L'evoluzione del calendario Come utilizzare un calendario oggi

C'è una grande migrazione in corso di cui è necessario essere consapevoli, per paura che ti raggiunga a tua insaputa. Il tuo calendario viene riformulato, ma non è solo a causa della nuova tecnologia ... è a causa delle tue nuove abitudini.

Fino a 20 anni fa, il tuo calendario era solo un articolo cartaceo incollato alla tua parete, trovato nel tuo diario o seduto sulla tua scrivania dove raccoglieva appuntamenti. È stato progettato come un oggetto sul quale hai registrato riunioni con altre persone usando una penna o una matita. Le date erano disposte in colonne, elenchi o come una matrice di riquadri, consentendo di rappresentare una richiesta temporale come uno spazio occupato nella pagina. (UN “domanda di tempo” è un impegno creato da un individuo per completare un'attività in futuro).

Avanti veloce attraverso le innovazioni degli ultimi 30 anni. Fogli elettronici, programmi di posta elettronica con calendari elettronici, Palm PDA, Blackberry, iPad, Google Calendar, Microsoft Exchange ... e quando arrivi nel 2012 trovi abitudini e tecnologie che sono state ispirate da ciò che un calendario era, ma sono ancora limitate dal nostro vecchio concetti.

Puoi vedere questi limiti nei più popolari manuali di gestione e produttività del tempo, scritti, per così dire, da “baby boom” autori. Per loro, cambiare un oggetto in un calendario è sempre stato un compito difficile da eseguire. È necessario trovare la pagina giusta, usare la gomma o il bianco per rimuovere una voce, trovare una penna o una matita e scrivere un nuovo appuntamento. ordinatamente.

Solo pochi calendari di grandi dimensioni ti consentono di registrare attività in incrementi di 15 minuti, a causa delle dimensioni della calligrafia, quindi ti concentreresti sulla registrazione solo degli appuntamenti importanti. Inoltre, il fatto che questi calendari fossero su carta significava che potevano strapparsi, bagnarsi o essere lasciati su un aereo. Sicuramente non volevi conservare tutta la tua vita su un calendario cartaceo.

Venne fuori una regola che si adattava a quei tempi, ed è incorporata nei libri di produttività di oggi: la pubblicità

“Metti solo appuntamenti con altre persone nel tuo calendario.”

(Il suo corollario è: “non mettere altro nel tuo calendario.”)

Alcuni hanno modificato questo per dire che dovresti solo impegnarti maggiormente “dovere” si verifica in un giorno e un'ora specifici nel tuo calendario. (La definizione debole di “dovere” rende la regola nebulosa.) Ci sono problemi con questo approccio. Se, come studente, non devi studiare stasera per un esame la prossima settimana, potresti non preoccuparti di programmare quella sessione di revisione iniziale e finire invece a guardare un film.

Queste erano linee guida ragionevoli per un tempo in cui il termine “nel tuo calendario” significava che una richiesta di tempo che avevi creato era scritta su un documento cartaceo come un appuntamento. È un vecchio modo di pensare che non si adatta alla tecnologia che abbiamo oggi. Nel mondo di oggi, come dice David Allen di GTD, un calendario è solo un tipo speciale di elenco.

Ha ragione.

L'unica differenza tra un elenco generico e un calendario sono le date e le durate che sono incluse in quest'ultimo. Pubblicità

Quando aggiungi queste informazioni agli elementi in un elenco, viene chiamato “tagging temporale” e questo atto trasforma un'azione come “Prendi il latte” in “Prendi il latte alle 17.00 di lunedì, impiegando 20 minuti”. Una volta che le richieste temporali vengono assegnate ai tag temporali, possono essere disposte in viste del calendario ordinate corrispondenti a giorni, settimane, mesi, anni, ecc..

Questo non è del tutto nuovo. Il mio vecchio DayRunner Diary, abbandonato nel 1997, offriva svariati modi per guardare alle richieste di tempo della mia vita, sotto forma di diversi inserti di carta.

Ciò che è cambiato è il modo in cui usiamo la tecnologia per gestire le richieste di tempo e creare questi punti di vista.

Oggi abbiamo una tempesta di richieste di tempo che soffia intorno alla nostra vita ogni giorno. Possono essere catturati nei seguenti modi:

• Mentale: Questi esistono solo nella tua mente (ad esempio una nota mentale a te stesso per mangiare la pasta per cena stasera).
• Carta: Questi sono scritti (ad esempio un elenco di cose da fare che include le azioni assegnate a te in una riunione).
• Elettronico: Questi esistono in bit e byte (ad esempio il tempo richiesto sepolto nella tua casella di posta elettronica.)

