Quello che il Cop Show Blue Bloods può insegnarti a creare grandi email

La serie di successo della CBS Sangue blu interpreta Tom Selleck nei panni del commissario di polizia di New York, Frank Reagan, con un perfetto accento newyorkese. (Sto scherzando sull'ultima parte.)

In una scena terrificante, il commissario Reagan sta tenendo una conferenza stampa quando un giornalista altezzoso interrompe per chiedere notizie su una controversa sparatoria (che coinvolge il figlio del poliziotto del commissario). L'agente Reagan ha dovuto uccidere l'uomo? Era davvero necessario? Questo genere di cose. Ecco il breve scambio che segue. (Sto parafrasando il dialogo).

Commissario Reagan: Ok, facciamo finta per un momento che invece di puntare la pistola contro un gruppo di scolari, com'era lui, il sicario sta mirando a te. Cosa fai?

Snooty Reporter: Beh, prima, credo ... vorrei saperlo-

Commissario Reagan: Troppo tardi. Sei morto. Pubblicità

Cosa può insegnarci a scrivere e-mail migliori (e migliorare la nostra scrittura in generale)? Un sacco.

Hai solo pochi secondi per catturare l'attenzione dei tuoi lettori.

Tu sei occupato. Anche i tuoi lettori. E le loro dita sono sempre in bilico sul mouse o sullo schermo mobile - pronti a passare a qualcos'altro nell'istante in cui iniziano a percepire che qualunque cosa stiano leggendo è uno spreco del loro prezioso tempo.

Per come la vedo io, tutto ciò che scriviamo in questi giorni è come un tabellone pubblicitario pubblicato su un'autostrada senza limite di velocità. Hai solo abbastanza spazio per poche parole, e i tuoi lettori stanno facendo lo zoom di almeno 100 miglia all'ora. Quindi è meglio creare un messaggio che catturi la loro attenzione immediatamente, e poi affinare e modificare accuratamente per assicurarti di non sprecare tempo ai tuoi lettori in qualsiasi momento.

Ecco tre suggerimenti per aiutarti a creare e-mail che guadagnano e attirano l'attenzione dei tuoi lettori.

1. Limita il testo della tua email a una schermata.

Le prime impressioni contano. Uno dei motivi per cui ho usato uno show televisivo per trovare una metafora per scrivere e-mail migliori è che, anche se non lo pensiamo in questo modo, l'e-mail è prima di ogni altra cosa visiva. Nel primo istante dopo aver aperto il tuo messaggio, i tuoi lettori visualizzano l'intera email per decidere se vogliono o meno leggerlo. Pensa al tuo destinatario che scatta una foto mentale del tuo messaggio per dare una prima impressione. Cosa vuoi in quella foto? Pubblicità

Se il tuo testo è troppo lungo per essere visualizzato nella schermata iniziale, la prima impressione del destinatario sarà probabilmente la lettura del tuo messaggio “lavoro.” Se sono focalizzati su qualsiasi altra cosa al momento, è probabile che chiuderanno il tuo messaggio per affrontarlo in seguito. Peggio ancora, quando riaprono la tua email, le spegne di nuovo.

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Il tuo messaggio dovrebbe essere lungo solo quanto è necessario per comunicare le informazioni pertinenti al tuo destinatario. Se hai bisogno di più di una schermata di posta elettronica completa, stai meglio con una diversa forma di comunicazione.

2. Rendere ogni paragrafo non più di poche righe.

Anche le seconde impressioni sono importanti. I paragrafi lunghi e complessi sono una grande svolta e tendono a non essere letti subito. Peggio ancora, i lettori tendono ad allontanarsi perché i loro occhi e la mente sono costretti a fare il doppio lavoro, cercando contemporaneamente di concentrarsi sulla sostanza e cercando anche di mantenere il loro posto nel paragrafo.

Mantenere cortissimi i paragrafi mostra anche il rispetto per l'orario dei destinatari delle email. I tuoi lettori riconosceranno (anche se forse solo inconsciamente) che stai prendendo tempo a creare l'e-mail, ma a tutti i dettagli essenziali, per risparmiare tempo a leggerlo.

Nel corso del tempo, questa strategia pensierosa insegnerà ai destinatari delle e-mail a visualizzare le tue e-mail con maggiore fiducia e maggiore priorità. Pubblicità

3. Indica chiaramente il tuo obiettivo o richiesta di azione.

Hai mai finito di leggere un'email e hai pensato: Cosa dovrei fare con questo?

Se vuoi che il tuo destinatario agisca, fai esplicita la tua richiesta in termini di ciò di cui hai bisogno e quando ne hai bisogno. Un ottimo modo per farlo è quello di far risaltare fisicamente la tua richiesta nel messaggio, includendola su una riga tutta da sola.

“Si prega di apportare le modifiche alla bozza allegata e inviarlo indietro questa settimana.”

o…

“Ho bisogno della tua biografia (50 parole al massimo) entro venerdì 12 giugno alle 12:00 pm.” Pubblicità

Puoi persino mettere in grassetto la tua richiesta di azione, se è abbastanza breve. In questo modo, il tuo destinatario può scansionare il tuo messaggio e, entro solo un secondo o due, sapere esattamente di cosa hai bisogno. E questo è ancora un altro modo per mostrare ai tuoi lettori che rispetti il ​​loro tempo.

Mentre stai creando email, tieni sempre a mente quanto sono occupati e distratti i destinatari e quanto velocemente hai bisogno di catturare la loro attenzione, sia con la sostanza che con il layout visivo del tuo messaggio.

Altrimenti, per citare quella grande frase del Commissario Reagan, consegnata da Tom Selleck che mostra la sua straordinaria gamma di recitazione (scherzando ancora una volta), non importa quanto sia ben scritta o importante la tua email. Per quanto riguarda i destinatari saranno interessati, “Troppo tardi. Sei morto.”