Automatizzare o non automatizzare il tuo sistema di produttività personale

Stiamo tutti facendo cose più veloci e migliori qui a Lifehack. E parte del fare le cose più velocemente e meglio è avere un solido sistema di produttività personale che usi quotidianamente.

Questo sistema può essere qualsiasi cosa ti aiuti a superare la montagna di progetti o attività e ti aiuta ad avvicinarti ai tuoi obiettivi nella vita. Che si tratti di carta o pixel, non ha molta importanza. Ma, dal momento che stai leggendo Lifehack, devo presumere che i pixel e i dispositivi tecnologici siano una parte importante del tuo flusso di lavoro.

“Sistema di produttività personale” definito

Un sistema di produttività personale (almeno la definizione che verrà utilizzata da questo articolo) è un insieme di flussi di lavoro e strumenti che consentono a un individuo di svolgere il proprio lavoro in modo ottimale.

Flussi di lavoro può essere il modo in cui importi e gestisci le foto dalla fotocamera, come scrivi e crei post di blog, come distribuisci codice compilato su un server, ecc.

Utensili sono cose come i pianificatori, i gestori di cose da fare, i calendari, gli ambienti di sviluppo, le applicazioni, ecc.

Quando l'automazione è cattiva

Potresti pensare che più automatizziamo i nostri sistemi, più avremo finito. Questo è per lo più il caso, ma ce n'è uno molto grande “Gotcha” quando si tratta di automazione di qualcosa.

L'automazione è una brutta cosa per il tuo sistema di produttività personale quando non capisci intrinsecamente il processo di qualcosa.

Prendiamo il pagamento delle bollette, per esempio. Questo può sembrare molto ovvio, ma se non riesci a rispettare un budget mensile e hai difficoltà a trovare i soldi per effettuare i pagamenti in tempo, automatizzare il pagamento delle fatture ogni mese è completamente inutile e può essere pericoloso per le tue finanze personali. Pubblicità

Un altro esempio è l'utilizzo di uno strumento di produttività per “dirti” quali compiti sono importanti e cosa fare dopo. Se non hai fatto un passo indietro e capito come i tuoi sistemi di produttività dovrebbero lavorare insieme, questo tipo di automazione probabilmente ti impedirà di fare le cose.

Puoi automatizzare solo qualcosa nel tuo sistema di produttività personale che è stato gestito per un po '. Se provi ad automatizzare cose che non sono già gestite bene, probabilmente ti sentirai un po 'fuori controllo e avresti un senso più grande di travolgere.

Un'altra cosa da ricordare è che alcune cose dovrebbero sempre essere fatte da soli, come rispondere alle e-mail importanti e comunicare con gli altri. L'automazione di queste cose può mostrare ai tuoi colleghi e colleghi che non ti interessa abbastanza per comunicare te stesso.

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Quando l'automazione è buona

D'altra parte, l'automazione è una grande cosa per il tuo sistema di produttività personale quando capisci il processo di qualcosa e puoi quindi ottenere automaticamente i passaggi necessari. Quando sai come gestire qualcosa in modo efficace e comprendere il processo passo-passo di una parte del tuo sistema, è probabilmente un ottimo momento per automatizzarlo. Pubblicità

Ho diversi flussi di lavoro che ho introdotto nell'ultimo anno che richiede alcuni dei “irragionevole” lavora da me così posso essere più creativo e non dovermi preoccupare dei dettagli di qualcosa.

Sul mio Mac utilizzo una combinazione di flussi di lavoro di Automator, snippet di TextExpander e ora scorciatoie di tastiera Maestro per fare cose come ritoccare automaticamente le foto importate dal mio iPhone 4S o aprire tutte le app e i siti web necessari per un incontro settimanale all'avanguardia del mio desktop digitando alcuni tasti. Una volta che ti sei aperto all'automazione di alcuni dei tuoi processi, inizi a vedere altri elementi del tuo sistema che possono beneficiare dell'automazione.

Di nuovo; niente di tutto questo funziona a meno che tu non comprenda i tuoi processi e sappia quali strumenti puoi usare per farli eseguire automaticamente.

I tre passaggi per determinare se qualcosa è “maturo” per l'automazione

Se il tuo flusso di lavoro passa questi tre passaggi, quindi automatizzare, baby: pubblicità

1. Puoi fare questo processo nel sonno e non richiede la tua piena, se nessuna forma di attenzione. Può (ed è stato) gestito in qualche modo prima di automatizzarlo.
2. Il processo richiede molto tempo.
3. Il processo non richiede “finezza umana” (cioè, comunicare e rispondere a qualcosa di personale)

Automatizzare i vostri sistemi di produttività personale può essere un grande vantaggio per voi nel lungo periodo se state attenti e consapevoli di ciò che state facendo. Prima però devi capire i processi che stai tentando di automatizzare prima di automatizzarli. Non rimanere bloccato nel pensare che tutto e tutto dovrebbe essere automatizzato nella tua vita, perché probabilmente non dovrebbe.

Scegli saggiamente questi processi e troverai quelli che occupano la maggior parte del tuo tempo per essere i migliori da automatizzare. Cosa hai automatizzato nel tuo sistema di produttività personale?

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