Produttività Suggerimento Come non sopravvalutare il tempo su un'attività

Hai mai pensato di passare troppo tempo a qualcosa? Hai iniziato a leggere un libro, ma alla fine ti sei reso conto che il tempo che trascorri su di esso supera di molto il valore che ottieni. O forse hai lavorato a un progetto, ma dopo averlo completato hai capito che il progetto potrebbe essere finito molto prima.

Perché succedono cose del genere? Mentre potrebbero esserci fattori esterni che contribuiscono alla situazione, credo che ci sia una causa principale: sprechiamo il nostro tempo in cose inutili. Passiamo il nostro tempo a cose che non contribuiscono ai risultati finali e che alla fine ci fanno spendere troppo il nostro tempo. Ovviamente, la cura è:

Non fare più di quello che è necessario Pubblicità

È più facile a dirsi che a farsi però. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a farlo:

1. Impostare un chiaro output atteso

Un motivo importante per cui trascorriamo il nostro tempo in qualcosa non è sapere precisamente quale sia il risultato finale che ci aspettiamo. Se non sappiamo nemmeno cosa vogliamo, come possiamo decidere se qualcosa è necessario o meno? Di conseguenza, facciamo cose che in seguito saranno ritenute non necessarie. Quindi il primo passo importante è impostare un chiaro output atteso. Dovrebbe essere specifico in modo che tu possa sapere con certezza se lo hai raggiunto o meno.

2. Annota l'output atteso in un posto prominente Pubblicità

Avere un chiaro output atteso è buono, ma spesso non è abbastanza. Il problema è che potremmo dimenticarlo una volta che ci immergiamo nel lavoro. Quindi dobbiamo in qualche modo ricordarcelo.

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Un modo per farlo è scrivendo l'output atteso in un posto ben visibile che si può facilmente vedere. Ad esempio, se stai lavorando su un computer e utilizzi Google Desktop, puoi scriverlo in Scratch Pad (vedi screenshot). Poiché Scratch Pad è sempre visibile, puoi facilmente rileggere l'output atteso di ciò che stai facendo.

3. Riallineati con l'output atteso di tanto in tanto Pubblicità

Mentre sei impegnato a lavorare su qualcosa, è facile scendere in pista. Quindi è necessario riallineare regolarmente te stesso con l'output previsto. Per fare ciò, ogni volta che si sta per fare una sottoattività, si dovrebbe chiedere: “Io veramente bisogno di fare questo per portare a termine il lavoro? Posso saltarlo o farlo in un modo diverso, più efficiente?” Queste domande ti aiutano a valutare il tuo modo di lavorare e a rimetterti in carreggiata.

Se fare queste domande prima di fare una sottoattività è difficile, puoi in alternativa chiedere loro a intervalli regolari. Ad esempio, se di solito fai 50 minuti di lavoro seguiti da 10 minuti di pausa, puoi fare queste domande ogni volta che inserisci la pausa.

4. Stabilisci una scadenza e lavora con la struttura piramidale invertita Pubblicità

Fissare una scadenza è un altro modo per aiutarti a fare solo ciò che è necessario. Impostando una scadenza, sei costretto a dare la priorità alle cose che stai facendo. Il modo migliore per lavorare entro una scadenza è l'utilizzo della struttura piramidale invertita: eseguire le sottoattività dal più importante al meno importante. In questo modo, se il tempo è scaduto, puoi comunque fornire il miglior risultato possibile.

Lavorare in questo modo è in realtà simile al modo in cui sono scritti gli articoli dei giornali. Inserendo prima i fatti più importanti e quelli meno importanti, un editore di un quotidiano può facilmente ritagliare un articolo per adattarlo allo spazio disponibile. Allo stesso modo, usando la struttura a piramide invertita puoi facilmente tagliare il tuo lavoro quando raggiungi la scadenza.

5. Interrompi quando ottieni già l'output previsto

Può sembrare ovvio, ma quando abbiamo già ottenuto l'output e abbiamo ancora del tempo, potremmo essere tentati di dedicare più tempo a rifinirlo. Alla fine, potrebbe introdurre alcune cose inutili nel tuo giorno altrimenti produttivo.

Donald Latumahina è un appassionato apprendente che fa regolarmente pubblicità sulla crescita personale e sull'efficacia. Leggi i suoi articoli su 26 consigli per rimanere calmo quando la situazione peggiora e come sviluppare le tue idee in modo esponenziale.