11 semplici consigli per una gestione efficace delle e-mail

Quanto tempo passi a gestire le tue e-mail ogni giorno? Un'ora? 30 minuti? Qualche ora? Forse mezza giornata?

Mentre l'e-mail ha lo scopo di facilitare la comunicazione, sospetto che a volte diventi uno strumento controproducente perché passiamo così tanto tempo a gestire le tue e-mail! Ad esempio, pensa a questi casi:

• A volte continui a fare clic nella tua casella di posta, anche se l'hai appena controllato solo 5 minuti fa?
• Trascorri molto tempo a gestire le tue e-mail ogni giorno, come cercare la posta passata, ordinare, organizzare e cancellare la vecchia posta?
• Spesso fai le e-mail come prima priorità piuttosto che fare veramente le cose?
• Ci sono giorni in cui trascorri più tempo nella tua casella di posta che lavorare correttamente?

Alla fine della giornata, l'e-mail è solo uno strumento per svolgere le tue attività. Di seguito sono riportati 11 suggerimenti per migliorare la gestione della posta elettronica:

1. Elabora la tua posta una volta al giorno

Anche se controllo la mia posta più volte al giorno solo per essere nel ciclo (nel caso ci sia qualcosa di strano in corso come il mio sito web che va giù, o se c'è una richiesta urgente), non li elabora subito. Lo faccio solo una volta al giorno, all'inizio del giorno o di sera.

Metti da parte una fascia oraria giornaliera per elaborare le tue email. Se non finisci nella fascia oraria, continua il giorno successivo. Dai la priorità a quelli più importanti e lascia andare il resto. (Vedi n. 2).

Se ti trovi in ​​una posizione di lavoro dove ricevi molte e-mail sensibili al tempo, puoi comunque metterlo in pratica. Il punto è non lasciare che l'email scorra sulla tua vita. Ricorda, è uno strumento che ti aiuta a svolgere il tuo lavoro e non il lavoro stesso. Pubblicità

2. Priorità al 20% di e-mail; Rinviare l'80%

Non tutte le e-mail sono uguali. Adoro la regola 80/20 perché si applica a ogni singola area della nostra vita. Comprese le e-mail. La regola 80/20 è l'idea che il 20% degli input sia responsabile dell'80% delle uscite in qualsiasi situazione. Quindi, per essere efficaci, dovremmo concentrarci sugli input del 20% che portano all'80% delle uscite. Allo stesso modo, dovremmo concentrarci su e-mail di alto valore del 20% che portano alla massima produzione.

Le mie e-mail al 20% sono quelle che mi danno la svolta successiva nel mio lavoro. Possono essere richieste dei media, punti di interviste, opportunità di networking, contatti commerciali, opportunità di parlare e altre cose che portano ai miei obiettivi aziendali del 20%. Le mie e-mail al 20% includono anche persone che hanno investito nel mio lavoro, come i miei clienti di coaching di 1-1, impegni di lavoro e lettori che hanno acquistato i miei corsi e prodotti. Ultimo ma non meno importante, anche le corrispondenze con i miei buoni amici sono qui. Tutto il resto va nella posta dell'80%.

Per le email del 20%, conferisco loro una priorità significativa. Di solito rispondo immediatamente a loro (specialmente se rispettano la regola del 1 minuto in # 9); se no, arriverò a loro tra 1-3 giorni. Per l'80% della posta, ho bisogno di più tempo per rispondere, a volte nemmeno per rispondere (vedi punto 4).

3. Avere un “Risposta da XX Day” cartella

Inserisci la mail che richiede la tua risposta in a “Risposta da XX Day” cartella, dove XX è il giorno della settimana. Ho messo da parte 3 giorni ogni settimana per rispondere alle e-mail - martedì, giovedì e sabato. In questo modo non sono costretto a rispondere immediatamente ogni volta che ricevo la posta. L'ho letto, lo riconosco mentalmente e ci ripenso fino a quando non è il momento di rispondere (in media 3-8 giorni dal ricevimento della posta).

4. Comprendi che non hai bisogno di rispondere ad ogni messaggio

Nonostante quello che pensi, non hai bisogno di rispondere ad ogni mail. A volte, nessuna risposta dopo un certo periodo di tempo può essere considerata una risposta di per sé.

Ottengo un volume elevato di posta dei lettori e per un periodo di tempo ero solito rispondere a ogni singola mail che è arrivata. Non ha fatto nulla per me. Trascorrerei l'intera giornata a rispondere alla posta, e alla fine della giornata sarei prosciugato, incapace di fare un vero lavoro. E, curiosamente, praticamente tutte le mail a cui rispondo non ottengono mai una risposta di ritorno di alcun tipo (nemmeno un riconoscimento o un ringraziamento), anche quando postò domande di follow-up per aiutarle ulteriormente. Sospetto che metà della posta non venga letta, e l'altra metà sono posta che le persone inviano d'impulso e le risposte non contano davvero. In ogni caso, mi sono reso conto che è molto più efficace usare il tempo su attività di alto valore, come ad esempio lavorare su prodotti di alto valore e ricchi di contenuti, supportare i miei clienti di coaching 1-1, nuovi progetti e scrivere nuovi articoli. Pubblicità

Non sottolineare troppo la risposta a ogni singola mail. Rispondi se aiuta, ma se i costi di risposta non superano i benefici, allora forse non vale la pena preoccuparsene. Lascia che sia e le cose si risolvono nel tempo.

