I 10 suggerimenti sulla produttività per ottenere di più e creare tranquillità

Conosci qualcuno che non è occupato?

La maggior parte di noi si sveglia ogni mattina con calendari stipati e liste di cose da fare. Come avvocato / moglie / mamma / scrittrice, so che certamente lo faccio.

Per fascino nerd e puro istinto di sopravvivenza, ho fatto uno studio permanente di produttività e gestione del tempo. Ecco i primi 10 suggerimenti sulla produttività che mi aiutano a fare le cose che devo o voglio fare senza perdere la testa:

1. Annotarlo

Ogni compito, ogni impegno dovrebbe essere scritto. Questo libera la tua mente dal lavoro di succhiamento di energia e attenzione nel cercare di ricordare.

Nel suo libro fondamentale sulla produttività, Finire di fare le cose, David Allen sottolinea come gli impegni incompleti assorbano l'energia psichica, ognuno dei quali ti rende solo un po 'più stanco, più distratto e quindi meno produttivo.

Sottolinea che il primo passo per gestire la tua vita e il tuo tempo è ottenere ogni impegno, grande e piccolo, fuori dalla tua testa e in un sistema fidato.

Uso OmniFocus per acquisire questi impegni, ma puoi iniziare con una semplice carta e penna.

2. Inizia subito

Il modo migliore per iniziare la corsa è iniziare la sera prima.

Prima di lasciare il tuo spazio di lavoro, o prima di andare a letto, prenditi dieci minuti per esaminare gli impegni del giorno successivo.

Quali appuntamenti non possono mancare? Che cosa hai bisogno di avere con te per quegli appuntamenti? (Assicurati di aver raccolto quei materiali e di averli pronti per andare.) Cosa devono essere eseguiti da tre a cinque compiti?

Decidi cosa farai prima. Guarda l'elenco delle cose da fare e decidi se eventuali attività su di esso possono essere delegate a qualcun altro (vedi il numero 9 di seguito) o, ancora meglio, cancellate del tutto l'elenco (vedi il numero 10 di seguito).

Più è impegnativa la tua giornata, più è importante fare questo breve sondaggio il giorno o la sera prima. Significa che non perdi tempo al mattino decidendo da dove iniziare, o raccogliendo materiali (e forse scoprendo che un articolo cruciale non è disponibile quando ne hai bisogno).

3. Prima esegui il tuo compito più temuto

Ognuno di noi ha uno o più compiti nella nostra lista delle cose da fare che temiamo di fare. Pubblicità

Forse è quella spiacevole telefonata che non vuoi fare. O quel post sul blog che stai rimandando alla scrittura perché non sai come iniziare. O quel progetto che ti travolge perché è così massiccio.

Qualunque cosa sia, si blocca sopra la tua testa, ti distrae dal senso di colpa perché continua a essere spinto al giorno successivo e quello successivo. È tempo di finire quel ciclo.

Fallo per prima cosa. Lo scrittore Michael Hyatt parla dell'uccisione dei tuoi draghi prima di colazione - non c'è niente di più motivante per il resto della tua giornata che attraversare quel mostro dalla tua lista come prima cosa al mattino.

Ma molte persone invece di fare le cose difficili prima, fanno quelle facili. Ma se vuoi davvero essere produttivo, ci sono alcuni compiti che non dovresti fare la prima volta al mattino:

Per essere più produttivo, non farlo mai per iniziare la mattinata

Quindi fai quella chiamata. Tirare fuori un pezzo di carta e scambiare idee per quel post sul blog.

Fare qualcosa a proposito di questo compito travolgente, forse non puoi terminarlo in un giorno, ma puoi almeno iniziare. Qualunque cosa sia, fallo e basta.

Quindi lascia che la soddisfazione di attraversarlo dalla tua lista ti porti nel resto della tua giornata.

4. Disattiva le distrazioni

Uno dei principali killer per la produttività è la distrazione di continue interruzioni: e-mail, telefonate, persone che appaiono alla tua porta ...

La tecnologia che può (e dovrebbe) rendere la nostra vita più facile e migliore può anche rendere praticamente impossibile mantenere il tipo di attenzione focalizzata necessaria per lavorare in modo efficiente ed efficace.

Ma ecco la cosa: puoi controllare quella tecnologia.

Quando hai un compito importante che richiede attenzione e concentrazione, crea lo spazio per dare il meglio.

Che si tratti di un incontro con un cliente o un collega o di una lettera importante che deve essere scritta o di un'opera d'arte che si desidera creare, pianifica un periodo di tempo per concentrarsi su tale impegno, quindi disattiva tutte le distrazioni. Pubblicità

Spegni il telefono (o almeno disattiva la suoneria). Silenzia i tuoi avvisi e-mail. Disconnettere internet (o almeno Facebook e Twitter). Chiudi la porta dell'ufficio.

Solo per quell'ora (o trenta minuti, o mezza giornata), spegni tutte le comunicazioni esterne e concediti il ​​lusso necessario del tempo indisturbato per concentrarti davvero sulla questione..

Impara di più riguardo Come ridurre al minimo la distrazione per fare le cose.

5. Fai delle pause

C'è un limite a quanto a lungo chiunque può dedicare attenzione profonda a un compito.

