Verso una nuova visione della produttività, parte 3 I problemi con GTD

Questa è la terza parte di una serie di 12 parti che sto pubblicando da fine dicembre a gennaio 2009, esaminando l'attuale comprensione della produttività e dove il concetto potrebbe essere diretto in futuro. Invito i lettori di Lifehack ad essere parte attiva di questa conversazione, sia nei commenti qui che sui propri siti (se ne avete uno). Prossimamente annuncerò anche altri luoghi in cui io e molti altri parleremo di alcune questioni sollevate in questa serie. Rimanete sintonizzati…

È giusto dire che David Allen's Finire di fare le cose è stato il lavoro più influente sulla produttività della nostra generazione. Le persone che stanno lottando per fare i conti con le loro mansioni quotidiane - per non parlare dei progressi fatti con grandi progetti che cambiano la vita - trovano nel libro un approccio relativamente semplice alla gestione del loro tempo e del loro lavoro che possono immergersi nel modo giusto. dentro, e spesso trovano le loro vite migliorate in modo misurabile quando iniziano a mettere in pratica le idee di Allen.

Per una buona ragione, anche. GTD è, nella sua forma più pura è abbastanza semplice. Catturi i pensieri mentre ti accadono, trascorri un determinato tempo ogni giorno decidendo cosa fare con quei pensieri, crea elenchi di azioni che devi eseguire e fai quelle azioni. Ogni tanto prendi da parte un'ora o due e rivedi ciò che hai pensato e fatto e che cosa vorresti fare in futuro.

Cosa potrebbe esserci di sbagliato in questo?

La risposta breve è “Niente”. GTD aiuta. Implementato con qualsiasi tipo di disciplina, fornisce la chiarezza e il controllo che troppi di noi sentono mancano nella nostra vita quotidiana. Pubblicità

E ancora, semplice come GTD è, come facilmente inteso come sembrerebbe essere i suoi precetti centrali, la gente ancora lotta con esso - e lotta potentemente. Questo sito e decine di altri hanno dedicato migliaia di parole per aiutare le persone “ottenere” GTD. Lo stesso David Allen ha continuato a produrre conferenze, audiolibri, articoli e altro materiale per rivisitare e ri-spiegare le basi della GTD. Chiaramente manca qualcosa, alcuni punti chiave che le persone trovano troppo difficili da capire.

Cosa c'è di più, le persone resistono alla GTD in vari modi. C'è un forte impulso a creare zone libere da GTD, di solito in casa - apparentemente riteniamo spiacevole ridurre le nostre vite non lavorative a una serie di azioni successive e liste di progetti. Oppure mischiamo e abbiniamo varie parti del sistema, ad esempio creando progetti senza preoccuparci degli obiettivi (mentre secondo Allen, la parte più importante di un progetto è la possibilità di visualizzare l'obiettivo). Creiamo elenchi di azioni e quindi, poiché il sistema privo di priorità di Allen ci lascia ancora incerti su cosa fare dopo, diamo la priorità al nostro elenco o creiamo elenchi separati di Attività più importanti (MIT).

E noi non facciamo la recensione settimanale. Noi facciamo “mini-recensioni” sporadicamente durante la settimana, o facciamo recensioni importanti “una volta ogni tanto”, ma semplicemente non riusciamo a trovare un'ora o due alla settimana per sederci e rivedere le nostre vite. Nel GTD> Revisione settimanale audiolibro, tutti gli allenatori coinvolti elencano questo come il più significativo ostacolo dei loro clienti - e hanno ammesso che era stato anche per loro!

Cosa sta succedendo? Perché GTD è così semplice da comprendere e così difficile da mettere in pratica? Che cos'è non fare ciò rende difficile fidarsi completamente? Pubblicità

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Voglio suggerire alcuni problemi che ognuno ha un ruolo nel fallimento di GTD per molte persone. Devo notare che non si tratta di una condanna totale del sistema, ma si spera di aprire la strada per pensare fruttuosamente a ciò che è necessario al di là GTD (o sistemi simili, GTD è quello che so, ma mi permetto di azzardare sistemi come quelli di Covey e di altri in modo simile).

1. È il sistema, stupido.

La forza più potente di GTD - è la guida nella creazione di un sistema che si fida di uno - è anche una delle sue maggiori carenze. Non è un mistero il motivo per cui il più grande pubblico di GTD è stato a) uomini d'affari aziendali, a cui Allen ha indirizzato in primo luogo, e che sono abituati a lavorare all'interno di procedure consolidate e sotto orari imposti, e b) tecnici come programmatori, che sono anche a proprio agio con procedure rigidamente definite e che sono padroni della rottura di processi complessi in compiti semplici e discreti.

