Gli unici 5 strumenti necessari per implementare GTD

Se visiti regolarmente Lifehack, sono sicuro che hai notato la serie Getting Things Done che è stata presentata qui ultimamente. Nelle ultime settimane ho discusso la metodologia stessa e come usarla nei tuoi sforzi quotidiani (sia lavoro che progetti personali).

Ciò che non ho fatto, tuttavia, è orientarti verso strumenti specifici che puoi utilizzare per rendere la tua vita GTD più facile. Bene, è esattamente quello che farò oggi.

Permettetemi di ricordarvi che ci sono 7 elementi principali di GTD: Elenco progetti, Elenco attività successive, Elenco futuro / probabile, Calendario, “Aspettando” Elenco, file di risorse e l'elemento intangibile: fiducia.

Ognuno di questi può essere gestito utilizzando gli strumenti più semplici possibili: carta e penna. Ma dal momento che viviamo nel 21 ° secolo, quindi probabilmente non è il modo più efficace per alcune persone.

Quello che segue è un elenco di grandi strumenti che sono o GTD-friendly fin dall'inizio, o possono essere facilmente regolati per adattarsi al modo di lavorare GTD.

La tua casella di posta

Come ho detto in uno dei post della serie GTD (Your Daily Graph of Activity), la maggior parte delle persone di solito inizia il proprio lavoro nelle proprie caselle di posta.

Queste caselle di posta non devono essere caselle di posta effettive (e-mail o caselle di posta tradizionali). Come definito in GTD, una casella di posta è “semplicemente il luogo in cui atterrano tutte le cose in arrivo”. Questo ci dà molte possibilità riguardo agli strumenti o software che vogliamo utilizzare per le nostre caselle di posta.

Alcuni strumenti e software che tendono a funzionare meglio sono: pubblicità

1. Ogni software di posta elettronica

Questo è ovvio, ma le soluzioni più semplici sono spesso le migliori. Il tuo software di posta elettronica (a prescindere da quello che usi) è impostato perfettamente per essere usato come una casella di posta per alcune cose in arrivo perché ... beh, ha semplicemente una casella di posta elettronica in esso - e ogni e-mail che ricevi ti sta aspettando per leggerla.

Una cosa importante da ricordare, tuttavia, è che quando si ha a che fare con nuove e-mail è necessario agire immediatamente su di esse.

Ma cosa fare quando incontri una nuova richiesta che non è stata inviata via email? È qui che entrano in gioco altri strumenti.

2. Ricorda il latte

Remember The Milk (o RTM) è un ottimo strumento e ha molte più applicazioni GTD rispetto alla semplice recitazione.

Prima di tutto, RTM è essenzialmente una lista di cose da fare. È disponibile online (per tutti i sistemi operativi) e ha anche molte versioni per altre piattaforme (iPhone, iPad, Android).

Tuttavia, chiamarlo semplicemente a “applicazione lista delle cose da fare” è un eufemismo. Può essere utilizzato per qualsiasi tipo di attività in cui gli elenchi di cose vengono a portata di mano.

Ad esempio, dal momento che esiste una versione per iPhone, puoi usarla come una lista della spesa quando fai la spesa o come un semplice blocco note che puoi usare mentre sei in viaggio, quindi nessuna idea brillante ti sfugge. Oppure puoi usarlo come una casella di posta in arrivo aggiuntiva. Ogni volta che ti imbatti in una nuova richiesta che non è stata inviata tramite email, puoi inserirla in una lista separata all'interno di RTM (preferibilmente una di nome “Posta in arrivo”). Pubblicità

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Tornando a RTM stesso. Lo strumento è molto facile da usare. Supporta più elenchi, quattro livelli di priorità, tag, molte scorciatoie da tastiera (rendono il lavoro con RTM lightning-quick una volta che si impara), feed RSS, feed iCal, promemoria e altro.

Elenco dei progetti

Spesso la Project List è un pezzo piuttosto vasto di immobili GTD ... per così dire. Deve essere perfettamente organizzato in modo che ogni progetto sia facile da comprendere e facile da utilizzare.

Per me, c'è solo un modo per farlo correttamente - usando le mappe mentali.

Giusto per ricordarti (per gentile concessione di Wikipedia), ala mappa mentale è “un diagramma utilizzato per rappresentare parole, idee, attività o altri elementi collegati e disposti attorno a una parola chiave centrale o un'idea”. O in inglese semplice: è il modo migliore di dare ai tuoi pensieri una forma fisica (in questo caso, creare una rappresentazione digitale dei tuoi pensieri).

La maggior parte dei progetti sono solo semi-organizzati attorno a molti pensieri diversi che hanno senso tutti insieme, ma sono difficili da inserire in un elenco o in un documento di testo tradizionale. Le mappe mentali, tuttavia, sono in grado di gestire questa situazione in modo eccezionale. Questo è il motivo per cui le mappe mentali sono perfette per gestire la tua lista dei progetti.

