Impressionando il tuo capo con Time Management 2.0

Sai che hai un po 'di problemi quando il tuo capo ti dice che devi migliorare le tue capacità di gestione del tempo.

In passato, quando i budget per la formazione erano in qualche modo normali, la soluzione era semplice. Iscriviti per un corso nel New Jersey, assicurati che il capo sia coinvolto nella pianificazione, offri un corso post-pagina di una pagina “sommario,” ed e-mail un ringraziamento per l'opportunità che cambia la vita.

Semplice.

Al giorno d'oggi, tuttavia, è probabile che il capo neghi il costo delle spese di iscrizione, volo, hotel e pasti, pur aspettandosi di vedere qualche miglioramento.

Nessuno ha il tempo di leggere uno di quei libri pieni di “Le 1001 Punte folli di persone anormalmente anali e ossessive.” Che cosa deve fare un professionista già sopraffatto? Pubblicità

Rendere il compito più difficile è il fatto che il tempo in realtà non può essere gestito da nessuno - il termine è fuorviante. Come si chiama “scarsa gestione del tempo” è più di un giudizio che il tuo capo sta facendo sulle risposte ritardate, sugli appuntamenti mancati, sulle promesse non mantenute, sul comportamento stressante e sulle e-mail non risposte. Sono davvero sul tempo?

Oltre a fingere un improvviso impulso di motivazione, ci sono in realtà alcuni semplici cambiamenti nel comportamento (cioè abitudini) che chiunque può implementare che in realtà fanno la differenza perché sono abbastanza visibili all'Uno in Carica.

Abitudine n. 1: proprietario del tuo sistema

È importante, presto, dimostrare al tuo capo che ti stai prendendo in carico della situazione. Il modo più semplice per farlo è convincere te stesso che hai effettivamente un sistema di gestione del tempo, e che stai per dargli una recensione seria e un possibile aggiornamento.

Il tuo sistema comprende le tue abitudini, le richieste di tempo che entrano nella tua vita e l'obiettivo generale (per la maggior parte delle persone l'obiettivo del loro sistema è produrre qualcosa come “maggiore produttività” o “pace della mente.”)

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Dai al tuo capo aggiornamenti sui tuoi progressi nella modifica del tuo sistema e qualche idea degli aggiornamenti che stai effettuando. Prima di esaurire e acquistare un organizzatore da $ 500, tuttavia, assicurati di implementare le altre abitudini di seguito.

Abitudine n. 2 - Scrivilo ALL Giù

Scrivi tutto ciò che il tuo capo ti dà da fare in un blocco che viaggia con te ovunque. Pubblicità

Mai, mai fare affidamento sulla tua memoria, e in quei momenti in cui si è tentati di farlo, non farlo mai. Quando sei con il tuo capo e stai tirando la brezza sopra i drink, porta con te il tuo taccuino per catturare l'idea interessante che ti viene in mente tra i martini.

Ad un certo punto, il tuo capo chiederà - “Che succede con il pad?”

Spiegare: “È il punto di accesso più importante al mio nuovo sistema di gestione del tempo.” Questo potrebbe benissimo essere uno dei modi in cui puoi dimostrargli che il tuo sistema sta subendo una profonda revisione.

Abitudine n. 3: mai dire “sì” Senza controllo

Quando il tuo capo ti chiede di fare qualcosa, mai, mai dire “sì” senza controllare il tuo calendario.

Questa è un'abitudine critica da sviluppare e una che ti servirà per tutta la vita.

Il punto qui è semplice: come professionista, il tuo tempo è prezioso e dipendenti che dicono sempre “sì” senza considerare il resto del lavoro che hanno bisogno di completare sono sottosviluppati o irresponsabili. Entrambe le opinioni, se lasciate a soffermarsi troppo a lungo possono essere un bacio di morte. Pubblicità

Il punto non è quello di essere un coglione.

Invece, il punto è dimostrare la volontà di saltare immediatamente sul compito. Allo stesso tempo, mostra l'impossibilità di eseguire il commit senza sapere esattamente quale sia la data di scadenza, e come l'attività deve essere pianificata in anticipo o in ritardo rispetto agli altri impegni.

Questa è una pratica così potente che molti non riescono a implementare anche dopo molti anni in ufficio che vale la pena iniziare ora - anche quando sai che il tuo calendario è vuoto.

All'inizio, il risultato finale potrebbe non cambiare molto in termini di parole “sì” o “no” ma il tuo capo otterrà il punto: sei qualcuno che prende sul serio il loro tempo.

Per i punti extra, fai sapere al tuo capo che nel tuo nuovo sistema di gestione del tempo non ti programmi mai senza considerare tutti i tuoi impegni. Questa pratica ti assicura una possibilità realistica di soddisfare tutti i tuoi impegni.

Abitudine n. 4 - Controlla solo l'email su un programma

La quarta abitudine è forse la più difficile da implementare, perché il tuo capo saprà solo che lo stai usando quando si verifica un errore. Pubblicità

Attuare la pratica di controllare la posta elettronica a orari programmati durante il giorno. Quando arriva l'ora programmata, dedica tempo sufficiente per leggere ed elaborare ogni singolo messaggio.

Tra gli orari pianificati per leggere l'e-mail, resta fuori dalla tua casella di posta elettronica e visitala solo se hai più tempo a disposizione.

Il momento cruciale verrà quando il tuo capo ti manda un'email che non hai letto, a quel punto spiegherai “Non l'ho ancora letto. Nel mio sistema di gestione del tempo, sto programmando gli orari specifici in cui leggo le e-mail in modo da poter elaborare ogni singolo elemento in qualche modo. È meglio chiamarmi sulla mia cella per articoli urgenti.”

La buona notizia è che se mantieni questa pratica, diventerà più facile raggiungere l'obiettivo che così tanti desiderano: una casella di posta elettronica vuota.

Quando l'obiettivo è raggiunto, puoi anche dirlo al tuo capo “Il mio nuovo sistema mi consente di mantenere una casella di posta vuota (o zero). Avevo 10.000 e-mail non lette ed è rimasto vuoto per sei mesi.”

La maggior parte dei capi guarderà con stupore perché hanno 20.000 articoli non letti e vogliono quello che hai. Oppure ti daranno un sorriso complice e un occhiolino che dice “Benvenuto nel club.”

Entrambe le risposte ti diranno che hanno trasformato la percezione e fatto ciò che ti è stato chiesto. Il tuo capo ha visto le tue nuove abilità in azione e hai invertito una percezione dannosa.