15 migliori consigli organizzativi per l'organizzazione di Office e come fare di più

Potresti pensare di non avere il tempo di organizzare il tuo ufficio, ma se sapessi quanto tempo ti è costata la disorganizzazione, riconsidererai.

Riorganizzare e spostare pile occasionalmente non conta. Nemmeno si spegne la scrivania, se fai scorrere il dischetto in un cestino o in un cassetto della scrivania.

Uno spazio ufficio relativamente ordinato e ordinato apre la strada a una maggiore produttività e meno perdite di tempo.

Organizzare il tuo ufficio non deve richiedere giorni, può essere fatto un po 'alla volta. In effetti, mantenere un ufficio organizzato è molto più efficace se lo tratti come un progetto in corso, invece di un massiccio assalto.

Quindi, se sei pronto per iniziare, i seguenti suggerimenti organizzativi ti aiuteranno a trasformare il tuo ufficio in uno spazio di lavoro efficiente.

1. Purifica il tuo ufficio

Disordina, svuota, distruggi, sbarazzati di tutto ciò che non ti serve o non vuoi. Guardati intorno. Cosa non hai usato in un istante?

Prendi un'area per volta. Se non funziona, inviarlo per la riparazione o lanciarlo. Se non lo hai usato da mesi e non riesci a pensare a quando ne avrai effettivamente bisogno, lo farai. Questo vale per mobili, attrezzature, forniture, ecc. Pubblicità

Non dimenticare di cianfrusaglie, piante (reali o artificiali) e decorazioni - se sono coperti di polvere e fanno sembrare squallido il tuo ufficio, sono un gioco leale.

2. Raccogliere e ridistribuire

Raccogli ogni oggetto che non è al suo posto e mettilo dove lo fa.

3. Stabilire lavoro “zone”

Decidi quale tipo di attività si svolge in ciascuna area del tuo ufficio. Probabilmente avrai un'area di lavoro principale (molto probabilmente la tua scrivania), un'area di riferimento (schedario, scaffali, raccoglitori,) e un'area di approvvigionamento (armadio, scaffali o cassetti).

Posizionare l'attrezzatura appropriata e le forniture si trovano nella zona appropriata il più possibile.

4. Vicinanza

Posiziona l'attrezzatura e le forniture che usi maggiormente a portata di mano. Le cose che usi raramente possono essere immagazzinate o messe da parte.

5. Ottieni una buona etichettatrice

Scegli un'etichettatrice facile da usare. Prenditi il ​​tempo per etichettare scaffali, contenitori, cassettiere. Non solo ti ricorderà dove vanno le cose, ma aiuterà anche gli altri che potrebbero aver bisogno di trovare, usare o mettere via qualcosa nel tuo spazio di lavoro.

6. Rivedi il tuo sistema di archiviazione

Mentre ci muoviamo completamente nell'era digitale, la necessità di archiviare file cartacei è diminuita. Pubblicità

Cosa può fare il tuo negozio digitalmente? Stai duplicando i file? Potresti essere in grado di eliminare alcuni dei file e delle cartelle che hai utilizzato in passato. Se stai archiviando file sul tuo computer, assicurati di eseguire regolarmente il backup.

Ecco alcune idee di archiviazione per creare un sistema di archiviazione semplice:

• Crea una cartella della riunione - Metti tutto “articoli da discutere” lì dentro insieme agli elementi che devono essere consegnati, i rapporti che devono essere comunicati, ecc. Ti aiuterà a essere preparato per le riunioni e ti farà risparmiare stress anche nel caso in cui un incontro venga spostato.
• Crea una cartella WOR - Così molti dei nostri documenti confusi sono cose che sono in attesa fino a quando qualcun altro non risponde o agisce. Corralarli in una cartella WOR (Waiting on Response). Controllalo ogni pochi giorni per le azioni in sospeso che potresti dover seguire.
• Scatole di immagazzinaggio - Usa scatole di archiviazione economiche per conservare i file archiviati e portarli fuori dallo spazio file corrente.
• Scatole di riviste - Utilizza le scatole di riviste o i raccoglitori per conservare riviste e cataloghi che desideri davvero archiviare. Assicurati di averne veramente bisogno per riferimento o ricerca, altrimenti li riciclare o regalare.
• Cartella di lettura - Designare un file per articoli di stampa e documenti che si desidera leggere che non sono urgenti.
• Archivia i file - Quando un progetto è completo, metti insieme tutti i materiali e salvali. Tieni il tuo “cartelle di lavoro” per progetti in corso.
• File settimanalmente - Non lasciare che il tuo deposito si accumuli. Metti i tuoi documenti in a “Su file” cartella e file tutto una volta alla settimana.

