Le app GTD preferite dai lettori Lifehack.org

La settimana scorsa, abbiamo chiesto:

Quale applicazione di produttività / organizzazione online ritieni essenziale e perché? Cosa vorresti sostituire con se fosse scomparso domani?

Sono rimasto sorpreso da quante persone hanno scelto la suite di applicazioni per la produttività di Google: Gmail, Google Documenti, Google Calendar, iGoogle e così via. Non avevo davvero pensato a questi come “App GTD”, di per sé, ma a pensarci, non ha solo senso, ma me ne sono reso conto per molto tempo Io ho li uso come mie applicazioni GTD primarie. Pubblicità

Dopo aver provato a giocare con vari servizi basati su GTD sul web, mi sono ritirato nel mio fidato Moleskine e in un Treo sincronizzato con Outlook. Ad essere onesti, però, non utilizzo molto le app di produttività di Treo - trovo la tastiera per il pollice orribilmente scomoda e scomoda da usare, e la perdita di integrato il supporto per la scrittura a mano (dopo aver passato anni a padroneggiare Graffiti) rende la tastiera integrata l'unico modo di utilizzare Treo in movimento. Sì, ho utilizzato le sostituzioni Graffiti di terze parti e sì, ho una tastiera esterna, ma non funziona particolarmente bene.

Il che mi lascia il problema di come fare le cose quando sono lontano da casa - e sono lontano da casa molto. Come un gran numero di lettori di lifehack.org, anch'io ho creato un sistema sulle applicazioni di Google che è la spina dorsale della mia esistenza produttiva. Io uso:

• Google Documenti per la scrittura (recentemente sostituito con Buzzword, però)
• iGoogle widget per elenchi di todo, accesso ai file (con, ad esempio, il widget di Box.net), messaggi telefonici (utilizzando il widget di Callwave) e, naturalmente, accesso e creazione di documenti tramite il widget Google Documenti di Google.
• Gmail per email, naturalmente
• Google Notebook per prendere appunti, ma anche per creare presentazioni in classe. Ho spesso 5 o 6 video, pagine web e altri materiali online che voglio mostrare alle mie lezioni, quindi uso Notebook per acquisire e organizzare i collegamenti nell'ordine in cui voglio mostrarli.
• Io non uso Google Calendar, ma dovrei - fino a poco tempo fa non c'era un buon modo per sincronizzare Outlook e Google Calendar, e ci sono ancora problemi quando aggiungi il Treo (e anche se non uso molto il Treo per gli elenchi e documenti, uso estensivamente la funzione calendario, anche se eseguo la maggior parte delle mie modifiche su Outlook, non sullo stesso Treo).

Ultimamente, mi sono impegnato a utilizzare Toodledo, che non si sincronizza con il mio Treo ma offre una buona interfaccia mobile e consente l'accesso alle attività tramite il servizio Collegamenti di Jott. Il che significa che posso accedere a nuovi compiti tramite il riconoscimento / trascrizione del parlato incredibilmente accurato di Jott, superando i limiti della voce di testo su Treo. Pubblicità

Un'altra cosa che mi piace di Toodledo è che posso creare cartelle personalizzate, che mi consentono di classificare la mia lista di cose da progetti (molti sistemi GTD sono costruiti attorno all'idea di contesti, che per me non è così utile). E mi permette anche di farlo ignorare le mie categorie: posso organizzare per data e vedere solo i compiti che devo svolgere oggi, indipendentemente dal progetto a cui appartengono. Mi piace quella flessibilità.

Se Toodledo scomparisse, sarebbe abbastanza facile passare a un altro gestore di elenchi di cose da fare online. Hanno tutti punti di forza e di debolezza, ma raramente tutto ciò che mi impedisce di essere in grado di utilizzare quasi nessuno di loro. In questo momento, Remember the Milk sta andando bene. E ho anche guardato molto Sandy - potrebbe essere un buon sostituto, anche se non sono sicuro di volere che la mia email diventi la mia lista di cose da fare.

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I lettori di Lifehack.org hanno descritto una serie di sistemi interessanti che hanno messo insieme attorno alle varie app di Google, insieme ai loro suggerimenti per utilizzarli: Pubblicità

• Mark usa Gmail “elemento speciale” funzionalità per evidenziare gli elementi che richiedono un'azione.
• Miche descrive Google come “il mio completo sistema GTD”:
  

  Uso Gmail per ricevere la mia agenda giornaliera, che compilo ogni sera prima di andare a letto in Calendar e GTDInbox per gestire le mie attività. iGoogle mantiene i miei strumenti quotidiani di lavoro e di ricerca. Notebook mantiene le mie liste e frammenti di storie. Reader mi aiuta a trovare storie, insieme ai feed RSS delle ricerche salvate di Google.

• miss_mary dice che apprezza che lei possa accedere alle sue applicazioni Google facilmente, da qualsiasi luogo - utile per uno studente universitario.
  

  Apprezzo molto il calendario di Google. Il calendario di Google è molto intuitivo e puoi anche stampare le cose abbastanza facilmente. Anche il promemoria e le opzioni meteo del calendario di Google sono fantastici. È molto bello utilizzare il calendario di Google per organizzare tutti i tuoi obblighi. Inoltre, puoi anche stampare facilmente una guida quotidiana della tua giornata.

• E James Marwood offre un avvertimento agli utenti di Google: mette in atto un sistema di backup. Gli account Google possono essere compromessi, corrotti o cancellati per errore:
  

  [R] Ricorda che tutto dipende da quell'account Google e se lo perdi, perdi tutto il resto. Questo è MOLTO doloroso e non c'è nulla che possa davvero essere fatto se non ricominciare da capo. Con tutti i mezzi usare Google ma mantenere tutto in backup

Altre app consigliate dalle persone incluse:

• Diigo: Segnalibro sociale / sistema di ritaglio
• DropBoks: Archiviazione di file online
• iGTD: Sistema GTD basato su Mac
• Joe's Goals: Gestione degli obiettivi
• Jott: Trascrive i messaggi vocali in testo e li inoltra a e-mail, SMS e vari servizi web.
• Kalendra: Calendario basato su PC e gestore contatti
• Netvibes: homepage personalizzabile
• Nozbe: Sistema GTD
• OmniFocus: Task manager basato su Mac
• Plaxo: gestore contatti e sincronizzatore
• Ricorda il latte: Todo list manager
• sabbioso: Servizio di promemoria automatizzato
• Tiinker: Lettore di feed RSS e motore di raccomandazione
• Todoist: Todo list manager
• Toodledo: Todo list manager
• vitalista: Todo list manager
• Wrike: Task e project manager
• Zotero: Direttore di riferimento bibliografico

Molti di questi sono stati nominati sia come app di uso per tutti e come sostituti, il che suggerisce che il campo delle app per la produttività online si è sviluppato al punto che quasi tutte le attività sono coperte da numerose applicazioni valide, efficaci e quasi sempre gratuite oa prezzi accessibili. C'è una grande varietà di buoni sostituti per quasi tutte le app.

Questa è una buona notizia per le persone che, come me, sognano il giorno in cui il loro lavoro è accessibile da qualsiasi luogo, su qualsiasi computer. Forse è ora di iniziare a pensare a GTD 3.0… Pubblicità