A chi può interessare tutte le lettere formali devono iniziare così?

  • David Thornton
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Si potrebbe pensare che un messaggio di avvio con “Per chi è coinvolto” è una scommessa sicura, ma potresti essere sorpreso di apprendere ciò che queste parole trasmettono davvero al tuo lettore - e non tutte le buone notizie.

Evitare formalità generiche a tutti i costi.

È prassi comune utilizzare i saluti formali e non identificativi in ​​una varietà di occasioni, dai curricula e le lettere di presentazione ai potenziali clienti per scrivere lettere commerciali e oltre. C'era una buona ragione per questo: le persone che scrivevano questi tipi di comunicazioni in genere li mandavano in massa o non avevano abbastanza informazioni sul destinatario disponibile.

Ma i tempi sono cambiati.

Poiché il marketing e le comunicazioni si sono spostati su un approccio più personalizzato, combinato con l'assistenza alla ricerca fornita da Internet, semplicemente non c'è una buona giustificazione per usare lo stesso vecchio “Per chi è coinvolto” Segue. (La vecchia “Caro signore o signora” è ugualmente orribile.)

Il saluto formale generico fa incazzare la gente.

Usando un tono formale come le tue parole di apertura è diventata una tale tradizione che le persone possono semplicemente anticipare ciò che queste parole diranno senza doverle leggere. Pubblicità

Anche se potresti non sapere esattamente con chi stai parlando, usare un saluto formale generico non fa nulla per aiutare la tua lettera a distinguersi dagli altri. È insignificante, banale e noioso. La tua linea di apertura è la tua occasione per impostare il tono per la tua intera lettera e se opti per la base “Per chi è coinvolto,” il lettore anticiperà che il resto della tua lettera non sia altro che di base.

La mancanza di differenziazione crea un problema di un secondo tipo.

Quello che potresti considerare una rete di sicurezza (dato che non vuoi certo assumere un genere, titolo di lavoro o stato civile), il generico “Per chi è coinvolto” in realtà lascia che il lettore sappia che non hai idea “a chi si sta interessando.” In altre parole, dice immediatamente al lettore che non sei in contatto con il tuo pubblico previsto.

Se vuoi pubblicizzarti o stabilire una relazione, devi avere un'idea migliore di chi stai facendo marketing. Certo, potresti non avere sempre un nome disponibile, e va bene. Ma puoi conoscere meglio la cultura della loro azienda, che potrebbe darti idee in modi migliori per rivolgersi al destinatario previsto.

Ad esempio, una cultura aziendale divertente e vivace potrebbe rispondere a un altrettanto divertente saluto, come ad esempio “Ehilà, [nome]!”

In caso di dubbi, puoi fare una piccola ricerca online per ottenere un nome, o chiamare l'azienda e chiedere direttamente le informazioni. Pubblicità

Osservare i tempi è un problema in sé.

Sia che tu stia vendendo un prodotto per la tua azienda o vendendo te stesso per un'opportunità di lavoro, le persone vogliono lavorare con altri che lo sono “nell'ora,” persone che possono (e hanno) adattato ai rapidi cambiamenti nel settore. Pensaci: usi ancora un telefono a casa rotante, una connessione Internet dial-up e un laboratorio di sviluppo fotografico? No? Allora perché dovresti optare per un'espressione arcaica come prima impressione, soprattutto quando ci sono opzioni migliori là fuori?

In parole povere, usare vecchie frasi può farti apparire datato, statico e, in qualche modo, obsoleto. E quelle non sono le qualità con cui vuoi associarti se miri a ottenere ciò che ti aspetti dalle tue comunicazioni.

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Va sempre bene da usare “Per chi è coinvolto?”

Sebbene ci siano così tante opzioni migliori, più moderne e più efficaci, esiste ancora uno scenario o due in cui il classico “Per chi è coinvolto” potrebbe essere rilevante.

E dipende dal fatto che la lettera sia o meno per uno scopo specifico.

Considera se hai chiesto a qualcuno una lettera di raccomandazione che potresti usare per presentare a potenziali datori di lavoro. In questo caso, la persona scriverà una lettera, non per chiunque in particolare, e presenteresti la lettera secondo necessità. La persona che scrive la lettera non ha intenzione di stabilire una relazione con i destinatari previsti e può usare un saluto formale per coprire eventuali scenari potenziali. Pubblicità

Tuttavia, sarebbe meglio se si potesse ottenere una copia modificabile della lettera di raccomandazione e ogni volta indirizzarla in modo specifico alle persone che lo richiedevano, ma l'opzione formale qui non è completamente disapprovata.

Ci sono alternative a saluti formali vaghi e eccessivamente usati.

Il modo in cui indirizzi il tuo lettore è la prima cosa che leggeranno e può dare il tono al resto dei tuoi contenuti. Se vuoi attirare la loro attenzione e aumentare le tue possibilità di leggere fino in fondo, dai uno sguardo ad alcuni di questi saluti alternativi:

Lettera di presentazione

Come richiedente del lavoro, hai solo pochi secondi per fare un'impressione straordinaria. Detto questo, una formulazione generica non ti metterà mai in cima alla pila di callback. Invece, prova queste frasi nella tua prossima lettera di presentazione:

  • Caro Direttore del Personale,
  • Ciao [nome del reclutatore],
  • Saluti, [nome del dipartimento o dell'azienda]!
  • Caro [nome del reclutatore],

Lettera d'affari

Quando vuoi catturare gli occhi di un potenziale cliente, vuoi che quel cliente abbia la sensazione di conoscerli, o meno sapere qualcosa su di loro. Il business riguarda la costruzione di relazioni e tali relazioni non esisteranno, a meno che tu non faccia lo sforzo per conoscere le persone che stai prendendo di mira. Invece, prova ad indirizzare i tuoi potenziali clienti in questo modo:

  • Ciao [nome],
  • Salve, [azienda] [dipartimento] squadra!
  • Ciao, [azienda]!

Email al potenziale cliente

Se si sceglie di evitare la temuta linea di apertura generica in un tipo di comunicazione, dovrebbe essere posta elettronica. La tua email ha una migliore possibilità di essere aperta se puoi personalizzarla al destinatario. Per fare questo, dovresti includere il loro nome nella riga dell'oggetto, oltre che nel saluto. Pubblicità

Se invii un'email a una casella di posta di un singolo proprietario (non generica come [email protected]), il tuo messaggio di saluto dovrebbe riflettere che si tratta di una persona, non di un potenziale gruppo:

  • Ciao [nome],
  • Caro Direttore del Personale,

Tuttavia, se stai inviando un'email a una casella di posta che potrebbe essere monitorata da più utenti, puoi indirizzare le tue comunicazioni per riflettere un gruppo:

  • Salve team di reclutamento [società],
  • Saluti, [marketing] dipartimento marketing!

Ricorda, solo perché vedi “Per chi è coinvolto” sulle comunicazioni commerciali non significa che sia l'opzione migliore. Non aver paura di provare qualcosa di diverso.




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