I 10 migliori strumenti di produttività per aiutarti a ottenere 10 volte di più in meno tempo

Essere produttivi non è questione quale app, strumenti e cornici mentali che usi per fare le cose. Aumentare la tua produttività significa utilizzare un set di strumenti e processi che possono costituire un sistema di produttività completo, adattarsi a questi strumenti e utilizzarli per ottenere importanti risultati nella tua vita e nel tuo lavoro.

Invece di raccomandare la migliore app o scanner o tipo di carta, è meglio darti i 10 migliori strumenti che chiunque voglia rimanere produttivo può usare.

Ecco i 10 migliori strumenti di produttività che puoi utilizzare per ottenere di più in meno tempo:

1. Task / Project manager per organizzare i lavori

La gestione di compiti e progetti di qualche tipo è essenziale per assicurarti che tu stia facendo le cose e ottenendo il destra cose fatte.

È molto difficile sapere che stai lavorando sulla cosa su cui dovresti lavorare se non hai in qualche modo organizzato tutto ciò che serve. Cerchiamo di essere strumento agnostico qui a Lifehack, ma qui ci sono alcune grandi applicazioni per iniziare:

• Ricorda il latte
• Toodledo
• Cose
• OmniFocus
• Todoist

2. Dispositivo di cattura onnipresente per memorizzare le tue idee

Un altro aspetto importante dell'essere produttivi è assicurarsi di avere sempre un modo di catturare “ingressi” nella tua vita. Cioè, se hai un'idea o un nuovo pensiero interessante su un progetto su cui stai lavorando, devi assicurarti di poterlo acquisire in modo da poterlo elaborare in un secondo momento.

Ho un portafoglio Notetaker GTD perché sono un fanatico del gioco. Puoi usare qualsiasi cosa tu voglia per catturare come segue:

• Smart phone con qualsiasi app di note come Evernote
• Carta e penna

3. Stabilisci i confini per prendere il controllo della tua vita

Per essere in grado di rimanere produttivi giorno dopo giorno, devi impostare e mantenere i confini. Devi proteggere il tuo tempo e le tue energie in modo da poter lavorare sulle cose che sono più importanti per te. Pubblicità

Quali sono alcune delle cose nella tua vita che vuoi fare? Per ottenere risultati importanti, imposta i limiti in modo da non essere tracciati lateralmente e portarti via dai tuoi obiettivi.

Non sei sicuro di come farlo? Impara da questa guida:

Come riprendere il controllo della tua vita con confini migliori

4. Sapere quando e come dire “no”

Questo va di pari passo con il numero tre. Una volta stabiliti i limiti per ciò che vuoi e non vuoi fare nella vita, ora puoi sapere quando dire “no” ad altre cose meno importanti che si fanno strada nella tua vita.

Il modo migliore per diminuire le cose che tu “avere” fare è dire “no” alle cose che non contano davvero per te e che non faranno ulteriormente i tuoi obiettivi.

Ecco la guida di Leo Beobauta su La gentile arte di dire no.

5. Stabilire scadenze e aspettative realistiche

Sono uno sviluppatore di mestiere quindi so come impostare aspettative non realistiche. Una buona regola generale quando si cerca di fissare una scadenza è quella di raddoppiare, per quanto a lungo, che penserete che ci vorrà.

Certo, questo è un bene per “luce” pianificazione, pianificazione non esatta che potrebbe richiedere alcuni lavori. Pubblicità

Impara a rispettare scadenze efficaci con questi 22 consigli per scadenze efficaci.

6. Usa il calendario con saggezza

Un calendario è usato per “paesaggio difficile” delle nostre vite. Usalo per impostare le date di scadenza e i promemoria per le cose che sono sensibili alla data.

Il tuo calendario può essere analogico o digitale, ma avere un calendario digitale è bello grazie alla possibilità di cercare, spostare facilmente le cose e inviare inviti alle persone.

