Come scrivere grandi minuti per le riunioni, quindi niente si perde in traduzione

  • Matthew Goodman
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All'inizio, scrivere i verbali della riunione può sembrare un compito scoraggiante. C'è un gruppo di persone che parla di numerosi argomenti in una quantità di tempo scricchiolante. Il tuo compito è decidere cosa è più importante e registrarlo in modo tale che sia chiaro per tutti da rivedere in seguito.

I verbali delle riunioni sono preziosi per diversi motivi. Possono essere fondamentali per mantenere i membri del team responsabili. Sono usati per informare coloro che non erano presenti all'incontro. Sono un record storico in modo che le idee e le decisioni non vengano dimenticate.

Mantenere i minuti per le riunioni può essere stressante, ma possono essere inestimabili. I membri del tuo team saranno estremamente grati quando potrai estrarre i verbali delle riunioni in futuro per ricordare loro compiti importanti e rispondere alle domande dimenticate.

I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a creare minuti di riunione efficaci. Anche se hai avuto esperienze che richiedono alcuni minuti prima, potresti trovare qualcosa che ti aiuterà a renderti più efficace:

1. Sapere cosa sarà l'incontro in anticipo

Chiunque sia incaricato dell'incontro dovrebbe avere un ordine del giorno da preparare prima della riunione. Puoi usare questa agenda per preparare la tua organizzazione di note, che ti sarà molto grata per dopo.

Per organizzare le tue note, sarà utile creare un modello che puoi compilare rapidamente durante la riunione.

Se non hai un ordine del giorno, forse quel compito ricadrà su di te. Un'agenda è molto utile per aiutare le riunioni a funzionare in modo fluido ed efficiente.

Puoi spronare il tuo gruppo dirigente per crearne uno. Oppure puoi crearne uno chiedendo in giro per quali punti di discussione hanno i leader della riunione. Pubblicità

2. Impostare il modello dei minuti di riunione

Sarà più facile regolare le tue note digitali in caso di errori o modifiche. Se non sei un forte typer, potrebbe essere meglio attaccare con carta e penna e quindi riscrivere ciò che è più importante dopo.

Per le note digitali pulite, puoi provare a utilizzare i modelli di newsletter via email che puoi trovare online per rimanere organizzati. Sono visivamente attraenti per la condivisione (ne parleremo più avanti). Le note digitali saranno anche più facili da distribuire in generale.

Un'altra opzione per la creazione di un profilo digitale è utilizzando le tabelle in Google Documenti. Scegli o crea il modello o il programma giusto per adattarlo alle informazioni che dovrai scrivere.

3. Organizza ciò che scriverai

Ogni organizzazione e forse il team avranno modelli di ricerca diversi per i loro minuti di riunione. L'importante è decidere quali informazioni sono importanti e creare un'organizzazione chiara che lo circonda.

Si consiglia di consultare i membri della riunione prima e dopo ciascuna riunione per vedere quali sono le loro preferenze per i verbali della riunione.

Ecco alcuni elementi importanti da inserire nel verbale della riunione:[1]

  • Data e ora
  • I partecipanti
  • Minuti dalla riunione precedente
  • Decisioni prese, elementi di azione
  • Prossima data e ora della riunione

I partecipanti sono importanti per essere elencati in modo che possano essere ritenuti responsabili e ai fini della conservazione dei registri. Puoi anche elencare chi non è stato in grado di partecipare alla riunione ed essere sicuro di avere qualcuno che riveda i verbali della riunione con loro più tardi.

Per gli elementi di azione, assicurati di elencare i passaggi specifici che devono essere presi e chi è responsabile per ogni porzione. Gli elementi di azione dovrebbero risaltare tra tutti i contenuti della propria sezione o inseriti in caratteri in grassetto. Questi sono probabilmente gli elementi più importanti dei minuti di riunione. Pubblicità

Ancora una volta, i membri del team possono desiderare più o meno contenuti in base alle prime prove. Consultatevi con loro per scoprire cos'altro dovrebbe essere incluso o cosa dovrebbe essere rimosso. Possono anche preferire un layout di design diverso.

Prendi feedback con un pizzico di sale e cerca di ottenere un consenso di gruppo il più possibile. Ciò che una persona potrebbe preferire potrebbe non essere la migliore per l'intero gruppo.

4. Prendi appunti

Esistono molti metodi per prendere appunti, quindi dovrai trovare quello che funziona meglio per te.

Ricorda che non è necessario scrivere ogni parola detta. Basta scrivere una versione ridotta di ciò che è importante per i membri della riunione da ricordare in seguito.

Se sei preoccupato di raccogliere tutte le informazioni importanti, puoi persino provare a registrare le note con il tuo telefono o computer per rivederle in un secondo momento. Sii accurato, ma non stressarti.

