La produttività resa semplice La chiave per GTD il tuo grafico giornaliero di attività

  • Piers Henderson
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Sembra serio, vero? Per fortuna, l'intera idea si rivela abbastanza facile da comprendere.

Ma prima…

A questo punto sai già quali sono i principali elementi di produttività e da dove iniziare con GTD. È tutto fantastico, ma ci manca ancora un'informazione importante ...

Che diavolo fare con tutte queste cose?!

E oggi, copriremo esattamente questo.

Capire il diagramma di azione

Quando lavori con GTD stai praticamente facendo una delle tre cose in ogni momento: la pubblicità

  • Prenditi cura delle attività definite.
  • Prenditi cura di compiti non definiti.
  • Pianifica (definisci) i tuoi compiti.

Queste cose cadono in un ciclo e si ripetono durante il giorno, la settimana, il mese e così via.

Pianificare i tuoi compiti sarà l'argomento del prossimo post di questa serie, quindi lasciamolo per ora e concentrati sulle prime due cose.

  • Attività / attività definite sono tutto ciò che è nella lista dei progetti, nella lista delle attività successive, nella lista dei futuri / forse e nel calendario. Sai, tutte le cose che avevi pianificato di fare alla fine.
  • Attività / attività non definite sono tutto ciò che ti sorprende, costringendoti a prendere qualche tipo di azione. Come quando il tuo coniuge ti chiama e urla che la tua casa è in fiamme. (Questo è un esempio estremo, ma sto solo cercando di ottenere il mio punto di vista.)

Definiti e indefiniti sono gli unici possibili tipi di compiti che potresti inciampare nel tuo cammino attraverso la vita. Tutto ti è familiare (cose che hai pianificato) o nuovo e inaspettato (cose che non avresti previsto sarebbero accadute).

Attività così definite che abbiamo coperto. Ogni volta che sei in vena di lavoro, ne scegli uno dal tuo elenco di attività successive ed eseguilo. Ma cosa fare quando si verificano compiti indefiniti? Li facciamo semplicemente, o cosa??

È qui che entra in gioco il grafico giornaliero dell'attività.

Conoscere il tuo grafico giornaliero di attività

Innanzitutto, il grafico stesso. Non scoraggiarti sin dall'inizio perché la cosa è in realtà abbastanza facile da capire - come spiegherò di seguito.

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C'è una cosa chiamata cose in cima al grafico. Cose sono tutto ciò che attraversa il tuo cammino durante il giorno - tutto ciò con cui la tua vita ti colpisce (i compiti non definiti). Ottenere una mail è a cosa. Venire con una nuova idea per qualcosa è a cosa. Ricevere una telefonata è a cosa. Anche ottenere un ordine diretto dal tuo capo è a cosa. In una frase - tutto ciò che richiede qualsiasi tipo di reazione da parte tua è a cosa.

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Quindi le cose vanno nella tua casella di posta. La posta in arrivo non deve essere una casella di posta effettiva, come una casella di posta elettronica o una casella di posta tradizionale nel cortile anteriore. Questo è semplicemente un luogo in cui atterrano tutte le cose in arrivo.

Puoi creare una cartella sul desktop del tuo computer, ad esempio. O scrivi tutto sulle note adesive e incollale sullo schermo del tuo computer. Oppure hai un contenitore speciale accanto alla tua scrivania. La scelta dipende da te. Qualunque cosa abbia più senso per te può essere usato come una casella di posta.

Quindi tutto atterra lì e aspetta fino a qualche ulteriore azione da parte tua. Quello che fai è prelevare qualcosa dalla posta in arrivo e rispondere alla prima domanda: Che cos'è? Devo (o voglio) fare qualcosa al riguardo?

Se la risposta è no allora hai quattro opzioni principali che puoi fare dopo.

  • Cestinare la cosa. Abbastanza auto-esplicativo.
  • Mettendolo nel tuo futuro / forse lista. Se pensi che potresti voler lavorare con questa cosa in futuro.
  • Pianificandolo nel tuo calendario. Se è necessario intervenire su di esso in una data e un'ora precise (ricorda che il tuo calendario è sacro).
  • Mettendolo nei tuoi file di riferimento. Se è solo una parte delle informazioni che vuoi mantenere, ma non è in alcun modo perseguibile.

Se la risposta è poi sorge una seconda domanda: È la prossima possibile azione?

