La tua guida per diventare produttivi con il consolidamento degli account Gmail

Gmail è uno strumento potente, ma molti utenti di questo servizio non sfruttano appieno il suo potenziale. Per aiutarti a diventare più produttivo e ad ottenere il massimo da Gmail, passerò i prossimi articoli a parlare delle funzionalità più efficaci del software e delle tecniche e delle pratiche che puoi utilizzare per sfruttarlo al meglio.

In questa prima installazione parleremo del consolidamento dell'account. Questo renderà la tua vita più facile di mille volte (sì, sì, iperbole - o così dici per ora!) Se non lo stai già facendo. Ecco cosa faremo:

Rendilo la tua casella di posta elettronica centrale

Oggi, la maggior parte delle persone ha almeno due account e-mail e di solito di più. Attraverso i miei progetti, i miei account personali e lavorando con i clienti abbastanza da garantirmi un indirizzo email, ho accumulato quasi venti account (attivi).

Avere venti account di posta elettronica è una cattiva, brutta cosa per la produttività. Come Dustin ha menzionato nel suo articolo Back to Basics, meno caselle di posta in arrivo hai, meglio è; significa meno possibilità che qualcosa scivoli tra le fessure e meno posti da ricordare per controllare ogni giorno nuove informazioni. Pubblicità

Gmail ti offre una serie di modi per trasformare queste caselle di posta multiple in un'unica posizione. Quando si filtrano tutti i diversi account in un'unica posizione senza perdere la possibilità di rispondere utilizzando l'indirizzo a cui sono stati inviati, il problema dell'inferno di posta in arrivo è stato risolto. Ecco come consolidare questa parte della tua vita.

1. Impostare la funzione Invia messaggio come.

La prima cosa che devi fare è andare al conti scheda sotto Impostazioni di Gmail. Qui puoi configurare Gmail per inviare posta come se fosse stata inviata da altri tuoi indirizzi email. Per mantenere la professionalità e mantenere la posta ordinata usando i filtri di Gmail, questo è importante.

Clicca il “Aggiungi un altro indirizzo email” link e segui i passaggi. Un messaggio di conferma verrà inviato al tuo account, per impedire lo spoofing, e una volta confermato che sei chi dici di essere, sarai in grado di inviare email da quell'account.

Risciacqua e ripeti fino a quando non è stato impostato tutti gli account che intendi filtrare in Gmail. Pubblicità

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2. Ricevi la tua email dalle altre caselle di posta in arrivo e in Gmail.

Ci sono due modi in cui puoi ottenere l'email dagli altri account per finire nel tuo account Gmail; inoltro o POP3. L'inoltro è una scelta migliore a lungo termine, poiché Gmail ti consente solo di configurare cinque account POP3 e di controllare periodicamente i tuoi account. Se inoltrerai la tua email dal tuo account esistente e in Gmail, le e-mail verranno trasferite automaticamente e potrai farlo per tutti gli account che hai.

Tuttavia, per mantenere centralizzato il tuo archivio di e-mail, nel caso in cui dovessi trovare importanti e-mail vecchie (utilizzando le eccellenti funzionalità di ricerca di Gmail), POP3 tornerà utile in un primo momento. Configura i tuoi account in Impostazioni> Account per scaricare tutto tramite POP3, cinque alla volta. Il processo di installazione ti offre la possibilità di specificare un'etichetta per l'account, che dovresti fare fin dall'inizio.

Al termine, accedi alle impostazioni dell'altro account e impostale tutte per l'inoltro al tuo account Gmail principale. Solo dopo aver impostato l'inoltro devi tornare a Gmail e rimuovere gli account POP3 altrimenti potresti perdere alcune email.

Se non si dispone di archivi di posta elettronica sul server di posta elettronica, ma invece nella propria applicazione di posta elettronica, non preoccuparti: puoi ancora inserirli nell'account. Ho usato Apple Mail per migrare tutto, quindi potrebbe variare in qualche modo da un programma all'altro. Accedi all'interfaccia webmail di Gmail e imposta le etichette per ciascuno dei tuoi account. Quindi torna all'applicazione di posta elettronica desktop e imposta l'account Gmail usando IMAP (non POP3). Dovresti vedere le tue etichette sotto quell'account. Seleziona tutte le tue email da un determinato account e trascinala su quella etichetta. Usando Apple Mail, questo ha rimosso le e-mail dal mio disco rigido mentre le caricava tutte, quindi fai un backup prima di iniziare se desideri mantenere anche gli archivi offline. Pubblicità

Una volta l'ho fatto con a molto vecchio account di posta elettronica con un numero di archivi in ​​cinque cifre. Ci vuole tempo, quindi sii paziente, e magari installarlo prima di andare a letto.

3. Assicurati che i tuoi account siano tutti indirizzati alle etichette giuste.

Avere ogni email da ogni account inondare nella tua casella di posta sarà un inferno organizzativo. Assicurati di aver impostato correttamente etichette e filtri mentre stavi completando il passaggio 2. Se hai scaricato il tuo indirizzo email da IMAP e poi lo hai impostato per l'inoltro a Gmail, potresti aver perso questo passaggio. Ecco come farlo:

Vai su Impostazioni e fai clic sulla scheda Filtri. Clicca su Crea un nuovo filtro e inserisci l'account email che hai reindirizzato a Gmail nel campo A :. Questo specificherà che ogni volta che viene ricevuta una e-mail che è stata inviata a quell'account, verrà elaborata con questo filtro.

Clic Passo successivo e spunta Salta la posta in arrivo e Applicare l'etichetta, selezionando l'etichetta appropriata dal menu a discesa (questa è l'etichetta che hai impostato nel passaggio 2). Clicca il Crea filtro pulsante e sei a posto. Pubblicità

Usa la funzione Tutti i messaggi

Quindi, ora desideri elaborare in batch tutte le tue nuove email. Passare da un'etichetta all'altra per gestire i messaggi di ogni account è un po 'come il traffico start-stop; ci vuole un po 'per arrivare ovunque, anche se alla fine lo fai. Fortunatamente, abbiamo il prominente ma raramente usato Tutte le mail caratteristica.

All Mail è in realtà solo un'etichetta glorificata che viene applicata automaticamente a ogni singolo messaggio (anche se l'etichetta non è visibile). Ti consente di vedere tutti i tuoi messaggi in un unico posto; così semplice, quando ti alzi per controllare la tua posta elettronica al mattino, sfogliare All Mail ti permette di passare da uno a uno senza fermarti per navigare da un'etichetta all'altra. Non è raro mettere un'etichetta fuori perché “non succede niente di importante comunque” e questo sabota il punto intero di elaborazione in batch.

Lo facevo io stesso, specialmente con un account in particolare che aveva finito per ricevere poca email umana e un sacco di traffico nella mailing list. L'uso di All Mail mi ha costretto ad uscire dalla mia zona di rinvio e ad occuparmi di ogni messaggio. I primi giorni sono stati spesi eliminando la sottoscrizione da molte liste e, se il contenuto era prezioso, passando a un feed RSS. Se non hanno reso disponibile un feed per lo stesso contenuto, li ho completamente cancellati (quindi c'è una lezione per voi che i venditori di email lo stanno leggendo). Da quando lo faccio, trascorro più tempo con la mia posta elettronica a trattare con gli umani e meno a combattere inutili e-mail ingombranti (e mi sono liberato della colpa spiacevole per non aver elaborato correttamente tutta la mia posta).

La tua prossima puntata in arrivo!