Non importa quanto tu sia impegnato, dopo un certo periodo di tempo entra in vigore la legge dei rendimenti decrescenti e la stanchezza, fisica e / o mentale, inizia a compromettere la tua efficacia.

Pianifica le interruzioni periodicamente anche durante i giorni più trafficati. Prenditi dieci minuti per alzarti, allungare, bere un bicchiere d'acqua, camminare intorno all'isolato.

Ritornerai al tuo lavoro rinfrescato, sia mentalmente che fisicamente, e sarai pronto per essere ancora più produttivo.

Se non sei ancora convinto, leggi questo articolo su L'importanza della programmazione dei tempi di inattività.

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Utilizzando il piano di miglioramento della produttività: 7 regole da non dimenticare

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6. Processo batch

Se le esigenze della tua giornata includono attività di routine, prova a raggruppare attività simili e pianificare determinate ore durante il giorno per eliminarle.

Rispondere alle email? Tornando alle telefonate? Inserire spese in un foglio di calcolo? Invece di interrompere gli altri compiti per fare queste cose in modo frammentario, raggruppali.

Impostare due o tre o cinque volte al giorno per controllare e rispondere alle e-mail. Riprova le telefonate alle 11:45 e alle 16:45 (o, se vuoi evitare di essere risucchiato in lunghe conversazioni telefoniche, restituiscile alle 12:15 mentre le persone sono a pranzo e alle 17:15 dopo che se ne sono andate per il giorno, e lascia un messaggio!).

Ammucchiando compiti simili, risparmierai il tempo perso per aumentare più volte al giorno e raccogliere i benefici della quantità di moto.

7. Mangia una sana colazione

Devo spiegare questo? Ci sono innumerevoli studi che confermano l'importanza della colazione per il mantenimento della nostra salute. Pubblicità

Le persone sane sono più produttive. Non importa quanto sei impegnato a mangiare una buona colazione. Ti alimenterà per un fantastico inizio di giornata.

Per ulteriori idee sulla colazione, controlla questo:

31 ricette per una sana colazione che amplificheranno la tua energia

8. Fai un po 'di esercizio

Non essere troppo ripetitivo, ma le persone sane sono più produttive.

L'esercizio fisico ti rende più sano, quindi assicurati di fare esercizio ogni giorno.

Non hai bisogno di passare ore in palestra per ottenere il beneficio di questo; fai una passeggiata intorno al blocco, o fai un po 'di isometria alla tua scrivania.

Prova questi 29 esercizi che puoi fare (o vicino) alla tua scrivania o 15 spazi ufficio semplici e veloci per aumentare l'efficienza del lavoro.

Fai qualcosa per far battere il tuo cuore e il tuo sangue. Migliorerà il tuo benessere generale e la tua capacità di pensare in modo più chiaro.

9. Delegato

Confesserò: mi puzza. Odio chiedere aiuto, e spesso mi sembra più difficile spiegare un compito a qualcun altro che farlo da solo.

Ma non tutto ciò che deve essere fatto nella tua vita deve essere fatto da te.

Valuta attentamente l'elenco delle cose da fare. Quali compiti potrebbe fare qualcun altro, liberandoti così da concentrarti solo sulle cose che puoi fare?

Guardati intorno: chi è disponibile a svolgere alcune di queste attività? Una segretaria? Un collega? Un membro della famiglia? Un aiuto pagato?

Una chiave importante per la produttività consiste nel fare solo quelle cose che solo tu puoi fare e dare a qualcun altro l'opportunità di contribuire svolgendo questi altri compiti. Pubblicità

Il CEO di Lifehack ha un modo unico di delegare il lavoro in modo efficace, dai uno sguardo alla sua guida:

Come delegare il lavoro (la guida definitiva per i leader di successo)

10. Dire di no

Quanti impegni hai fatto che non hanno davvero bisogno di essere tenuti affatto?

Hai assunto compiti che in realtà non contano per te o per chiunque altro?

Il tuo calendario è ingombrato da riunioni che non realizzano nulla per organizzazioni a cui non ti interessa più?

La tua giornata è stata dirottata dalle priorità di qualcun altro?

Se il tuo calendario è inceppato, se la tua lista di cose da fare è lunga miglia, prenditi dieci minuti circa per guardare ogni oggetto con attenzione. Uno qualsiasi di questi appuntamenti o compiti può essere semplicemente cancellato per creare un margine ragionevole nella tua vita?

Quando qualcuno chiama o appare alla tua porta con una richiesta per la tua partecipazione ad alcune attività, prendi fiato e considera se rientra nelle tue priorità (quali priorità, ovviamente, potrebbero legittimamente includere il mantenimento del tuo capo o del coniuge).

Se la risposta è no, basta dire di no. Praticalo in anticipo: “Grazie per avermi invitato, ma no.” “Grazie per avermelo chiesto, ma no.” “Grazie per aver pensato a me, ma no.”

Come ha detto una persona saggia, “no” è una frase completa. Nessuna spiegazione è necessaria. Solo no.

Potresti voler imparare da Leo Babauta La gentile arte di dire no in modo da poter impostare i limiti migliori per te stesso.

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