A un sottoinsieme degli oggetti elettronici sono stati assegnati tag temporali. Quando si tira su il calendario, si sta semplicemente chiedendo di vedere una sezione, o una vista, di tutte le richieste di tempo elettroniche che possono essere taggate temporalmente.

Un calendario, quindi, lo è una vista. Poiché è elettronico, puoi chiedere un numero di visualizzazioni diverse che non hanno nulla a che fare con i limiti della pagina scritta o stampata. Puoi taggare quante più richieste di tempo vuoi senza mai esaurire lo spazio. Pubblicità

In effetti, se tu avessi un genio magico, probabilmente applicheresti un tag temporale a quante più richieste di tempo nella tempesta di vento, come potresti. Ad esempio, quando una richiesta temporale viene attivata da un'e-mail, avresti la seguente conversazione con il tuo genio:

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1. “Ho bisogno di lavorare per un'ora su un nuovo post sul blog. Mostrami il mio calendario per domani.”
2. “Grazie, genio. Non c'è spazio domani. Mostrami il calendario per la prossima settimana.”
3. “Grazie, genio. Prenota per venerdì, la prossima settimana alle 15:00.”

Oggi, non abbiamo bisogno di ottenere il nostro genio per seguire i passaggi sopra elencati se cambiamo il nostro modello mentale di cosa sia un calendario e dove si trova.

Modello mentale n. 1: che cos'è il nuovo calendario

Osservando un calendario come una porzione di tempo richiesto o una vista, l'atto di guardare il tuo calendario si trasforma in un'attività dinamica in cui si alterna tra le visualizzazioni, mentre si cambiano gli oggetti. Creare, riordinare, riformulare, allungare, accorciare e cancellare le richieste di tempo diventa facile. Quasi impercettibilmente, ci stiamo muovendo in questa direzione poiché le ultime tecnologie sotto forma di tablet, smartphone e laptop rendono più semplice eseguire questi cambiamenti ogni giorno.

Con maggiore facilità, arriva la capacità di gestire un numero maggiore di richieste di tempo mentre sviluppiamo l'abitudine di taggare temporaneamente una percentuale maggiore di più richieste di tempo e padroneggiare l'eleganza e la potenza dell'utilizzo di viste diverse per vedere solo le informazioni di cui abbiamo bisogno solo Il momento giusto.

Modello mentale n. 2: dove si trova il nuovo calendario

Il tempo richiede in questo nuovo mondo non sedersi sulla carta, in un gadget tenuto in mano o su un disco rigido. Invece, risiedono in un cloud elettronico a cui si accede da uno schermo che ci fornisce una visione in tempo reale. Ottenere cose bagnate non è più un problema, e nemmeno un guasto della batteria o un crash, a causa della presenza di backup a prova di errore. Non siamo mai senza le nostre richieste di tempo, anche quando dimentichiamo il nostro dispositivo preferito a casa, perché altri metodi possono essere utilizzati per ottenere visualizzazioni diverse. Un giorno, avremo persino degli orologi che possono aprire una vista del calendario. Pubblicità

Le nuove tecnologie hanno permesso l'adozione di questi nuovi modelli mentali, ma sono le nostre abitudini quotidiane a guidare questa migrazione. Stiamo costantemente spingendo la busta su come gestiamo le richieste di tempo, e siamo limitati solo dagli innovatori tecnologici che sono lenti a capire cosa stiamo cercando di fare e come stiamo provando a farlo.

Sfortunatamente, anche i ricercatori sono lenti a recuperare il ritardo, sebbene alcuni di essi dimostrino che i tag temporali e le visualizzazioni del calendario sono utilizzati da coloro che sono più abili nella gestione del tempo. Queste tecniche consentono loro di gestire un numero maggiore di richieste di tempo: una tempesta di vento ancora più grande.

Non dovrebbe essere una sorpresa. La resistenza hard-coded nei libri di gestione del tempo era basata su un paradigma di carta. Con la ridefinizione di un calendario come una visione del tempo richiesto, e il cloud come il luogo di archiviazione definitivo, possiamo usare il nostro genio magico per renderci più produttivi.

Credito fotografico in primo piano: calendario e matita tramite Shutterstock e foto in linea Scheda calendario di Joe Lanman via Flickr (CC BY 2.0)