Scopri altri suggerimenti su come organizzare i tuoi file qui.

Leggi Successivo

Come buttare via senza rimpianti

10 semplici strategie per migliorare la tua vita a partire da oggi

30 migliori citazioni di procrastinazione per farti tornare al lavoro

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

7. Svuota la tua scrivania

Rimuovere tutto, pulirlo accuratamente e rimettere solo gli oggetti essenziali per l'uso quotidiano.

Se hai difficoltà a decodificare le cose, questa formula Declutter ti aiuterà a buttare via le cose senza rimpiangere in seguito.

8. Organizza il tuo desktop

Ora che hai semplificato il tuo desktop, è una buona idea organizzarlo.

Usa gli organizzatori oi contenitori del desktop per organizzare gli oggetti sulla tua scrivania. Usa vassoi per documenti, contenitori per oggetti più piccoli. Pubblicità

Non dimenticare il desktop del tuo computer! Assicurati che i file o le immagini siano tutti in cartelle organizzate. Ti consiglio di pulire il desktop del computer tutti i giorni prima di lasciare il lavoro.

9. Organizza i tuoi cassetti

Metti gli oggetti usati insieme nello stesso spazio del cassetto, i timbri con le buste, i blocchi adesivi con i blocchi note, ecc.

Utilizzare gli organizzatori del cassetto per piccoli oggetti: graffette, puntine, ecc. Utilizzare un cassetto separato per gli oggetti personali.

10. Posta in arrivo separata

Se lavori regolarmente con altre persone, crea una cartella, un vassoio o una casella di posta per ciascuno.

11. Cancella le tue pile

Se tutto va bene con il tuo nuovo ufficio organizzato, non creerai più pile di carta, ma dovrai comunque ordinare le vecchie.

Passare attraverso il mucchio (un po 'alla volta se necessario) e metterlo nel luogo appropriato o scaricarlo.

12. Ordina i messaggi

Non limitarti a infilzare la posta in una pila per ordinarla o farla a pezzi e prendi i pezzi che ti servono in questo momento. Ordina non appena lo ottieni - Per agire, leggere, archiviare, delegare o distribuire ... pubblicità

13. Assegna le date degli scarti

Non è necessario conservare ogni pezzo di carta a tempo indeterminato. Segna su file o documenti quando possono essere lanciati o triturati.

Alcuni documenti legali o finanziari devono essere conservati per un determinato periodo di tempo. Assicurati di sapere quali sono questi requisiti.

14. Filtra anche le tue email

Alcune e-mail sono importanti da leggere, altre non sono così importanti.

Quando si utilizza il sistema di filtri per etichettare diversi tipi di e-mail, si conosce la loro priorità e quali sono i primi a rispondere.

Dai un'occhiata a questi 4 passaggi per raggiungere la casella di posta zero.

15. Raddrizza la tua scrivania

Alla fine della giornata, fai un rapido raddrizzamento, in modo da avere un inizio pulito il giorno successivo.

Pensieri finali

Usa un consiglio o provali tutti. La quantità di sforzi che mettete nella creazione e nella manutenzione di un'area di lavoro efficiente ripagherà in grande stile.

Invece di passare il tempo a cercare le cose ea mischiare pile, sarai in grado di trascorrere il tuo tempo ... beh ... lavoro e ti divertirai a essere disordinato!

Credito fotografico in vetrina: Alesia Kazantceva via unsplash.com