Monitorare il mio chilometraggio senza perdere la testa

Traccio dove vado, sia che viaggi in auto, in treno o in aereo, per diversi motivi: pubblicità

• Posso cancellare 50,6 centesimi per ogni miglio aziendale che guido nel 2008.
• Posso pianificare i miei viaggi in modo più efficiente se ho un'idea di quanto spesso viaggio e dove.
• Posso facilmente tornare indietro, se necessario, anche molto tempo dopo il viaggio.

Ma trovare un metodo per tenere traccia dei viaggi, in particolare il chilometraggio, che non richiede tempo, può essere difficile. Ho imparato a rintracciare il chilometraggio di mia madre, che, fino ad oggi, scrive il suo chilometraggio e la posizione ogni volta che parcheggia la macchina sul retro della sua ricevuta di gas più recente. Il lavoro viene svolto, ma sembra che debba dedicare molto tempo al processo, dal tempo trascorso a scrivere le informazioni per elaborarle in un secondo momento.

Quando scegli un sistema di monitoraggio dei percorsi in miglia - o creane uno tuo - ci sono alcuni fattori molto specifici che dovresti tenere a mente:

Esigenze di documentazione: se si prevede di essere rimborsato per il proprio chilometraggio da un datore di lavoro o da un cliente, sapere fin dall'inizio quale tipo di documentazione è necessario consegnare: sarà sufficiente un registro di viaggio? avrai bisogno di ricevute di gas? il tuo viaggio avrà bisogno di approvazione? Lo stesso vale per qualsiasi chilometraggio che intendi richiedere come detrazione sulle tue tasse. Se hai sede negli Stati Uniti, a meno che tu non venga sottoposto a revisione, è necessaria solo una documentazione minima. È che se vieni sottoposto a verifica, dovrai essere in grado di estrarre alcuni documenti per dimostrare che stai davvero guidando in modo estensivo per il tuo lavoro. Che tipo di dischi, potresti chiedere: Kelly Erb, di taxgirl, dice, “La migliore prova sono le registrazioni scritte.” La chiave, dice Kelly, è che devono essere contemporanei, il che significa che hai seguito i tuoi viaggi mentre li hai creati. Il tracciamento elettronico va bene fintanto che si tiene il passo con esso nello stesso modo in cui si manterrebbe un sistema scritto. Raccomanda di tracciare il chilometraggio e lo scopo di un viaggio, oltre a tenere le ricevute per entrambi i pedaggi e il gas. Kelly ha anche offerto un altro suggerimento: “Se utilizzi il pass E-Z o qualcosa di simile, avrai effettivamente un record stampato dei tuoi viaggi compilato per te.” Pubblicità

Leggi Successivo

10 piccole modifiche per far sentire la tua casa come una casa

Cosa rende felici le persone? 20 segreti delle persone "sempre felici"

Come affinare le tue abilità trasferibili per un interruttore di carriera rapido

Altre variabili: stai monitorando i tuoi viaggi per rendere più efficiente il tuo giro settimanale di commissioni? O stai confrontando il tuo chilometraggio con la tua spesa per la benzina? Se è necessario tenere traccia di altre variabili, è necessario pianificare questo fatto dall'inizio. Potrebbe essere necessario includere le spese del gas o il numero di volte in un mese in cui si visita un determinato luogo in un mese nel sistema di monitoraggio.

Se sei bravo a mantenere i registri in generale, potresti non aver bisogno di insistere troppo sulle miglia di rintracciamento: ad esempio, tieni un calendario con dati abbastanza precisi su dove ti trovi in ​​un dato momento - nomi e indirizzi di attività commerciali. Se non fai una deviazione troppo spesso, puoi semplicemente calcolare la distanza tra un appuntamento e l'altro (basta inserire gli indirizzi in GoogleMaps o Mapquest). Pubblicità

Ma per quelli di noi che preferirebbero tenere traccia del nostro chilometraggio mentre andiamo, diverse applicazioni web possono servire allo scopo mirabilmente. Personalmente, mi piace Jott. Quando raggiungo un luogo, posso semplicemente chiamare Jott e registrare un messaggio che indica il mio chilometraggio, la mia posizione attuale e il mio scopo (il che rende le cose molto più facili quando devo separare il mio viaggio di lavoro da qualsiasi altra cosa). E poiché Jott invierà le mie registrazioni alla mia email, posso impostare filtri basati su poche parole o persino eseguire ricerche per determinate posizioni. L'unica difficoltà nel mio sistema è l'occasionale problema di riconoscimento vocale: vado in molti posti con nomi apparentemente irriconoscibili. Ma posso sempre tornare a Jott e ascoltare di nuovo una particolare registrazione.

Ho appena inserito i miei jot in un foglio di calcolo - teoricamente su base mensile, ma realisticamente ogni pochi mesi - con alcune formule impostate per capire non solo i miei viaggi totali, ma anche i miei totali all'interno delle categorie. Cerco di esprimere i miei Jot in modo tale che io possa semplicemente tagliare e incollare mentre faccio qualcosa di meno impegnativo intellettualmente, come guardare la televisione. Pubblicità

Ma posso pensare a molte variazioni su questo tema che dipendono dal modo in cui ti connetti a Internet e dalle applicazioni che ti piacciono: puoi inviare messaggi SMS a un account Twitter, tenere i file su un PDA o hackerare la tua auto e un dispositivo GPS insieme possono tenere traccia del chilometraggio senza interferenze. La differenza fondamentale tra queste tecniche e un libro di miglia vecchia scuola (che puoi ottenere gratuitamente presso il tuo ufficio H & R Block locale se non ti piacciono le soluzioni ad alta tecnologia) è che le informazioni sono già state digitate. Con uno sforzo molto minore rispetto a gestire una pila di ricevute, sarete in grado di manipolare le informazioni di viaggio: anche il semplice compito di sommare un numero totale di miglia percorse sembra monumentale con la pila di ricevute di gas annotate di mia madre. Molte persone dicono che l'unico metodo di tracciamento accettabile è l'utilizzo di carta e penna, preferibilmente in macchina. Ma pensa quanto tempo ci vorrà per aggiungere quei numeri, mentre sto scaricando i miei Jotts in un foglio di calcolo che farà tutta la matematica per me?