È tempo di pensare davvero all'e-mail

Pensa al tuo rapporto con la tua casella di posta.

È durato abbastanza.

L'e-mail è riuscita a impossessarsi di troppe vite, distraendoci da ciò che dovremmo davvero fare riempiendoci di nuovo in risposta ai messaggi che ci giungono su base continuativa.

La tecnologia della posta elettronica è meravigliosa in quanto possiamo effettivamente comunicare tra loro da estremità opposte del globo o da destra della porta accanto con solo pochi tasti e un “Fruscio” dagli altoparlanti del nostro computer, ma ha un costo che sta andando fuori controllo.

Con le nuove tecnologie spesso siamo così entusiasti di ciò che può fare che ci dimentichiamo di ciò che era destinato a fare. Iniziamo a consentire alla tecnologia di orientarci piuttosto che viceversa. Un telefono che risponde riceve una risposta perché sta squillando semplicemente, un fax viene prelevato perché è appena stato appena inviato per fax. E così va con la posta elettronica. Ma non deve essere così. Pubblicità

È tempo di pensare davvero alle e-mail, dall'interno verso l'esterno.

L'email è definita come segue:

“... messaggi distribuiti per via elettronica da un utente di computer a uno o più destinatari tramite una rete.” - tramite l'applicazione del dizionario nativo di Apple

Let's break in un po '. Ma quello che ho trovato abbastanza inquietante fin dall'inizio è la frase di esempio offerta con la definizione: Pubblicità

“Leggere l'e-mail è diventato il primo compito del mattino.”

Ugh. Non è esattamente il modo più produttivo per iniziare la mattinata. Ma sto divagando.

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Email è un'abbreviazione di “mail elettronica”, che ci riporta al termine “posta”, che è:

“... lettere e pacchi trasportati dal sistema postale.” - tramite l'applicazione del dizionario nativo di Apple

Tutto ciò può sembrare piuttosto ovvio per molti di voi. Ma lascia che ti chieda: sei mai stato in piedi davanti alla porta in attesa che arrivasse la posta? Occasionalmente potresti aver bisogno di ricevere un pacco o una lettera particolari. Ma lo hai fatto ogni giorno, controllandoti ogni tanto per vedere se la posta è arrivata? Probabilmente no.

Quindi, perché così tanti di noi lo fanno quando si tratta di e-mail?

L'aspetto istantaneo della posta elettronica ha creato una reazione in molti di noi che sarebbe assurda se la applicassimo a vecchi regolari “posta ordinaria”. Cercare di evitare di reagire in questo modo alla posta elettronica è difficile perché non sono solo le tue abitudini che devono essere violate, ma le abitudini di coloro che ti inviano i messaggi. Cercando di spiegare loro che sarai meno reazionario quando la tua casella di posta in arrivo segnala che è arrivato un nuovo messaggio è una sfida, e sarà una pillola molto dura per molti da ingoiare.

Ma deve essere fatto. Pubblicità

Raramente (se mai) le persone hanno permesso al servizio postale di dettare le loro giornate. Quando arrivò la posta, rimase nella casella di posta finché non fu pronta per essere ripresa. In alcuni casi, sarebbero passati diversi giorni prima che tu andassi all'ufficio postale a prenderlo. Anche se avessi recapitato la posta alla tua porta, non avresti sempre saltato quando il postino arrivò per consegnarlo. Dobbiamo iniziare ad applicare la stessa pratica alla nostra posta elettronica. Dobbiamo essere più proattivi con esso che reattivi. Dobbiamo governare la nostra casella di posta elettronica anziché lasciarci governare.

Quando il tuo programma di posta elettronica segnala che è arrivato un messaggio, non è un comando da controllare. È un allarme È una notifica. Hai voce in capitolo quando ti avventurerai nella tua casella di posta. Una volta che inizi a riprendere il controllo della posta elettronica, scoprirai che entrare nel tuo programma di posta elettronica è meno complicato e più una questione di routine, una routine che hai progettato. Pensaci: quante email sono nella tua casella di posta in questo momento? Perché sono lì? È perché hai ancora a che fare con loro e non ne hai voglia? È perché stai usando la tua casella di posta per gestire ciò che devi fare quotidianamente piuttosto che usare la tua casella di posta come mezzo per raccogliere informazioni da aggiungere al posto che dovresti mettere per poter gestire correttamente le tue attività?

Perché la posta elettronica sembra più importante della posta non elettronica?

Certo, la posta elettronica ha anche sostituito il telefono in molti casi. Eppure ci sono momenti in cui abbiamo “ha tenuto le nostre chiamate” quando facciamo qualcosa che richiede attenzione totale e nessuna distrazione o interruzione. Lo facciamo anche per la posta elettronica? Dovremmo. Pubblicità

Email alternative

1. Messaggistica istantanea. Dovrebbe essere usato quando una risposta è necessaria immediatamente. Pensa a questo come al telefono per il 21 ° secolo.
2. Telefono. Funziona ancora meglio di entrambe le e-mail per trasmettere l'importanza delle questioni a portata di mano. L'instant messaging è più efficiente nel consentire alle persone di tenere traccia delle conversazioni, ma il telefono è più ... umano.
3. Social networks. Prende cose al di fuori della tua normale casella di posta elettronica e spesso funziona meglio per condividere elementi. Finché la privacy non è la preoccupazione principale, i siti di social network come Facebook, Twitter e Google+ possono mantenere la posta in arrivo disordinata.

Cosa c'è nella tua casella di posta?

È tempo di pensare all'e-mail così com'è: un metodo di comunicazione che è più veloce della maggior parte degli altri tipi che abbiamo a disposizione nella società di oggi. Non è qualcosa che dovrebbe impedirci di fare il lavoro importante; è quello che dovrebbe permetterci di avere le informazioni di cui abbiamo bisogno per fare più del lavoro importante. Deve essere usato di conseguenza, sia da quelli di invio e ricezione.