5. Crea risposte al modello se invii spesso risposte simili

Se guardi nella tua cartella inviata, probabilmente troverai una tendenza nelle cose a cui rispondi. La posta che ricevo sul mio sito di solito può essere classificata in una delle poche categorie (1) feedback / posta di ringraziamento (2) 1-1 coaching (3) richieste di recensioni di libri / prodotti (4) richieste di informazioni (5) altro . Per (1) e (2), utilizzo i modelli che ho scritto in precedenza che uso nelle mie risposte. Mentre rispondo, li personalizzo di conseguenza in base alle esigenze della posta originale. Questo mi ha fatto risparmiare un sacco di tempo, rispetto al passato, quando scrivevo email da zero.

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6. Leggi solo le e-mail rilevanti

Mi iscrivo a diverse newsletter, ad esempio su fitness, autoaiuto, blog e business, ma non leggo tutte le mail che inviano. Neanche io li cancello, perché so che hanno informazioni preziose. Invece, ho impostato gmail per archiviarli automaticamente su diverse etichette (cartelle). Le email dei blog vengono archiviate nella cartella blog, i messaggi di fitness vengono archiviati nella cartella salute e fitness e così via. A partire da ora, ho circa 30 cartelle. Li leggo solo quando voglio ottenere maggiori informazioni sull'argomento.

Non hai bisogno di leggere ogni singola mail che arriva. Scegli e seleziona ciò che è rilevante per te.

7. Struttura le tue mail in categorie

Le cartelle (o le etichette, se usi Gmail) sono lì per aiutarti a organizzare i tuoi messaggi.

In primo luogo, utilizza un sistema di denominazione pertinente per quello che stai facendo. Se le tue maggiori priorità ora sono, ad esempio, (1) scrivere un libro e (2) perdere peso, quindi assegnare un nome alle cartelle in questo modo. Pubblicità

In secondo luogo, utilizza la struttura gerarchica. le cartelle di primo livello sono per le grandi categorie e le cartelle di secondo livello sono per le sottocategorie e così via. Ad esempio, ho “Admin” come cartella di primo livello, e “Back-Up”, “Contabilità”, “conti”, ecc. come cartelle di secondo livello. Se necessario, ho cartelle di terzo livello per segmentarle ulteriormente. Gmail ha un componente aggiuntivo che ti consente di utilizzare etichette di livelli diverse (Impostazioni> Labs> Etichette nidificate)

L'uso di filtri (n. 8) per organizzare automaticamente la posta in cartelle fa miracoli.

8. Usa i filtri

I filtri sono strumenti che consentono di ordinare automaticamente la posta quando entrano nella posta. Ci sono 2 cose di base sono richieste per un filtro - (1) Il termine per cercare (2) Azione da applicare se il termine è abbinato. A partire da ora, la mia gmail ha circa 20 diversi filtri impostati per indirizzi email diversi, titoli di soggetti, testo del corpo e cosa no. A seconda del filtro, la posta verrà automaticamente ordinata in una rispettiva cartella / archiviata. Ciò minimizza la quantità di azioni amministrative che devo fare.

Ecco il mio video tutorial che spiega come ho impostato i miei filtri per la posta elettronica per raggiungere la Posta in arrivo zero: 3 semplici suggerimenti per ottenere la posta in arrivo zero utilizzando i filtri e-mail [Esercitazione video]

9. Usa la regola di 1 minuto quando rispondi

Se è necessario attendere entro 1 minuto per rispondere, rispondere immediatamente e archiviarlo. Non lasciare che si sieda nella tua casella di posta elettronica per anni. Ci vorrà ancora più impegno lasciandolo fluttuare nella tua mente e ricordarti costantemente che devi rispondere. Assicurati di rispettare l'intervallo di tempo di 1 minuto quando rispondi, in modo che non occorra più tempo del necessario. Questo mi aiuta a cancellare grandi quantità di posta in un breve lasso di tempo.

10. Imposta un limite al tempo che trascorri nella Posta in arrivo

Oltre la regola di 1 minuto, limita il tempo complessivo trascorso nella tua casella di posta. La prossima volta che controlli la tua posta, prenditi una pausa. Scopri quanto tempo impieghi per elaborare, leggere, rispondere e ordinare attraverso la tua posta. Poi chiediti quanto di quel tempo sia ben speso. Le probabilità sono che la maggior parte di questo non ha assolutamente alcuno scopo. Pubblicità

A volte riceverai email che sono allarmanti. Per queste e-mail, esaminare, vedere se c'è qualcosa di rilevante per voi, quindi elaborarli di conseguenza. Rispondi se necessario (e usa la regola di 1 minuto); archivialo se non hai intenzione di rispondere. Se hai intenzione di rispondere, non sentire la necessità di tornare con una lunga posta solo perché la persona ha scritto una lunga posta. L'ultima cosa che vuoi è uno scambio di e-mail di saggi, che ti porterà inavvertitamente a cadere in un buco nero di posta elettronica. Accedi alla tua casella di posta, fai quello che devi fare e poi esci subito.

11. (Spietatamente) Annulla l'iscrizione a cose che non leggi

Nella tua crociera in giro per il web, probabilmente ti iscrivi per una buona parte di newsletter e si nutre d'impulso che ti fa perdere interesse in seguito. Se ti trovi ripetutamente cancellato la posta dalle tue iscrizioni, è un segnale che devi semplicemente annullare l'iscrizione immediatamente.

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Articolo originale: 11 semplici suggerimenti per una gestione efficace delle e-mail | Eccellenza personale

Credito fotografico in primo piano: Imprenditrice che disegna una busta di posta elettronica tramite shutterstock.com