Google è pronto a gestire la tua attività? (Parte 1 di 2)

Come fan delle applicazioni online, Web 2.0, ho seguito a lungo la costante stabilità dei servizi basati sul web di Google, da Google Docs a Google Voice a Google Reader. La loro ampia e crescente raccolta di applicazioni e servizi online rende sempre più possibile prendere in considerazione la gestione della maggior parte della tua attività utilizzando applicazioni Google gratuite (oa basso costo). Persino le grandi aziende sono entrate in azione, con mega-società come GE che offrono alla suite Google Apps for Business di Google un vortice. E con le aggiunte recenti alla stalla di Google come Postini, un servizio di sicurezza e individuabilità della posta elettronica, molti problemi di sicurezza e conformità stanno finalmente iniziando a essere affrontati. Pubblicità

Anche se in realtà non gestisco un'azienda più grande di me, di recente ho dato un'occhiata alle offerte di Google e al modo in cui potrebbero essere utilizzate in un contesto aziendale di piccole e medie dimensioni. Qui esamineremo alcuni dei compiti di base che le aziende devono realizzare: comunicazione, produttività e promozione e in che modo i servizi di Google, sia quelli contenuti nel pacchetto Google Apps che tra i loro servizi standalone, possono aiutare le aziende a svolgere il lavoro - e dove Google non sembra proprio lasciare il segno.

Comunicazione

Una delle funzioni fondamentali di qualsiasi azienda è la comunicazione, sia tra i suoi dipendenti che con i clienti, i fornitori e i media. Google Apps combina email, chat, calendario, creazione e modifica dei documenti e strumenti di collaborazione in una suite. Altri servizi includono Google Voice (precedentemente Grand Central), un servizio di inoltro telefonico e di posta vocale che offre anche chiamate in uscita a basso costo. Pubblicità

Tra questi servizi, Gmail è facilmente il più forte. Come parte di Google Apps, le aziende possono impostare rapidamente indirizzi email @ tuodominio.com, ognuno con la propria casella di posta elettronica online. L'integrazione di Gmail con la potente tecnologia di ricerca di Google semplifica l'accesso alle informazioni archiviate e l'accesso POP e IMAP completo ti consente di accedere alla posta elettronica tramite il client desktop di tua scelta, incluso Outlook.

Leggi Successivo

10 piccole modifiche per far sentire la tua casa come una casa

Cosa rende felici le persone? 20 segreti delle persone "sempre felici"

Come affinare le tue abilità trasferibili per un interruttore di carriera rapido

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

Gli utenti online di Gmail hanno anche accesso a una serie di funzioni di Google Labs (accessibili dall'angolo in alto a destra di Gmail), come la possibilità di salvare e riutilizzare il testo di boilerplate. L'interfaccia online include anche un semplice task manager, condiviso con Google Calendar, che consente di inserire attività datate direttamente sul tuo calendario senza uscire da Gmail. La gestione dei contatti di Gmail è abbastanza debole, senza nulla come la gestione delle relazioni con i clienti (sebbene gli utenti di Salesforce.com possano usufruire di Salesforce per Google Apps, che si integra con Gmail, Google Calendar, Documenti e Google Talk). Pubblicità

Postini, una nuova acquisizione di Google, fornisce sicurezza basata su regole e archiviazione e rilevabilità delle e-mail per le aziende che devono assicurare la conformità HIPAA o Sarbanes-Oxley o semplicemente bisogno di un elevato livello di sicurezza sia sui messaggi in entrata che in uscita. Alcuni dei servizi di Postini sono integrati con Google Apps Premier; altri devono essere acquistati separatamente. Tutte le funzionalità di Postini sono disponibili anche per gli utenti non Gmail instradando la tua posta elettronica attraverso i server di Google.

Google Talk non è il sistema di messaggistica istantanea più popolare in circolazione, ma offre una potenza più che sufficiente per le comunicazioni tra uffici. È possibile accedere al servizio tramite un client dedicato, un client pop-up all'interno di Gmail o client di terze parti come Digsby o Pidgin. Le funzionalità vocali e video sono decenti, ma non hanno la capacità di passare a telefoni standard come Skype o altri sistemi VoIP. Pubblicità

Google voce sostituisce i tradizionali servizi di posta vocale e di inoltro, offrendo agli utenti un unico numero di telefono che può essere inoltrato a uno, alcuni o tutti gli altri numeri di telefono dell'utente o diverse combinazioni di telefoni in base alle regole create dall'utente. I messaggi possono essere recuperati tramite la tradizionale casella vocale, oppure i file audio possono essere inviati via email. Sfortunatamente Google Voice non offre un servizio a livello aziendale che gli consenta di sostituire un sistema PBX. Inoltre, al momento, non è completamente aperto al pubblico e richiede un invito per iscriversi.

Per tenersi aggiornato sulle notizie del settore, sugli eventi mondiali, sui blog, sulle ricerche su Twitter e persino su informazioni e aggiornamenti all'interno della propria organizzazione, il servizio gratuito lettore Google offre forse il miglior lettore RSS sul mercato. Poiché la maggior parte delle app della suite Google (così come altre applicazioni e servizi online) offrono un flusso di aggiornamenti tramite RSS, Reader può facilmente diventare il “mozzo” della tua attività. Per tenere d'occhio il modo in cui la tua azienda viene discussa sul web, aggiungi feed da Google Alert, che ti consente di creare ricerche sui motori di ricerca di Google, web, notizie, blog o video, nonché all'interno di Google Gruppi o di tutti e cinque con un “globale” ricerca. Tutti ti permettono di sapere quando un termine particolare compare tra i primi 10 risultati di ricerca (20 per Web, 50 principali per Google Gruppi) con quel termine. Gli avvisi di Google sono ideali per tenere traccia del modo in cui la tua azienda o i tuoi prodotti vengono scritti sul Web - impostali per la tua azienda e i nomi dei marchi, nonché per le ricerche generali nel tuo campo per tenere traccia della concorrenza. (Google Alert può anche essere inviato via email).

Per la comunicazione tra i gruppi di progetto, provare a impostare un elenco privato Google Gruppi, un sistema di gestione dell'elenco di e-mail gratuito. I gruppi possono essere pubblici o disponibili solo alle persone che aggiungi direttamente, consentendo la comunicazione sia all'interno della tua organizzazione che con il tuo pubblico. Come tutti i prodotti Google, la possibilità di effettuare ricerche nei tuoi archivi utilizzando il motore di ricerca di Google è il punto di forza del servizio, che è altrimenti paragonabile ad altri servizi di mailing list come Yahoo Groups.

Nella parte 2 di questo post, discuterò delle offerte di Google per la produttività e la promozione. Per essere onesti, però, le offerte di Google nella comunicazione sono il loro punto di forza; le loro applicazioni di produttività, anche se utili, tendono ad essere molto più limitate rispetto alle offerte simili, anche alla loro concorrenza online. Concluderò con una breve valutazione di dove i servizi di Google possono o meno essere scelte appropriate per le piccole e medie imprese. Ci vediamo!