Per il resto di noi, però, GTD sembra un po 'troppo simile al tipo di lavoro che abbiamo scelto per aiutarci a gestire in primo luogo. Cioè, sembra attività commerciale, e per le persone la cui attività è non business - i professionisti creativi, per esempio - si sente “esterno” al nostro vero lavoro (e identità). Quale potrebbe essere il motivo per cui così tanti scrittori, designer, artisti e altri creativi hanno un firewall tra le loro vite di GTD e le loro “vero” vive - GTD sembra appropriato ai nostri compiti non fondamentali, come mantenere gli appuntamenti e gestire la nostra contabilità (cose che preferiremmo non fare), ma ci sembra sbagliato nei nostri studi, nei luoghi di scrittura preferiti e nelle vite creative della casa. Questo è probabilmente anche il motivo per cui così tante persone non riescono ad estendere il GTD alla loro vita familiare - è sbagliato delegare compiti al coniuge o ai figli o trattare la decorazione del tuo albero di Natale come “progetto”.

2. Nessuna priorità = Nessuna direzione

Forse la maggiore innovazione di Allen in GTD è quella di eliminare le priorità impostate in favore della consapevolezza del contesto. In GTD, non guardi la tua lista per vedere qual è il compito più importante, cerchi di vedere ciò che è più facile da eseguire dato dove sei e le risorse che hai a portata di mano. Pubblicità

Eppure, mentre questo potrebbe funzionare bene in un ambiente d'ufficio dove la maggior parte del tuo lavoro è chiaramente definito come prioritario anche se non ci pensi, è più difficile applicarlo agli ambienti non lavorativi, così come ai lavoratori solisti e agli imprenditori chi ha a che fare con le esigenze più confuse di un lavoro che potrebbe non avere priorità così chiare.

Per molti, quindi, invece di limitarsi a preoccuparsi di cosa fare in un dato momento, GTD spesso aumenta lo stress mentre le persone cercano di capire quali sono davvero le attività più importanti su cui lavorare.

(Ironia della sorte, Allen dice spesso che la domanda centrale che dovresti chiederti è “È questa la cosa più importante che potrei fare in questo momento? È questo compito che soddisfa il mio destino nel mondo?” Devo credere che la contraddizione qui non sia intenzionale, una sorta di ampia supervisione da parte di Allen che intende in qualche modo risolvere.)

3. Fare, fare, fare!

Al centro del GTD di Allen è la prossima azione. In parole povere, la prossima azione è la prossima cosa che dovresti fare per portare avanti un progetto. GTD evita di pianificare la maggior parte delle cose, preferendo invece limitare le tue liste solo a quelle cose che possono e devono essere fatte nel momento in cui stai controllando le tue liste. Una volta che un'azione è completata, dovrebbe naturalmente passare all'azione successiva, oppure dovresti aggiungere il passo successivo per portarti più vicino a completare il tuo obiettivo per il tuo prossimo elenco di azioni. Pubblicità

Il task-oriented, in-the-moment-ness di GTD è efficace per la maggior parte delle persone, motivo per cui se non altro, la maggior parte delle persone si allontana dalla lettura Finire di fare le cose con almeno una buona prossima lista di azioni. È anche attraente per noi perché risuona bene con uno dei valori fondamentali della moderna cultura occidentale (nonostante sia di ispirazione orientale, simile a quella Zen): lavoro.

L'etica del lavoro protestante - che non si limita ai protestanti! - Si può dire che domini la cultura occidentale. Il lavoro è un valore in sé e per sé per noi - pensa a quante variazioni ci sono sul concetto “le mani pigre sono il campo da gioco del Diavolo.” Tra quaccheri, agitatori e altri sparatutto calvinisti, il lavoro stesso diventa una forma di preghiera; attraverso il lavoro si realizza la comunione con Dio. (Non è un caso che F.W. Taylor fosse un quacchero.)

GTD è un sistema a terra, il che significa che il sistema si concentra su come ottenere le attività quotidiane in ordine, non su obiettivi di livello superiore e impostazioni di priorità. Quella roba è lì, ma non è affatto intuitivo come si ottiene da quello di Allen “Pista di decollo” vista al “50.000 piedi” vista aerea. L'assunto è che se ti concentri sull'azione, sul fare, emergerà il significato più alto, proprio come la preghiera.

Il grande quadro è nuvoloso

Nulla di ciò è inteso come un licenziamento di GTD. Il sistema funziona per molte persone e non ho nulla contro di esso in quanto tale. Il problema è che ci sono delle lacune, che mentre GTD dovrebbero essere un modo per chiarire lo spazio nella vita delle persone in modo che possano pensare e adempiere ai loro obiettivi di livello superiore, non riesce a farlo per molte persone. Forse per la maggior parte delle persone. Restiamo fermi al tipo di auto-riflessione che, mentre è integrato nel sistema nella revisione settimanale, è la parte meno praticata. La realtà è che, per la maggior parte delle persone, l'organizzazione di compiti e progetti in qualche modo non porta naturalmente alla vista dell'immagine grande - manca qualcosa. Il mio obiettivo qui, quindi, è quello di liberare i mazzi, di tirare fuori almeno alcuni dei difetti di GTD allo scoperto, in modo che possiamo trovare i posti probabili che devono essere riempiti. Fatto ciò, il resto di questa serie si concentrerà su quei luoghi probabili e suggerirà dei modi per passare dal fare semplicemente delle cose al senso.