Ripensare la produttività in che modo la personalità influisce sulla produttività (e perché nessuno ti ha mai detto)

(Nota del redattore: Stiamo avviando una nuova serie questa settimana con il nuovo collaboratore di Lifehack, Kirsten Simmons “Ripensare la produttività”. La speranza è che i nostri lettori chiederanno a Kirsten domande su produttività, organizzazione e gestione del tempo in modo che lei possa fornire risposte che facciano fare un passo indietro alle persone “ripensare” produttività. Godere.)

Cara Kirsten,

È divertente che tu menzioni Getting Things Done, perché il mio crash con quel sistema è quello che inizialmente mi ha spinto a scrivere. Ho sentito così tante persone entusiasmare e leggere così tante buone recensioni, e quando ho preso il libro è stata la cosa più confusa che avessi mai letto! Ho dovuto estrarre il mio taccuino per provare a visualizzare tutti i passaggi e anche ora non sono sicuro di averli bene.

Ho iniziato con la raccolta di cose straordinarie da fare e ho finito con una casella di posta alta almeno un piede. Poi ho provato a risolvere tutto e fare i due minuti di attività. Dopo tre ore la mia testa stava martellando e avevo ottenuto solo a metà strada! Almeno un terzo dei miei “due minuti” le attività hanno richiesto molto più tempo e mi sono sentito diviso tra il provare a finirle o tornare indietro e lasciare ancora un altro oggetto nel limbo. Ho preso un'altra pugnalata il giorno successivo e sono riuscito ad arrivare fino in fondo, lasciandomi con pesanti pile di progetti a breve e lungo termine, suddivisi tra personale e produttore. Pubblicità

Ma ora ecco la cosa - voglio davvero scavare in alcuni dei miei progetti a lungo termine ora! I più corti dovrebbero avere la priorità, ma passare attraverso i materiali che avevo raccolto per i progetti a lungo termine ha semplicemente riacceso il mio desiderio ed eccitazione per loro.

Ho passato oltre e ho iniziato a provare a mantenere GTD giorno per giorno. Trascorsi almeno un'ora ogni giorno cercando di mantenere tutto in ordine e spostare i compiti avanti e indietro mentre li completavo, passai a qualcos'altro, poi tornai con una nuova idea per un compito completato e lo riaprii di nuovo. Nei giorni in cui ho insegnato workshop, la mia casella di posta era piena di compiti e dovevo lavorare il doppio il giorno successivo per recuperare. Ho iniziato a indovinare di nuovo me stesso e a perdere traccia dei compiti nel sistema, specialmente quando sono stati spostati avanti e indietro alcune volte. Alla fine sono andato in crash dopo un workshop di 3 giorni quando la mia casella di posta era piena di almeno 5 ore di attività di ordinamento, categorizzazione e networking. La pila era tornata ai 12+ pollici che avevo avuto quando ho iniziato, ed era passato solo un mese!

Rileggendo ora, sembra così sciocco - perché non potevo semplicemente aver fatto il lavoro? Chiaramente le altre persone usano questo sistema con grande efficacia, ma la vista di quella casella di posta alta un miglio era così demoralizzante! Ho gettato l'intera cosa nel cestino del riciclaggio e mi sono sentito un po 'meglio, ma il mio problema inerente rimane ancora. Sono pignolo e flakey e non intendo sostenere la gente con il lavoro e il gioco, ma in qualche modo finisce per accadere lo stesso e odio deludere le persone. Qualche idea su come posso impedirlo?

firmato, Pubblicità

G - (aaaah!)

Caro G,

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Il tuo pennello con GTD sembra simile al mio, tranne per il fatto che la mia casella di posta ha raggiunto circa 3 piedi di altezza prima di essere messo in libertà. Ricordo distintamente la cosa che cade in una valanga di carta, biglietti da visita e post-it, ei miei cani che si precipitano a indagare e allegramente afferrando pagine per fare a pezzi. Avrei dovuto rimproverarli, ma è stato un sollievo vedere i resti di ciò che avrei dovuto fare! Pubblicità

Come ho detto l'ultima volta, la produttività deve adattarsi al tuo ecosistema personale. Questo ecosistema include i tuoi obiettivi, la tua personalità, i tuoi punti di forza e di debolezza, le tue abitudini e i tuoi impegni di vita. In GTD, la produttività è l'essere tutto e finire, uno strumento ottuso che può essere efficace nelle mani giuste, ma che può essere travolgente o addirittura distruttivo negli altri. Diciamo che avevi un pomodoro e dovevi tagliarlo in due. http://www.lifehack.org/articles/communication/when-to-use-email-when-not-to.htmlStai scegliere una motosega, un coltello da macellaio, un coltello da cucina o un coltello da burro? Devi avere lo strumento giusto per il lavoro!

