7 miti di email che affliggono il posto di lavoro

I miti su come meglio fare l'email abbondano. Alcuni sono espressamente dichiarati e suonati nella tua testa, e alcuni sono le aspettative inespresse del mondo aziendale moderno. Per riuscire ad affrontare il grande afflosciamento della posta elettronica e far sì che l'e-mail guai una cosa del tuo passato, devi riconoscere questi miti per quello che sono e implementare un sistema che funzioni.

I sistemi hanno bisogno di buone basi per funzionare, e quando un efficace sistema di gestione delle email fallisce, di solito è perché l'utente non può separare questi miti dal loro approccio.

1. Una buona organizzazione è il modo migliore per rimanere in cima alla posta elettronica. Pubblicità

Non è. Trasformare le e-mail in azioni e archiviare tutto il resto è il modo migliore per rimanere in cima alla posta elettronica. Organizzare ogni messaggio in una cartella diversa potrebbe essere utile per altri motivi, come ad esempio scavare una scia di carta per il tuo avvocato quando viene denunciato, ma non è utile per “rimanendo sopra” e-mail. Non esiste alcuna correlazione tra la cartella in cui si trova il tuo messaggio (a meno che non stiamo parlando della Posta in arrivo) e il tuo livello di efficienza della posta elettronica.

2. È necessario rispondere a ogni messaggio.

Alcuni messaggi semplicemente non hanno bisogno di una risposta. Dovresti rispondere solo se hai qualcosa di prezioso da aggiungere alla comunicazione. Certo, potresti sentirti pungente quando ti abitui a questo concetto e smettere di rispondere a ogni messaggio che ricevi, ma se vuoi recuperare tempo, è necessario un aggiustamento.

Se ci sono persone con cui comunichi regolarmente che si aspettano una risposta anche quando non hai nulla da aggiungere, devi educarle piuttosto che soccombere alle loro richieste. Il più grande problema con la produttività della posta elettronica è che le persone semplicemente non oppongono resistenza a coloro che non sanno come usare la posta elettronica in modo efficace. Pubblicità

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3. Devi rispondere ad ogni messaggio ... non appena lo ricevi.

Peggio del mito numero due è il mito che dovresti rispondere ad ogni messaggio nel momento in cui lo ottieni. Niente è realizzato da questo. Ci sono sempre delle eccezioni a ogni regola: se lavori in una redazione, aspettare un'ora per avere informazioni è come aspettare una settimana, ma probabilmente non ti si applicano. Non trovare scuse per rispondere a ogni messaggio ogni minuto della giornata; dì semplicemente di no.

Rispondere ad ogni messaggio che si riceve è una perdita di tempo. Rispondere ad ogni messaggio non appena lo ricevi è pura irresponsabilità, ironia della sorte, molte persone lo fanno per creare l'illusione di produttività e responsabilità.

4. Le e-mail dovrebbero essere circa (inserire il numero) di parole. Pubblicità

La lunghezza appropriata per un'e-mail dipende da che cosa tratta l'e-mail e da quanto il destinatario è già a conoscenza dell'argomento e da quanto hanno bisogno di sapere sull'argomento per poter agire in merito. Se non ha bisogno di essere più di una frase, non renderla mai più di una frase. Se l'email è incompleta in tre o quattro paragrafi, continua a scrivere fino a quando l'email non è completa, ma fai in modo che ogni parola venga conteggiata e modificata come un matto prima di premere invia.

Parte del mantenimento di una buona produttività della posta elettronica è il mantenimento di una buona etichetta di posta elettronica; potresti chiamarlo il “email karma” regola.

5. L'email è una bestia che non può essere domata.

Certo che può essere. La tecnologia non è mai il problema; le persone che lo usano sono. La domanda è: sei tu la persona problematica, o sono le persone che ti inviano email? Ad ogni modo, ci sono soluzioni che puoi implementare, indipendentemente dal fatto che implichino cambiamenti nel modo in cui pensi e usi la posta elettronica o ostacoli tra te e i tuoi contatti. Risponditore automatico sono uno di questi ostacoli che educerà coloro che ti stanno inviando email inutili. Pubblicità

6. Non c'è modo di scendere da quella fastidiosa mailing list!

Certo che c'è; è solo una questione di quanto sei disposto a prendere la questione. Lo spam è illegale, ricorda, e se è veramente una mailing list e non solo lo spam dalla Russia, c'è un modo per rimuovere il tuo nome (anche se devi spaventare il bejeezus con gli avvocati). Potrebbe richiedere un po 'di tempo e di energia. Se ti occorrono più di due minuti, devi semplicemente impostare un filtro in modo da non visualizzare mai i messaggi provenienti da quell'indirizzo. Se stai cercando più tempo nella tua giornata, perché prendere la strada difficile?

7. La priorità è un buon strumento di produttività della posta elettronica.

La priorità è un buon strumento di gestione delle attività. Se hai voglia di allegare una priorità a un'email che hai ricevuto, è un buon segno che devi trasformare quel messaggio in un'azione. Il rovescio della medaglia, l'invio di un'e-mail contrassegnata come alta priorità utilizzando le funzionalità di prioritizzazione del client di posta elettronica ha un livello altrettanto dubbio di utilità. Non solo ci sono buone probabilità che il livello di priorità non venga visualizzato nel client di posta del destinatario, è una questione di buona etichetta di posta elettronica lasciare la priorità di una determinata email al destinatario e lasciarli adattarsi al contesto di il loro giorno.

L'email non è mai stata progettata per aiutarti a comunicare durante un'emergenza. Se c'è un'emergenza che richiede veramente attenzione immediata, prendi il telefono o Skype.