Le cose non definite con cui ti trovi durante il giorno possono essere costruite in modo molto diverso. Possono essere semplici azioni ad azione singola (come una email che dice, “Prendi la spazzatura”, o potrebbero anche iniziare progetti massicci (come, “Inizia la campagna di marketing per Coca-Cola”). Quindi la domanda sopra è dove decidi se è il primo o il secondo. Pubblicità

Se è davvero qualcosa che sembra un nuovo progetto, allora devi metterlo nella tua Lista dei progetti, e poi fare un po 'di pianificazione intorno a esso per trovare un elenco di possibili compiti per questo (lo coprirò di più nella prossima post nella serie).

Tuttavia, se si tratta solo di un'attività / attività ad azione semplice, dovresti prendere in considerazione la possibilità di prenderti cura immediatamente. Da qui la terza domanda sul grafico: Posso farlo in meno di 2 minuti?

Perché la restrizione di 2 minuti? Perché se ti prendi cura di ogni singola azione che qualcuno ti manda sul posto, non potresti fare altro in un giorno. GTD ti protegge semplicemente contro una situazione in cui le attività in entrata stanno sabotando il tuo modo di lavorare.

Quindi, se puoi davvero farlo in meno di 2 minuti, allora semplicemente fallo. Un esempio di tale compito è uno che ti ho dato un paio di paragrafi sopra - qualcuno che ti diceva di portare fuori la spazzatura.

Sfortunatamente, la maggior parte delle attività non definite non può essere eseguita in meno di 2 minuti. Questa è solo la vita.

Ci sono due scelte per te in questo caso. Puoi delegarli o differirli.

  • Delegare qualcosa significa semplicemente inviarlo a qualcun altro. Il tuo assistente, il tuo appaltatore o chiunque altro tu debba risparmiare o trovare la cosa per un compito adatto. Una volta inviato l'incarico a loro, semplicemente mettilo nel tuo “Aspettando” Elenca in modo da non dimenticare di tornare da quella persona e chiedere dei loro progressi.
  • Differire qualcosa significa metterlo in uno dei due possibili luoghi: il tuo calendario o il tuo elenco di attività successive.

Inseriscilo nel tuo calendario se è assolutamente necessario farlo in una data specifica, altrimenti inseriscilo nell'elenco delle attività successive in modo da poter tornare ad esso quando decidi di lavorare sulle attività definite. Pubblicità

Questo è tutto ciò che c'è nel grafico. Seguirlo onestamente ti consente di gestire ogni attività indefinita in modo molto efficace.

I compiti indefiniti sono quelli che possono rovinare completamente la tua giornata perfettamente pianificata; GTD può aiutarti a prevenire una simile situazione.

Ora cosa?

Sappiamo cosa fare con i nostri compiti definiti (li facciamo semplicemente quando avete un po 'di tempo) e sappiamo anche cosa fare con i nostri compiti indefiniti (definirli come spiegato sopra). Ma c'è un'altra cosa rapida che voglio condividere con voi oggi. E questo è come rivedere il tuo lavoro ogni giorno / settimana, e in realtà essere a conoscenza di ciò che sta succedendo.

Ecco cosa faccio personalmente.

  1. Ogni giorno io inizia con il mio calendario. Perché so che i compiti più importanti per un dato giorno sono proprio lì. Compiti che non possono essere trascurati. Ti consiglio di fare lo stesso e iniziare la giornata controllando anche il tuo calendario.
  2. Quando ho finito con il calendario, prendo la mia lista di attività successive, seleziono una attività e inizi a eseguirla. Poi scelgo un altro compito, poi un altro e così via.
  3. Inoltre, una volta alla settimana faccio una recensione più ampia e guardo tutte le mie liste: Elenco dei progetti, Elenco Future / Maybe, Waiting for List, e mi assicuro che le mie priorità siano sempre le stesse e che voglio ancora eseguire tutte quelle cose che ci sono. Pianifico anche la mia prossima settimana e aggiorno tutto in modo che sia perfettamente in sintonia con i miei obiettivi e le mie priorità attuali. Questo è anche il momento per creare nuovi progetti e cancellare quelli vecchi - sai, ripulire le cose.

E questo è tutto. Tutta questa metodologia si riduce a queste semplici attività:

  1. Prenditi cura del tuo calendario.
  2. Prenditi cura della tua lista di attività successive.
  3. Rivedere tutto.
  4. Ripetere.

Ed è per questo che GTD è così efficace in un ambiente reale.

(Credito fotografico: frase decisionale tramite Shutterstock)




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