My Struggles With Email Triage

Mi piacciono le informazioni, probabilmente più di quanto dovrei. Sono riuscito a trovare un percorso di carriera in cui l'informazione è davvero denaro - se riesco a rompere una storia o creare una nuova prospettiva su di essa, posso mangiare alla fine della giornata. Sono costantemente alla ricerca di nuove informazioni che posso usare. Ricevo email su ogni sorta di cose, seguo quasi 300 blog e siti web tramite RSS e in genere cerco di sapere tutto nel momento in cui succede.

Per quanto ami le informazioni, tuttavia, sono disposto ad ammettere che ho un problema. Sto iniziando a diventare un po 'sovraccarico, e il mio vecchio sistema di triage di informazioni non funziona per me. Fino ad ora, leggere un'e-mail o un post e agire su di esso immediatamente o scaricarlo nella mia lista di attività future è stato sufficiente. Sono stato in grado di prendere un momento ogni volta che una nuova email è spuntata e basta andare per questo. Non più, però. Ho ricevuto abbastanza informazioni da me che il mio sistema ha bisogno di maturare. Pubblicità

Avevo già implementato le etichette, sia nel mio account di posta elettronica che nel mio lettore RSS, ma sono diventate l'ultima parola nel gestire le cose. Ad esempio, le newsletter via email sono tutte etichettate come tali e vengono lette solo quando sono state trattate questioni più importanti e sono state lette insieme. Lo stesso vale per blog e siti web. Ci sono alcuni siti che devo semplicemente leggere per fare il mio lavoro - quelli sono in cima alla mia lista. Tutto il resto può aspettare fino a quando ho bisogno di un nuovo progetto.

Lunedì ho iniziato un tentativo di ridurre il tempo speso per e-mail e altre informazioni. Fino ad ora, ho tenuto aperta una finestra del browser con la mia email, il mio lettore RSS e altri strumenti di informazione aperti in ogni momento. Mi sono rotto e ho preso il consiglio di quasi tutti gli esperti di produttività: ho chiuso la finestra. Ha fatto la differenza anche tu. Anche prendere un minuto per cancellare una e-mail è apparentemente sufficiente a spezzare il mio pensiero. Ci sono voluti forza di volontà - sono davvero un tossicodipendente - ma, lunedì, ho controllato la mia e-mail solo quattro volte nel corso della mia giornata di lavoro. Andava bene anche a me. So che ho fatto più cose di quanto avrei fatto normalmente, e nulla di importante è scivolato attraverso le fessure. Sono riuscito a mantenere la mia lettura di RSS e altra navigazione allo stesso intervallo di tempo. Pubblicità

Penelope Trunk ha detto qualcosa ieri, mentre spiega perché non arriva mai a quella prima, la cosa più importante sulla sua lista delle cose da fare immediatamente. Ha davvero risuonato con me: “... Mi siedo al lavoro alle 8 e rispondo alle email. Il che non è mai la cosa più importante, ma è sempre la più divertente, perché una casella di posta piena è come un secchio pieno di biglietti della lotteria: non si sa mai, ma speri sempre che ti piaccia.” (Il resto del post non riguarda l'e-mail, per la cronaca.) Questo è esattamente quello che succede a me! Mi siedo, inizio a leggere e faccio i miei primi compiti per elaborare alcune e-mail che non sono davvero importanti.

Leggi Successivo

10 piccole modifiche per far sentire la tua casa come una casa

Cosa rende felici le persone? 20 segreti delle persone "sempre felici"

Come affinare le tue abilità trasferibili per un interruttore di carriera rapido

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

Non ho toccato il mio computer per quasi 36 ore: da lunedì sera a mercoledì mattina. Ma quando ho effettuato l'accesso mercoledì e ho trovato 97 e-mail nella mia casella di posta, mi sentivo bene - così tante persone volevano parlare con il mio piccolo! L'ho ridotto a 60 e-mail di cui dovevo effettivamente fare qualcosa, dal rispondere a prendere appunti sul mio calendario. Non penseremo nemmeno a quanti aggiornamenti sono in attesa sul mio lettore RSS. Sapevo che dovevo davvero fare un po 'di rapido triage per assicurarmi che nulla fosse urgente, e poi passare a occuparmi del mio lavoro per quel giorno. Avrei potuto gestire qualcos'altro dopo e ho evitato di preoccuparmi di una crisi di tempo alla fine della giornata. Ma no. Mi sono lasciato coinvolgere dal piacere della mia e-mail e ho passato quasi due ore a leggere tutte quelle e-mail, a creare risposte e prendere appunti. Ho una bella casella di posta vuota da mostrare per questo, così come una serie di compiti annullati. Dire che sono caduto dal vagone lo farei alla leggera. Ancora peggio, mentre tentavo di concentrarmi sul mio lavoro, ho avuto un periodo molto difficile spostandomi a spendere di più un minuto o due sugli stessi pensieri. Pubblicità

Creare un nuovo metodo di elaborazione delle informazioni è un tentativo continuo per me. Sarebbe molto più facile se non mi piacesse leggere le notizie per il gusto di farlo, ma so che abituarmi a non avere informazioni sempre a portata di mano potrebbe essere l'unico modo per concentrarmi su cose importanti - le cose per cui vengo pagato. Per me, è questione di trovare un equilibrio tra la lettura delle informazioni che mi portano a lavori futuri e il completamento dei miei progetti attuali. Sto iniziando a pensare che, almeno per me, controllare la mia e-mail una volta al mattino e una volta la sera sarebbe un grande obiettivo. Non sono sicuro di quanto tempo ci vorrà per raggiungere questo obiettivo, ma sto lavorando per ripetere il successo di lunedì.

Hai qualche modo per mantenerti in pista? Trucchi per non perdere la posta elettronica e altre informazioni? Si prega di condividere - potrei aver bisogno di tutto l'aiuto che posso ottenere! Pubblicità