La tua guida per diventare produttivi con le app e le estensioni di Gmail

Abbiamo trattato i concetti di base dell'uso della posta elettronica produttivo con Gmail. A questo punto, con un carico medio di email, dovresti essere in grado di passare tutto in 15 minuti. Ma ciò non significa che non si possa ridurre ancora il tempo o rendere Gmail un'applicazione ancora più potente, con l'aiuto di alcune estensioni del browser e persino di alcune applicazioni desktop.

Per riassumere rapidamente: nella prima parte abbiamo cercato di consolidare i tuoi account. Abbiamo configurato ciascun account e-mail di tua proprietà per inviare messaggi lungo i pipe e nel tuo account Gmail. Abbiamo configurato il tuo account Gmail in modo da avere la possibilità di rispondere a quei messaggi mentre sembra che tu abbia risposto dall'indirizzo inizialmente inviato al messaggio. Leggi la prima parte qui. Pubblicità

Nella seconda parte, abbiamo esaminato la gestione del flusso di e-mail e informazioni in modo rapido, efficiente, efficace e, si spera, in modo permanente. Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo sviluppato un flusso di lavoro di elaborazione per tutte le e-mail in arrivo, impostato una serie di filtri e deciso un insieme di etichette per classificare i messaggi. Leggi la seconda parte qui.

Firefox Browser Extensions

Le estensioni del browser Firefox sono forse il modo più semplice e più comune per interfacciarsi e migliorare Gmail. Fortunatamente, le estensioni del browser Firefox funzionano con la maggior parte dei browser che sono stati creati su Firefox. Io uso Flock, ad esempio, che può gestire la maggior parte di essi.

GTDInbox trasforma Gmail in un task manager e un gestore di posta. Come discusso nei precedenti articoli di questa serie, è importante trasformare le e-mail in azioni: GTDInbox ti aiuta a raggiungere questo obiettivo. GTDInbox offre anche alcune interessanti funzionalità di gestione delle informazioni personali. Controllalo qui. Pubblicità

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La compilation di script Greasemonkey di Gina Trapani per Better Gmail offre una serie di funzioni molto utili per Gmail, come macro di tastiera e promemoria per allegati (un vero toccasana, se mai ne ho visto uno). Funziona ovunque Greasemonkey funzioni.

DragDropUpload rende l'interfaccia di Gmail più integrata con il tuo sistema operativo, consentendo il trascinamento del caricamento degli allegati, invece di dover utilizzare il pulsante Sfoglia. Pratico soprattutto se hai un sacco di cartelle da scavare. Controllalo qui.

Gmail Loader prende gli archivi mbox e tutta una serie di altri formati di archivi email e li svuota in Gmail. Il sito Web menziona addirittura l'intenzione dello sviluppatore di costruire nel supporto PST di Outlook, cosa che sarebbe stata utile quando sono passato per la prima volta a un Mac: trovare un modo per ottenere tutti i dati nel mio PST attraverso era una delle parti più difficili del passaggio. Gmail Loader è un modo fantastico per ottenere vecchi archivi di posta elettronica in un formato ricercabile o semplicemente eseguito il backup nel cloud. Guarda. Pubblicità

Può diventare davvero fastidioso quando il tuo browser continua a insistere sul fatto che tu usi un'applicazione desktop per gestire i collegamenti mailto. GmailTo è uno script Greasemonkey che risolve questo problema forzando Firefox ad aprire mailto: link in Gmail come nuovi messaggi. Controllalo qui.

Abbiamo fatto del nostro meglio per far confluire tutti i tuoi account e-mail nel tuo unico account Gmail, ma ci sono sempre delle occasioni in cui non hai scelta, ma tenere separati alcuni account. Gmail Manager è un componente aggiuntivo di Firefox che gestisce più account Gmail, conservando la notifica di nuovi messaggi e varie altre statistiche in ognuno di essi.

Applicazioni desktop

Sebbene oggigiorno le app web siano di gran moda, le applicazioni desktop costituiscono ancora la base dell'esperienza informatica e sono importanti per il flusso di lavoro quotidiano della maggior parte delle persone. Pertanto è naturale che avremmo bisogno di alcune app desktop per aumentare e migliorare il nostro utilizzo di Gmail. Pubblicità

Gmail Notifier è l'applicazione desktop ufficiale di Google per Windows e Mac OS X. La sua funzione è semplice: notifica quando hai nuova posta. In realtà non uso i notificanti perché trovo che mi distraggono dal mio lavoro, ma se sei il tipo di persona che dovere essere avvisati di nuovi messaggi, o forse devono rispondere immediatamente ai clienti, un notificatore potrebbe essere utile. Controllalo qui. Per gli utenti Linux, qui c'è un'alternativa.

Mail, Entourage, Outlook o Thunderbird sono tutti incredibilmente utili. Mi piace l'interfaccia di Gmail, quindi non consiglio un client desktop per l'uso effettivo, ma rendono più semplice mantenere un backup offline dei tuoi messaggi. Soprattutto quando fai acquisti, spedisci e ricevi fatture e contatti con i clienti tramite e-mail, mantenere un backup può rivelarsi incredibilmente utile anche anni dopo la traccia (soprattutto in caso di problemi legali).

Un'utility di espansione del testo sarà incredibilmente utile. Queste non sono applicazioni specifiche di Gmail o e-mail, ma aumenteranno la produttività della tua e-mail da molto, molto tempo. Consiglio di provare TextExpander per Mac e PhraseExpress per Windows. Se non ti piacciono queste app, c'è sempre Typinator (Mac) e FastFox (Win) come alternative.

E infine, Skype. Alcune conversazioni, raramente, eccedono l'ambito della posta elettronica. Penso che ogni buon comunicatore dovrebbe essere in grado di gestire praticamente qualsiasi conversazione tramite e-mail, ma a volte potrebbe diventare troppo complicato a causa della natura tecnica dell'argomento. O forse la complessità è dovuta alla natura personale della comunicazione, nel qual caso ci si deve chiedere perché mai si sta usando Internet per avere quella conversazione. In ogni caso, è quando sai che è ora di saltare su Skype e risolverlo. Oppure, sali in macchina e fallo faccia a faccia.