Quando un pianificatore di carta può essere il miglior strumento di produttività

Ci sono molti strumenti eleganti per il tuo sistema operativo e online che ti aiutano a tenere traccia di tutti i tuoi impegni, progetti, compiti, obiettivi, liste di controllo, ecc. Ognuno di loro ha il proprio set di caratteristiche fantastiche e le loro debolezze.

Ricordo circa un anno fa quando ero perso nel mare delle applicazioni di produttività (se sei stato lì da solo, mi sento totalmente per te). Questo è accaduto principalmente perché avrei trovato un'app che mi sarebbe piaciuta molto e poi ho trovato una o due cose che non riusciva a gestire nel mio flusso di lavoro. Per questo motivo ho giocato con un sacco di applicazioni per la produttività e ho sprecato molto del mio tempo a procrastinare i progetti.

Ecco cosa ho trovato

Non esiste una produttività perfetta, un elenco di cose da fare o un'applicazione Getting Things Done per tutti.

Scusate. Pubblicità

Ma aspetta, prima di andartene e vai su Google qualcosa del genere “migliore app GTD -lifehack.org”, Devo dirti che c'è uno strumento che mi ha portato a trovare un'applicazione di produttività perfetta per me.

I miei viaggi attraverso il mare di elenchi infiniti di app mi hanno portato a dove ho iniziato il mio viaggio con la produttività e con le cose fatte: carta e penna.

Perché funziona

Ci sono molte cose che la carta non ha che gli strumenti digitali fanno: ricerca onnipresente, ripetizioni automatiche, annidamento di compiti, cambio rapido di elenchi e scadenze, promemoria, ecc. Ma ha una cosa rispetto agli strumenti digitali che lo rende uno dei modi migliori per iniziare a essere produttivi; flessibilità illimitata. Pubblicità

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Se voglio prendere nota su un determinato compito in uno strumento digitale, devo invocare qualche tipo di opzione nel sistema per dire che voglio fare quella nota. Scrivo la nota e, se il sistema funziona, lo salverà automaticamente. Altrimenti devo dirlo per salvare la nota sull'attività.

Con carta e penna, localizzo il compito e scrivo qualcosa vicino. O, diavolo, anche sopra se voglio.

I pianificatori della carta lavorano perché sono flessibili e con tale flessibilità alla fine arriva la consapevolezza di come lavori il tuo sistema di produttività, non come ti funziona.

Non c'è nulla da imparare davvero (cioè se non stai implementando GTD o qualche altro sistema di produttività) e puoi iniziare immediatamente con lo strumento. Pubblicità

Questo non deve essere permanente

Ero così contrario all'uso della carta dopo aver usato strumenti digitali per diversi anni. Ma alla fine ho dovuto imparare di nuovo come creare e utilizzare un sistema. La carta è fantastica per questo perché ti aiuta a identificare con precisione ciò di cui hai bisogno (oltre alle cose che non ti servono affatto) e ti aiuta a concentrarti maggiormente sull'organizzazione e la verifica delle cose da fare sulle tue liste di cose da fare piuttosto che calcolare la tassonomia esatta per il tuo progetto sul salvataggio del mondo.

Quando giochi con i tuoi strumenti non stai salvando il mondo, stai armeggiando.

Man mano che si ottiene una migliore comprensione di ciò che gli strumenti devono fare per facilitare il flusso di lavoro, è possibile iniziare a vedere quali sistemi digitali possono soddisfare le specifiche di tale caratteristica.

Passaggio dalla carta al digitale

Ora che hai trovato quello che ti serve in uno strumento e quello che non ti serve per niente nel tuo sistema di produttività, puoi iniziare la ricerca di uno strumento digitale e passare ad esso. Questo è se vuoi. Pubblicità

Ho incontrato un sacco di persone che sono altrettanto, se non più produttive con carta e penna di quanto non lo sia io con OmniFocus sui miei due Mac, iPhone e iPad. Credo che abbia molto a che fare con loro essendo molto intimi e vicini con il loro sistema, dove come strumento digitale può sembrare un po 'sterile e binario.

Il modo più semplice per eseguire la transizione è iniziare a scaricare i contenuti del tuo planner cartaceo direttamente nel tuo nuovo strumento e impostarlo relativamente vicino a ciò che già possiede. Se utilizzi un gruppo di elenchi diversi per ogni area in cui lavori (contesti) e anche un elenco di tutti i tuoi progetti e materiali di riferimento, assicurati che lo strumento digitale desiderato sia in grado di gestirlo.

Rallentare per accelerare

La carta potrebbe non essere la più potente strumento di produttività su cui puoi mettere le mani, ma sicuramente ti mostrerà esattamente ciò di cui hai bisogno e non è necessario in un sistema di produttività per farlo funzionare per te.

Ho trascorso 3 mesi buoni lavorando con un planner cartaceo al college e un lavoro a tempo pieno allo stesso tempo. Era fastidioso dover riscrivere le cose ogni tanto, ma mi ha fatto capire esattamente cosa mi serviva in uno strumento di produttività e mi ha aiutato a smettere di ruotare le ruote cercando di trovare lo strumento digitale perfetto.

A volte dobbiamo utilizzare gli strumenti più basilari, capire come deve funzionare il sistema di produttività e poi farlo funzionare con uno strumento digitale decente che si adatta alle nostre esigenze.

Se sei in giro nella lista delle cose da fare e nella giungla degli strumenti per la produttività, concediti una pausa, prendi un quaderno schifoso e inizia a lavorare.