Come utilizzare un calendario per creare tempo e spazio

C'è stato un sacco di discussioni online e fuori su come un calendario si inserisce nel proprio sistema di produttività. La regola generale è che gli appuntamenti programmati dovrebbero andare nel tuo calendario, mentre le attività e simili dovrebbero andare in qualsiasi sistema di gestione delle attività che usi.

Ciò che spesso si perde nella discussione è quali appuntamenti devono essere inseriti nel tuo calendario per massimizzare al meglio il tuo tempo e assicurarti di fare progressi sulle cose che vuoi davvero fare. Uno dei modi migliori per farlo è quello di diventare un po 'più granulari con la definizione degli appuntamenti in modo da poter utilizzare il calendario in modo più efficace come parte del tuo sistema di produttività generale. Pubblicità

Tipi di appuntamenti

1. Appuntamenti generali

Questi sono appuntamenti nel senso più tradizionale. Possono essere appuntamenti medici o pranzi di lavoro. In ogni caso, sono abbastanza generali in termini di ciò che definiamo come appuntamenti, quindi dovrebbero essere trattati come tali. Questi tipi di appuntamenti possono essere spostati in date diverse se gli viene dato un preavviso sufficiente e entrambe le parti sono in grado di farlo accadere, anche se dovresti cercare di mantenerli “come è” nella maggior parte dei casi. Pubblicità

2. Self-Appointments

Questi sono gli appuntamenti che fai con te stesso. Possono essere blocchi temporali programmati in modo da poter lavorare su attività o progetti senza interruzioni, da soli o da altri attraverso la distrazione. Questi tipi di appuntamenti sono anche trasferibili, ma ti consiglio di provare a costruire un framework in modo che rimangano il più statico possibile. Scegli un momento in cui puoi lavorare a intervalli di 90 minuti come un auto-appuntamento regolarmente in modo da poter creare un'abitudine e migliorare la produttività. Rompi questi tempi con pause in cui nulla è scolpito nella pietra. Puoi anche prendere i blocchi più grandi e scomporli in pezzi più piccoli usando la Tecnica del Pomodoro se desideri, in modo che tu possa spostarti da un'attività all'altra. Pubblicità

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Tieni questa quantità di tempo sacra, ma sii abbastanza agile da poter spostare quella quantità di tempo in altre ore del giorno.

3. Appuntamenti di squadra Pubblicità

Questi sono appuntamenti in cui è necessario un team per venire insieme. Il modo migliore per pianificare questi è dopo che gli altri due tipi di appuntamenti sono bloccati nel tuo calendario. Anche se potrebbe essere difficile programmarli dopo averlo fatto, ci sono strumenti come Doodle, Tungle.me e anche Google Calendar che possono aiutarti a scegliere i momenti ottimali in cui la maggior parte può essere presente. Quando si tratta di questi tipi di appuntamenti, i bisogni dei molti dovrebbero essere superiori ai bisogni dei pochi, pertanto potrebbe essere necessario adeguare gli appuntamenti personali e generali per farli funzionare. Ma aggiusta solo quelli come ultima risorsa: il tuo tempo è importante e i tuoi compagni di squadra devono rendersene conto.

Conclusione

Ho sentito che alcuni tipi di produttività dicono che la pianificazione dei blocchi temporali funziona contro di te - che va contro la grana e che è quasi impossibile da fare. Ma John Cleese ha portato avanti l'argomento secondo cui le persone hanno bisogno di due cose per creare: tempo e spazio. Non potrei essere più d'accordo con quella valutazione.

Se tieni a mente i tipi di appuntamenti che hai a tua disposizione, il tuo calendario diventa uno strumento straordinario che ti consente di creare questo tempo e spazio per te stesso.

(Credito fotografico: Primo piano di una pagina del calendario tramite Shutterstock)