Ricerca di uno spazio di lavoro virtuale condiviso?

  • Dominick Harrison
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Nella mia pratica di coaching, sono sempre più alla ricerca di modi per lavorare con i miei clienti su documenti e progetti condivisi online. Sto cercando soluzioni online per due motivi:

  1. Permette al mio cliente e me di accedere ai documenti e lavorarci in modo collaborativo in qualsiasi momento. I miei clienti sono persone impegnate che hanno bisogno della flessibilità per lavorare sui propri orari.
  2. La mia pratica include coaching a lunga distanza tramite telefono, IM (Instant Messaging) ecc. Quando abbiamo bisogno di lavorare o di scambiare documenti, PDF, email e fax sono strumenti inefficaci.

Vogliamo essere in grado di creare uno spazio di lavoro online per lavorare su documenti e progetti in un unico posto. Dobbiamo essere in grado di: pubblicità

  • Pubblica e modifica documenti online;
  • Sincronizza automaticamente i nostri calendari (in particolare Outlook), con i calendari online e viceversa;
  • Unisci calendari online in calendari di gruppo per vedere a colpo d'occhio quando ogni individuo è occupato / libero;
  • Pubblica discussioni discussione;
  • Ricevi avvisi via email o SMS ('testo') ogni volta che una delle prime tre funzioni (documenti, calendari, discussioni) è stata modificata o aggiunta dai membri del gruppo.

Abbastanza semplice, vero? Lo penseresti. Sono andato ai primi due posti che sapevo offriva alcuni o tutti questi servizi: Google e Microsoft. Grande delusione.

Google Gruppi

Le buone notizie
È gratis. È difficile da battere. E Google ha altri due punti di forza come luogo per portare a termine il lavoro: a) è completamente basato sul web, e b) c'è una ricchezza di vari strumenti.

Essendo basato sul Web significa che non solo puoi archiviare e visualizzare documenti, discussioni e calendari, ma possono anche essere modificati e condivisi direttamente nel browser. Nessun client di qualsiasi tipo richiesto sul tuo computer (diverso da un browser web); non è necessario scaricare mai nulla a meno che non si desideri sincronizzare gli articoli per il lavoro off-line.

Uno strumento particolarmente potente è la funzione Forms disponibile tramite Google Spreadsheet. Ciò consente di creare un sondaggio che può essere impostato in diversi modi e collegarlo a un foglio di lavoro che raccoglie i dati di risposta. L'ho usato diverse volte e lo adoro. Non ha il potere e "lucido" di alcune delle offerte di sondaggi online dedicati (come quelle di Constant Contact), ma è sicuro, flessibile e gratuito. Google Forms ha una raccolta di modelli di base che ti consente di impostare sondaggi o questionari in molti modi interessanti con un tempo di progettazione minimo. Pubblicità

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La ricchezza di strumenti disponibili sul sito di Google è davvero impressionante. Google Gruppi, Documenti, Calendar, Google Talk (IM), Blogger, Picasa, avanti e indietro ... Ma questo mi porta a ...

Le cattive notizie
Per una tale ricchezza di strumenti, la mancanza di integrazione mi ha fatto piangere. In parole povere, non c'è quasi alcun modo di utilizzare uno strumento in modo integrato con un altro. Vuoi elencare i tuoi documenti Google condivisi in un gruppo Google? Non posso farlo. Desideri sincronizzare i tuoi calendari Google per creare un calendario di gruppo condiviso all'interno di Google Gruppi? Non posso farlo neanche io. Vuoi incorporare un foglio di lavoro di Google Documenti in un documento di Google Documenti? No. L'elenco di ciò che non puoi fare va avanti all'infinito.

Raccomandazione:
Usa Google se vuoi uno strumento gratuito per condividere il lavoro online, ma non aspettarti molto. La mancanza di integrazione a questo punto del gioco è frustrante. È particolarmente strano che Google abbia tra le mani una collezione molto potente di strumenti individuali. Non ha senso che non siano integrati meglio.

Windows Office Live

Le buone notizie
Probabilmente i due maggiori aspetti positivi con gli strumenti Microsoft sono che a) sono strettamente integrati con Microsoft Office (in particolare Office 2007) eb) c'è molto più spazio di archiviazione disponibile (5 GB rispetto ai 100 MB di Google). Pubblicità

Se si dispone di un account Office Live, che è gratuito, è possibile salvare i documenti Office (Word, Excel, ecc.) Direttamente nel proprio spazio di lavoro online. Lì puoi invitare altri a visualizzarli e modificarli.