Puoi trovare alcune belle app di calendario qui. Inoltre, dai un'occhiata a questo articolo per scoprire altri suggerimenti su come utilizzare il calendario per lavorare in modo efficiente:

Come utilizzare un calendario per creare tempo e spazio

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Diario di scrittura per un Sé migliore e più produttivo (The How-To Guide)

Utili scorciatoie da tastiera per Photoshop e Lightroom

10 semplici strategie per migliorare la tua vita a partire da oggi

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

7. Controlla le tue caselle di posta e organizza le informazioni

Non riesco a ricordare come fosse la vita prima di avere la mia casella di posta elettronica, ma posso immaginare che fosse piuttosto complicato.

È importante che tu abbia posti in cui inserire le informazioni in arrivo e i potenziali progetti in modo da poterli elaborare successivamente.

Le caselle di posta in arrivo possono essere in diverse forme come queste: pubblicità

• Una sezione di posta in arrivo nel tuo software di gestione dei compiti / progetti
• Una casella di posta fisica, di carta (una per la casa e il lavoro)
• Casella vocale
• Posta in arrivo e-mail

Quindi assicurati di controllare ed elaborare queste caselle di posta su base regolare.

Mentre puoi filtrare le tue e-mail con queste tecniche, ecco una semplice guida passo-passo per aiutarti a raggiungere la Posta in arrivo zero:

Come ho raggiunto Inbox Zero in 4 passaggi

8. Fai uso di un ottimo scanner o etichettatrice

O entrambi, davvero. Avere uno scanner come ScanSnap S1500 ha cambiato totalmente il modo in cui registro le cose (non lo faccio).

Tutto ciò che faccio è scansionare i documenti e buttarli in una cartella generica, come “Lavoro” o “Finanziario”, e quindi esegui semplicemente ricerche di testo se ho bisogno di trovare qualcosa.

Se stai ancora facendo il deposito della carta, avere un etichettatore fantastico e fidato è qualcosa a cui non puoi vivere senza una volta che ne hai uno.

Fondamentalmente ogni etichettatrice è buona.

9. Utilizzare il software del documento dell'ufficio (e le relative scorciatoie)

È abbastanza normale ora che è necessario un qualche tipo di software per la creazione di documenti per fare le cose. La capacità di creare fogli di calcolo, documenti, presentazioni, ecc. È un must. Pubblicità

Puoi utilizzare una suite gratuita come Google Documenti o Office Web Apps.

Se vuoi ottenere “grave”, puoi ottenere la suite iWork di Apple o Microsoft Office.

Non dimenticare l'OpenOffice.org gratuito e open source.

Ancora più importante, è necessario conoscere tutte le scorciatoie quando si utilizzano questi software. Ecco alcuni trucchi che dovresti sapere:

• 22 Tasti di scelta rapida essenziali per Windows per non-Geeks
• 20 trucchi che possono rendere chiunque un esperto di Excel
• 15 incredibili trucchi con la tastiera del Mac
• Utili scorciatoie da tastiera per Photoshop e Lightroom
• Il foglio Cheat Shortcut di Gmail

Sei solo buono come i tuoi strumenti. Anche se hai a disposizione un buon software e sistemi per supportare i tuoi sforzi di produttività, senza una solida conoscenza del tuo sistema operativo preferito (che sia Windows, Mac, Linux o qualche altra cosa strana), perderai tempo quando proverai per fare le cose.

10. Inizia al diario

Non esiste un modo migliore per tenere traccia di e capire chi, cosa, dove, quando e perché della tua produttività che attraverso il journaling ogni giorno.

Sia che si scriva un totale di 750 parole o si tenga semplicemente un registro del tempo e delle attività completate, l'inserimento nel diario è un ottimo modo per guardare indietro a ciò che si è compiuto, alle interruzioni e ad altre metriche che sono importanti quando si cerca di essere più produttivo.

Ecco una guida pratica su come avviare l'inserimento nel diario:

Diario di scrittura per un Sé migliore e più produttivo (The How-To Guide)

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