Non parli molto dei tuoi obiettivi, abitudini o punti di forza / debolezza nella tua lettera, ma mi hai fornito alcuni suggerimenti sulla tua personalità. Data l'altezza fisica della tua casella di posta, la necessità di visualizzare i passaggi di GTD e il tuo accenno all'odio per deludere le persone, ho intenzione di indovinare che sei Ambientale o Fantastico, e uscirò su un arto per dire che Ambientale è il tuo primario e Fantastico il tuo secondario. Ognuno ha un tipo primario che viene più naturale per loro e raccoglie tipi secondari in base alla forza delle influenze che li circondano.

• Il tipo ambientale è una persona fantastica. Hanno l'invidiabile abilità di essere in grado di sentire e interpretare il linguaggio del corpo e le emozioni delle persone che li circondano, e sono più felici quando sono felici coloro che amano e passano il tempo con loro. Questa è un'arma a doppio taglio, tuttavia, e ho visto molti ambientalisti trascurarsi fino al punto di rovinare la propria salute in favore del sostegno a coloro che li circondano. La tua casella di posta che trabocca regolarmente è indicativa di un classico enigma ambientale: salvare qualsiasi cosa possa avere valore per qualcuno, un giorno o l'altro. Lasciami indovinare: la tua casella di posta elettronica è allo stesso modo, no??
• Il tipo fantastico è un pensatore visivo e offre un'impressionante capacità di risoluzione dei problemi a qualsiasi compito intrapreso. Hanno la tendenza a perdersi in quello che fanno e rimangono persi per ore e ore, indipendentemente da quello che succede intorno a loro. Questo è l'autore che rimane sveglio fino alle prime ore del mattino scrivendo e lo scienziato che si tuffa nel suo laboratorio con un'idea ed emerge ore dopo aver dimenticato di mangiare, bere o fare qualsiasi altra cosa sul suo calendario nel frattempo.

Ci sono due tipi aggiuntivi, l'Analitico e lo Strutturale.

• Il tipo analitico è un brillante pensatore di grandi idee, ed è in grado di interiorizzare ed elaborare rapidamente le informazioni. Questa è la persona che può guardare un grafico o una figura, capire cosa sta succedendo e come si adatta ai suoi obiettivi, e parlare in modo intelligente del significato dei dati e dei passi successivi. Sono anche molto ambiziosi, a volte a scapito di altri pezzi della loro vita quando sono alla ricerca di un obiettivo.
• Il tipo strutturale è la persona naturalmente dotata di sistemi - possono vedere una situazione, capire i pezzi e pensare attraverso i potenziali risultati possibili per mettere insieme un processo ripetibile. Mentre non conosco personalmente David Allen, la semplice esistenza dell'impero Getting Things Done mi dice che è un Structural. E i sistemi come GTD possono funzionare alla grande - per altre strutture. Ecco perché vedi così tanti sistemi strutturali nell'arena della produttività - è una risposta naturale quando vedi gli altri che lottano per voler aiutare, e se hai un sistema di produttività che funziona per te allora lo dirai naturalmente agli altri quando vedrai loro lottano con la produttività. Ma quando un Ambiente o un Fantastico cerca di usare un sistema Strutturale, vediamo la frustrazione, lo stress e l'eventuale abbandono che descrivi, G - (aaah!). Quando un Analitico usa un sistema strutturale, può gestirlo ma non è il miglior uso del tempo e delle abilità.

Quindi qual è la soluzione per quelli di noi che hanno punti di forza diversi rispetto ai nostri omologhi strutturali? Bene, questo dipende dagli altri elementi dell'ecosistema: i tuoi obiettivi, le tue abitudini e i tuoi impegni di vita. Perché non mi rispondi e mi parli del primo e del terzo G - (aaah!)? Quindi possiamo iniziare a testare idee che hanno maggiori possibilità di lavorare per te. Pubblicità

Con amore,
Kirsten

Ora tocca a te - date queste descrizioni di tipi, quale pensi di essere?

Hai un problema di produttività? Dillo a Kirsten e trova una soluzione!

Credito fotografico in primo piano: Una macchina verde tra molte altre auto tramite Shutterstock e foto in linea di Johannes Kleske tramite Flickr (CC BY 2.0)