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Puoi sempre chiedere a qualcuno di rivedere rapidamente tutto ciò che potresti aver perso. La vostra squadra sarà grata quando chiedete chiarimenti perché capiscono l'importanza di avere quei dettagli in seguito.

Se ti ritrovi a lottare per stare attento, i tuoi minuti di incontro probabilmente soffriranno. Assicurati di avere abbastanza energia facendo uno spuntino e bevendo prima. Elimina le distrazioni come il telefono. Potresti dover sacrificare seduto accanto al tuo collega preferito se ti trovi a sussurrare avanti e indietro troppo.

Ricorda solo l'importanza del tuo compito. Non vuoi essere responsabile della mancanza di una decisione importante o di un elemento di azione. Pubblicità

Alcuni articoli dovrebbero avere le date di scadenza. Gli elementi di azione potrebbero richiedere passaggi elencati da eseguire. Tutti gli elementi di azione dovrebbero avere un nome associato a chi li sta realizzando.

Se il leader della riunione non riesce ad assegnare un oggetto d'azione a qualcuno o ad una data di scadenza, apprezzeranno la richiesta. Steve Jobs di Apple ha avuto un “Persona direttamente responsabile” (DRI) per ogni attività assegnata in una riunione.

Le scadenze e i nomi assicurano che le attività vengano eseguite. Questa non è una lista della spesa, è una mappa per la prossima settimana.

5. Rendilo attraente

A che serve incontrare i minuti se nessuno vuole leggerli?

Dovresti già avere un modello ordinato e ordinato. Aggiungi elementi che renderanno più facile la digerire come un uso corretto dei caratteri in grassetto e del corsivo. I caratteri in grassetto possono essere utilizzati per le intestazioni di sezioni o per evidenziare informazioni molto importanti.

Non usare troppo il carattere in grassetto, altrimenti perderà il suo valore e si ingombrerà. I caratteri colorati possono anche sembrare appiccicosi o attirare troppa attenzione; quindi fai attenzione a come li usi.

Un bordo colorato potrebbe essere efficace per delineare una sezione importante dei punti d'azione. Sperimenta e scopri cosa funziona meglio per rendere i tuoi minuti di riunione interessanti.

Oltre a mettere in evidenza le informazioni importanti con un design accattivante, puoi sfruttare l'opportunità di migliorare il marchio all'interno del luogo di lavoro. Includendo il branding nei minuti della riunione, è possibile ispirare una maggiore coerenza del marchio tra i membri del team.[2] Vedranno lo sforzo che stai facendo e quanto è attraente il materiale, quindi vorranno applicarlo alle loro uscite. Aggiungi il logo della tua organizzazione e i colori del marchio. Pubblicità

Soprattutto però, mantenere i minuti di organizzazione digeribili.

6. Distribuisci i minuti

I minuti di riunione dovrebbero essere distribuiti il ​​prima possibile dopo la riunione, in modo che i membri del team possano lavorare sugli elementi di azione. Questo è anche cruciale per chiunque abbia perso l'incontro.

È più facile distribuire i minuti digitalmente tramite e-mail o fornendo un link a Google Doc che tutti possono guardare. Molte persone preferiscono ancora una copia stampata da conservare con loro. In questo modo possono prendere appunti su di esso e attraversare fisicamente gli oggetti mentre li completano.

È possibile avere quelli disponibili in un punto comune in ufficio o chiedere a chi piacerebbe una copia stampata consegnata a loro.

Pensieri finali

I verbali delle riunioni richiedono un processo di dedizione e perfezionamento. Di tanto in tanto, probabilmente sentirai un reclamo di un collega in merito a qualcosa che manca nei verbali della riunione.

Non prenderlo sul personale. È un compito difficile che richiede molta concentrazione e impegno. Ci possono essere momenti in cui la tua squadra non apprezza pienamente i verbali delle riunioni. Ma non sai mai in quale giorno o settimana saranno davvero nei guai senza di loro.

Il tuo compito di prendere i verbali della riunione è inestimabile perché tieni il team responsabile. La tua tenuta dei registri li rende più efficienti perché siamo onesti, gli umani sono spesso smemorati. È grazie a te che le riunioni rimangono significative per tutta la settimana.

Buona fortuna mentre definisci e perfeziona il tuo processo. Continua a ricevere feedback per migliorare le tue abilità e modelli. Ogni gruppo è diverso e preferirà avere diversi tipi di minuti di riunione. Trova ciò che funziona meglio per la tua squadra.

Con i tuoi grandi sforzi, stai guidando la tua squadra verso una migliore efficienza e responsabilità.

Credito fotografico in primo piano: Unsplash via unsplash.com

Riferimento

[1] ^ Albicocca selvatica: come scrivere minuti di riunione efficaci (con modelli ed esempi)
[2] ^ LucidPress: come mantenere la coerenza del marchio man mano che la tua azienda cresce



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