Lezioni sull'elaborazione dell'email dalla Posta prioritaria di GMail

L'ultima funzionalità di GMail, Priority Inbox, è stata lanciata questa settimana a gran voce, tra le affermazioni di Google che accelererà l'elaborazione della posta elettronica e ridurrà il sovraccarico di informazioni. Il fatto che non produca alcun risultato, nonostante l'ultima tecnologia segreta che utilizza, potrebbe aiutarci a imparare alcune importanti lezioni sulla gestione della posta elettronica produttiva.

Google afferma che i test interni hanno rivelato che lo strumento salva la persona media circa 6 minuti al giorno. Pubblicità

È difficile vedere come, quando ti accorgi che tutto ciò che lo strumento sta facendo è rimescolare la posta in arrivo di Inbox. Per tracciare una semplice analogia, immagina il tuo postino che consegna la tua posta in due lotti (assumendo che tutta la posta indesiderata sia stata gettata via). Un lotto è legato con una stringa e contrassegnato “priorità alta.” L'altro batch si trova in una piccola scatola ed è contrassegnato “bassa priorità.”

Mentre questo sarebbe un buon servizio, difficilmente produrrebbe alcun risparmio in termini di tempo o di impegno. Indipendentemente dal fatto che si inizi con gli articoli con priorità alta o bassa, il risultato finale è praticamente nullo: ogni pezzo di posta deve ancora essere aperto e letto e deve essere presa una decisione in merito alle informazioni che contiene.

Poteva anche colorare il codice, alfabetizzarlo e ordinarlo per peso, codice postale e dimensioni, ma allora? Pubblicità

Alla fine di tutte queste attività, avresti ancora la stessa quantità di tempo per elaborare l'intero lotto. Se questo suona un po 'come ha chiamato mia madre “giocare con il cibo prima di mangiarlo” allora dovrebbe ... perché è tutto ciò che è; una comodità leggermente confortante che non fa differenza per il tempo necessario per elaborare la tua e-mail o per i reali problemi di sovraccarico di informazioni.

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Ecco cosa è probabilmente successo: un gruppo di Googleheads si è seduto attorno e ha capito che potevano applicare la tecnologia utilizzata nel filtraggio Spam al problema di ridurre l'overload di informazioni ordinando le caselle di posta in arrivo dell'utente. Nessuno ha fatto il passo successivo per porre l'ovvia domanda: “Quale nuova abitudine o cambiamento di comportamento stiamo cercando di promuovere?”

Quando lo guardi da quella prospettiva, è facile vedere che il nuovo strumento potrebbe promuovere alcune cattive abitudini. Ormai, tutti sanno che Zero Inbox è meglio avere di una casella di posta che è piena di decine di migliaia di messaggi. Per coloro che non stanno attenti, Priority Inbox faciliterà l'elaborazione delle e-mail con priorità più elevata, lasciando le priorità a bassa priorità a languire per “dopo.” Ciò porterà a un ulteriore sovraccarico dell'email, come illustrato in questo esempio. Pubblicità

Il professionista medio che lavora riceve oltre 140 email al giorno e immaginiamo che 20 di queste siano di alta priorità. Ciò lascia 120 email di bassa priorità, che saranno ignorate in un dato giorno. Il giorno seguente, se vengono ripetute le stesse azioni, il numero di email non lette a bassa priorità diventa 240, quindi a 360 il successivo. “Gestire solo le email con la priorità più alta” è proprio l'abitudine che il concetto Zero Inbox intendeva risolvere e incoraggia gli utenti ad accumulare e-mail nella loro Posta in arrivo.

L'utente medio di Posta prioritaria di Gmail potrebbe davvero peggiorare le cose per sé e per gli altri, semplicemente perché Google non ha svolto i compiti a casa e ha capito esattamente quali nuove abitudini stanno chiedendo all'utente di adattare.

Fortunatamente per noi, ci sono alcune buone lezioni da imparare in tutto questo. Pubblicità

1. Prima abitudine, seconda tecnologia

Ci sono più nuove tecnologie che ci vengono ogni giorno, ed è una cattiva idea valutarne il valore in base a chi l'ha creato, quanto è affascinante o come funziona. Invece, dobbiamo concentrare la nostra attenzione sui nostri modelli di abitudine e chiederci “Quale cambiamento di abitudine benefica faciliterà questa nuova tecnologia?” e “Posso apportare le modifiche alle abitudini che sono necessarie?” Solo allora dovremmo guardare alla tecnologia che ci aiuterà. Troppo spesso, abbiamo tutto indietro, decidendo di usare una nuova tecnologia e abbandonando le abitudini per sistemarsi. Testimoniare il problema sulle nostre strade di sms mentre guidiamo come un perfetto esempio di un cambiamento di abitudini guidato dalla tecnologia.

2. La produttività in primo luogo, la convenienza in secondo luogo

Mentre valutiamo le innovazioni, è facile essere distratti dal fattore cool. La TV mobile, per esempio, sta diventando una realtà, ma è difficile immaginare che chiunque sarà più produttivo perché porta con sé un televisore per ogni riunione, conversazione e workshop. Dobbiamo essere spietati con la nostra attenzione e assicurarci che gli strumenti che usiamo ogni giorno ci rendano effettivamente più produttivi, piuttosto che aggiungere un po 'di comodità dove non è necessario.

3. Attenzione focalizzata in primo luogo, distrazioni in secondo luogo

Molti studi dimostrano che il nostro lavoro migliore viene dall'attività silenziosa, e sicuramente non dal saltare tra ping, anelli, cicalini, segnali acustici e vibrazioni casuali. Dobbiamo scegliere strumenti e dispositivi che ci aiutino a gestire la nostra attenzione in modo da fare un buon lavoro, piuttosto che quelli progettati per portarci via da ciò che è importante per altre cose che catturano la nostra attenzione semplicemente perché lo lasciamo.

Non c'è fine alle innovazioni che stanno arrivando sulla nostra strada, e il resto della nostra vita sarà pieno di scoperte sempre più affascinanti. Ci sarà di più “Posta in arrivo di produttività” che attirano l'attenzione della stampa, dato che ogni azienda spinge la busta per fare più soldi.

Tuttavia, queste innovazioni devono essere tutte filtrate prima che possano essere applicate alle nostre circostanze individuali, e dobbiamo essere noi a decidere come influenzare le nostre abitudini, la produttività e l'attenzione in modo da finire con i risultati finali che vogliamo in tutte le aree delle nostre vite.