciatoia automatica per la funzione somma ovunque
Scorciatoia automatica - usa Alt =. È un “Magia” collegamento di Excel per inserire automaticamente una funzione somma.
Puoi utilizzare questo collegamento per sommare righe, colonne o anche un'intera tabella in un solo passaggio senza perdere tempo.
20. Utilizzare la convalida dei dati
Questo è uno strumento sorprendente ma sottoutilizzato in Excel, che può essere utilizzato per una varietà di cose:
- Creare elenchi a discesa dipendenti;
- Creare elenchi a discesa;
- Proteggi / limita l'immissione dei dati di celle specifiche (senza necessità di macro VBA).
21. Usa la formattazione condizionale
Può essere utilizzato per vari scopi come il formato colore o il formato di celle di celle, righe o colonne in base a valori o formati di celle dipendenti.
22. Usa il controllo formula
Questo è un ottimo strumento per analizzare e tracciare celle precedenti o dipendenti, controllare gli errori e valutare le formule.
Il “Guarda la finestra” è una funzione per mantenere un'istantanea di un'area del foglio di calcolo e quindi spostarsi in un'altra area della cartella di lavoro, particolarmente utile se gestisci fogli di lavoro di grandi dimensioni o non hai una seconda schermata.
23. Utilizzare Scenario Manager per generare risultati di riepilogo di un foglio di calcolo
Gestore scenari (sotto “Analisi what-if”) consente agli utenti di generare output di riepilogo di alto livello di un foglio di calcolo, senza la necessità di replicare l'intera cartella di lavoro.
Presenterà più scenari di un foglio di calcolo in un breve foglio di lavoro riassuntivo di alto livello.
24. Utilizzare INDIRETTO per impostare tabelle grandi
INDIRECT semplifica la configurazione di tabelle che fanno riferimento a tabelle più grandi senza molto lavoro di referenziazione o taglio e incolla; soprattutto per i fogli di calcolo dinamici.
25. Utilizzare OFFSET per calcoli o formule complicati
OFFSET può essere utile per cose come il calcolo di numeri YTD o la creazione di formule che prendono dati in righe e utilizzano in colonne.
La linea di fondo
Come puoi vedere, quando hai un lavoro noioso o noioso da fare, il modo migliore per farlo velocemente non è cercare un modo per evitarlo, ma cercare la variante più corta per farlo!
Questo è il motivo per cui ti suggeriamo di tenere a mente queste scorciatoie di Excel che ti aiuteranno a risparmiare un sacco di tempo e nervi.
Se ti sembra difficile ricordarle tutte, puoi stampare l'elenco delle scorciatoie e tenerlo sul tuo tavolo di lavoro. Usalo per cercare aiuto quando ne hai bisogno e, nel tempo, ricorderai facilmente tutte le scorciatoie.
Credito fotografico in primo piano: Unsplash via unsplash.com