3. FreeMind

Quando si tratta di mappare la mente in modo digitale (su un computer), ci sono molti strumenti che possono renderlo possibile. Tuttavia, ne vale davvero la pena. Si chiama FreeMind.

Il nome dà una buona idea che lo strumento è gratuito - e questa è una buona cosa. Ma ci sono altre buone notizie - ci sono versioni disponibili per le piattaforme e i sistemi operativi più popolari. Non solo, ma puoi anche scaricare “binari” (FreeMind è un vero progetto open source).

Ma la migliore notizia di tutto è questa: FreeMind è lo strumento più facile da usare, più veloce e più piccolo (in termini di memoria e spazio su disco utilizzato) disponibile. In sostanza, questo è lo strumento migliore per la mappatura mentale disponibile. Pubblicità

(Se preferisci strumenti online per gestire i file locali sul tuo computer, puoi controllare MindMeister. Anche questo sembra abbastanza impressionante. Fornisce tutte le funzionalità importanti per la mappatura mentale e ha un sacco di elementi aggiuntivi, come la possibilità di includere allegati, immagini, PDF e altri file. Ma non è gratuito. Il piano meno costoso disponibile è $ 4,99 al mese.)

Elenco delle attività successive, elenco Future / Maybe, “Aspettando” Elenco

Le tue liste, con l'elenco delle attività successive in primo piano, sono quelle in cui trascorri la maggior parte del tempo quando lavori con GTD. Pertanto, devono essere facilmente accessibili e facili da lavorare. Essere in grado di accedervi online da ogni computer e sistema operativo è una buona cosa.

Qui è dove Ricorda il latte entra in gioco ancora una volta. Ho descritto RTM in dettaglio in questo post, quindi sono sicuro che ne vedi il valore quando si tratta di lavorare con tutti i tipi di elenchi.

Un ulteriore vantaggio dell'utilizzo di un solo strumento per tutte le tue liste è che non devi giocare con una miriade di diversi nomi di login e file locali. Il modo più efficace è concentrarsi sempre su un numero minimo di strumenti e adattarli alle abitudini di lavoro.

Calendario

Questo è semplice, e sono sicuro che puoi vederlo arrivare ...

4. Google Calendar

Non penso di doverti convincere perché Google Calendar è fantastico. Sono sicuro che ti sei già iscritto (o per uno strumento / soluzione simile).

Le caratteristiche più importanti di uno strumento di calendario GTD sono:

• Disponibile da qualsiasi computer (con accesso a Internet)
• Supporta i promemoria
• Supporta più calendari per un singolo utente
• Supporta la condivisione di eventi con altri utenti
• Supporta eventi in corso

E Google Calendar li ha tutti coperti. Inoltre, ci sono molte app disponibili per ogni piattaforma mobile. Pubblicità

File di risorse / riferimenti

L'unica difficoltà con i file di risorse è che devono essere abbastanza ben organizzati, accessibili e preferibilmente disponibili da qualsiasi computer con accesso a Internet.

Questo può essere fatto implementando due cose.

1. Innanzitutto, crea una directory / cartella da qualche parte sul disco rigido del tuo computer. Questa directory conterrà tutte le tue risorse - cose che potrebbero tornare utili come riferimento quando lavori ai tuoi progetti. È tuo compito organizzare questa directory in modo appropriato e renderla più facile da comprendere possibile.
2. Quindi, collegalo a Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox è uno strumento che ti consente di sincronizzare i tuoi dati tra più dispositivi che utilizzi, ma è anche ottimo per accedere ai tuoi contenuti online direttamente tramite il sito Web di Dropbox.

Tutto ciò lo rende perfetto per agire come una base di file di riferimento GTD. Non solo puoi sincronizzare i tuoi file su tutte le macchine che usi, ma ottieni anche un backup online in modo che tu possa smettere di preoccuparti che le tue cose scompaiano durante la notte dopo un malfunzionamento del disco rigido.

Se utilizzi Dropbox per archiviare i dati più essenziali che puoi utilizzare con il loro piano gratuito (sono disponibili fino a 2 GB di spazio su disco, anche se puoi ottenere lo spazio della melma invitando altri al servizio). Più tardi puoi facilmente aggiornare il tuo account a “Pro 50”, dove ottieni 50 GB per un modesto pagamento di $ 9,99 al mese.

Conclusione

Come puoi vedere, hai solo bisogno di 5 strumenti per implementare completamente la tecnologia GTD nella tua vita. (A proposito, “ogni software di posta elettronica” conta come uno.) E questo è buono perché meno strumenti usi, più facile è tenere insieme il tuo gioco e farli lavorare per te. Se inizi a utilizzare troppi strumenti, diventano un peso invece di un aumento dell'efficacia e della produttività.

Quali strumenti utilizzi come parte del tuo approccio GTD? Si prega di condividerli nei commenti qui sotto.

(Credito fotografico: Set di strumenti manuali sporchi tramite Shutterstock)