È disponibile una notifica per la maggior parte dei tipi di attività in un'area di lavoro di Office Live.

Le cattive notizie
Mentre i vari strumenti sono più strettamente integrati tramite la copia di Office che hai sul tuo computer, la fruibilità della rete non supera l'offerta di Google. I punti deboli si dividono in tre aree:

  • Chiunque acceda ai documenti nell'area di lavoro condivisa deve possedere una copia di MS Office per la completa funzionalità di modifica e integrazione. Questa limitazione "solo per clienti Microsoft" è seria. Probabilmente c'è un livello di usabilità con Open Office, ma questo è ancora lontano dall'indipendenza della piattaforma di Google Documenti.
  • Non c'è modo di modificare online. Ciò significa che se sei in viaggio, non puoi facilmente accedere ai tuoi documenti da un internet café o dalla maggior parte degli smartphone (non che la modifica di Google Documenti da uno smartphone sia un picnic, ma almeno si può fare).
  • L'integrazione del calendario è un incubo. Ho trascorso ore a cercare di capire come impostare un calendario su Office Live sincronizzato con il mio calendario di Outlook. Non solo non funziona, ci ho messo un'eternità per trovare dove va il mio calendario quando lo "pubblico" online (va a un sito con l'indirizzo starting calendars.office.microsoft.com, a cui non è collegato dal resto del sito Office Live che riesco a trovare). E non puoi sincronizzare due modi. Puoi sincronizzare il tuo calendario online solo su Outlook, non viceversa. Questa è una seria limitazione per un'area di lavoro di gruppo "live".
  • Un altro punto debole è la relazione confusa tra Windows Live, Office Live e Office Live Small Business. Oh aspetta - c'è anche Microsoft Groove! La distinzione tra queste offerte non è chiara e non sembra esserci alcuna integrazione tra Windows Live (cose come Messenger) e Office Live. Inoltre, la distinzione tra le diverse "Vite" non è chiara. Almeno in Google, per ogni strumento è chiaro, anche se non giocano bene insieme.

Conclusione?

Lo strumento che voglio non esiste. Dato l'enorme numero di giocatori in questo campo, e l'esplosione di interesse per l'apprendimento e il lavoro collaborativi virtuali, sono sorpreso. Ho guardato anche alcuni siti a pagamento, come Central Desktop. Questo sicuramente fa il lavoro meglio di Microsoft o Google, ma non svolge ancora alcune delle funzioni di base (come la sincronizzazione e l'unione di più calendari). Considerando che Central Desktop addebita un costo, mi aspetterei che avesse seri campanelli e fischietti. Non così. Presumo che da qualche parte là fuori, vivendo all'interno di una intranet di fascia alta, ci sia uno strumento proprietario che fa questo, ma certamente non è disponibile per il resto di noi. Pubblicità

Quindi qual è la conclusione? Dobbiamo utilizzare strumenti separati per mettere insieme uno spazio di lavoro virtuale collaborativo: Microsoft ha una discreta integrazione con Office (con la clamorosa eccezione del calendario di Outlook), Google ha molti buoni strumenti di condivisione separati, Tungle fa un fantastico calendario di gruppo, Central Desktop fa un lavoro decente ma accusa.

Se dovessi scegliere un sistema, Google è probabilmente il più vicino. Google è abbastanza bravo a sincronizzare i calendari in modo da poter condividere, ospitare blog, archiviare e modificare documenti direttamente nell'ambiente HTML / Web e fornire uno spazio condiviso molto semplice in Google Gruppi. Nessun altro sito offre tutti questi “in un posto”. Ma questa è la più grande frustrazione di Google, il loro non è "in un solo posto". Devi passare da Calendar a Documenti a Blogger in Gruppi e viceversa per avere un'idea di cosa sta facendo il tuo gruppo. In che modo un sito potrebbe ospitare tutti questi strumenti separatamente e non riunirli in un'unica interfaccia è per me un mistero completo. Hanno già l'interfaccia già - imposta una versione a schede di iGoogle e guarda cosa intendo!

Google non sta riposando (o piuttosto seduto) sugli allori. C'è un nuovo progetto di condivisione in fase di sviluppo chiamato Google Wave che consente agli utenti di condividere idee, file, documenti, video e audio in tempo reale (pensa IM) e in modo asincrono (si pensi 'postare'). Ora, se potessero integrare una vera funzione di calendario di gruppo e Google Documenti completamente modificabili, potremmo arrivare da qualche parte!

Non vedo l'ora di leggere le soluzioni di altri nella ricerca di spazi di lavoro virtuali condivisi.




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