Come risolvere qualsiasi problema in modo efficiente con 5 Whys (guida passo-passo)

Ti ci vuole molto per risolvere problemi di carriera o di lavoro?

Forse credi che sia necessario conoscere 1000 tecniche per risolvere i problemi più velocemente. La verità è che non esiste una singola tecnica in grado di risolvere tutti i tuoi problemi. Ma nonostante questa realtà, puoi ancora risolvere la maggior parte dei tuoi problemi in modo efficace.

Come? Sfruttando la tecnica del 5 Whys di Sakichi. Sakichi ha usato questa tecnica per la catena di montaggio di Toyota, ma è possibile applicarla alla maggior parte dei tuoi problemi.^[1]

Quindi, smetti di provare a memorizzare decine di tecniche e preparati a lavorare in modo più intelligente. Ecco come adottare la tecnica 5 Whys per risolvere i problemi:

Scoprire 5 domande per la maggior parte dei problemi

Con la tecnica del 5 Why, devi fare 5 domande.

Semplice, vero? Ogni volta che stai affrontando un problema, chiedi che cosa può aver contribuito ai risultati attuali. Quindi, continua a chiedere 5 volte o finché non hai trovato una causa principale.

Come sai che questa tecnica funziona? Bene, Toyota ha implementato con successo questa tecnica per migliorare la propria catena di montaggio. Ora immagina cosa può fare per aiutarti a risolvere problemi comuni.^[2]

La tecnica del 5 Whys non è complessa ma ci vorrà del tempo per abituarsi. Se sei come la maggior parte, tendi a saltare a cercare soluzioni quando risolvi i problemi. Invece, inizia facendo una domanda ogni volta che stai affrontando un problema.

Può essere per qualcosa di minore come essere bloccato nel traffico. In questo caso, la tua prima domanda sarebbe perché non hai evitato il traffico. Fai una singola domanda per tutti i tuoi problemi e continua ad aggiungerne altri finché non chiedi 5 per impostazione predefinita. Pubblicità

Alla fine, saprai quando chiedere i 5 Perché e trovare una causa alla maggior parte dei tuoi problemi. Ma non devi lavorare sempre da solo. Quando lavori con argomenti non familiari, lavora con un team per riflettere sulle risposte.

Ad esempio, se stai risolvendo una brutta campagna di marketing per la tua azienda, lavora con il tuo team di marketing per trovare una soluzione. Come imprenditore, indosserai molti cappelli ma non sarai in grado di trovare una causa alla maggior parte dei tuoi problemi.

Come chiedere queste 5 domande in modo efficiente

Prima di iniziare a chiedere il 5 Perché, è necessario prepararsi per ottenere i migliori risultati. Ecco il processo di flusso per risolvere un problema del mondo reale:

1. Ottieni le giuste risorse

Non sai cosa non sai. Quindi, raccogliere informazioni attraverso libri e risorse online prima di risolvere un problema. Ti ritroverai a fare ricerche più spesso per argomenti che non conosci.

Se non ti prepari ti limiti a una causa radice inefficace.

Puoi anche circondarti di persone specializzate in determinate aree. In questo modo puoi lavorare insieme al tuo gruppo per trovare la migliore causa alla radice di un problema.

Il tuo obiettivo qui è di sentirti a tuo agio con le domande con le quali stai lavorando. Evita di rispondere a domande di cui non sei sicuro, perché molto probabilmente finirai con una cattiva causa principale.

2. Capire il problema

Prima di risolvere qualsiasi problema, è importante sapere quale problema stai risolvendo. Questo ti aiuterà a evitare di trovare una causa radice irrilevante.

Comprendendo il tuo problema, eviterai anche la confusione quando lavori con i team. Ad esempio, quando si lavora in team, spesso è facile presumere che tutti stiano lavorando sullo stesso problema. Ma questo non è sempre il caso e può far sì che i team lavorino per risolvere due diversi problemi. Pubblicità

3. Fai le tue prime 5 domande

Una volta che hai passato abbastanza tempo a preparare, fai la tua prima domanda. Invece di dare risposte rapide, fai un brainstorming su quali risposte daranno il massimo valore. Ogni domanda dipende dal suo predecessore, quindi fornisci risposte significative.

La regola generale è di continuare a chiedere fino a quando non hai trovato una potenziale causa alla radice. In genere, 5 domande o meno sono sufficienti per risolvere i problemi più comuni. Ma non limitarti a 5 domande.

Invece, continua a fare domande finché non puoi più.

4. Trova la tua causa principale

L'obiettivo principale per l'utilizzo del framework 5 Why è quello di ottenere una causa principale del problema che si sta verificando.

Viene anche utilizzato per risolvere problemi di alto livello in modo da poter seguire i tuoi progressi in seguito. Affrontando problemi di alto livello, risolverai i problemi più rapidamente prima di affrontare la causa principale.

La strategia collaudata in azione

Imparare a conoscere il 5 La struttura di Why è fantastica, ma avere esempi reali è meglio. Ecco un esempio che puoi utilizzare come modello per quando stai risolvendo problemi del mondo reale:

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Problema: I datori di lavoro non mi hanno richiamato per un'intervista negli ultimi 3 mesi

• Domanda 1: Perché il mio curriculum non viene notato dai datori di lavoro?
  Perché è troppo generico e non mostra abilità particolari per i ruoli a cui ti stai candidando?
• Domanda 2: Perché il mio curriculum è troppo generico?
  Perché voglio che faccia appello a molte professioni.
• Domanda 3: Perché voglio applicare a molte professioni?
  Perché voglio aumentare le mie possibilità di essere assunto.
• question4: Perché applicare a più professioni aumenta le mie probabilità di essere assunto?
  Perché non mi limiterei alle opportunità di lavoro disponibili in una specifica professione.
• Domanda 5: Perché dovrei limitarmi alle aperture di lavoro disponibili?
  Perché c'è una forte domanda per la mia professione.

In questo scenario, ti fermerai alla domanda 5 perché hai trovato una potenziale causa alla radice.

Dal momento che c'è molta concorrenza per il tuo settore, il tuo curriculum deve emergere. Chi pensi che assumerà un datore di lavoro, un tuttofare o un esperto nella loro professione? Pubblicità

Ogni volta che stai lavorando con un problema, prenditi il ​​tempo per riflettere sulle migliori domande. Questo perché inciderà sulla qualità della causa principale con cui finirai.

Potenziali svantaggi nell'uso di questa tecnica

Oltre a risolvere solo problemi semplici, ci sono altre aree in cui i 5 Whys non sono all'altezza:

1. Risultati irripetibili

Non sarai in grado di replicare gli stessi risultati. Pensaci, stai creando le tue domande e rispondendole in un modo unico. Nessun altro sarebbe in grado di replicare i risultati per la maggior parte.

Ciò significa che anche due team che lavorano nello stesso ambiente troveranno 2 risposte separate.

2. Limitato dalla conoscenza disponibile

Come accennato prima, raccogli informazioni sufficienti quando risolvi un problema sconosciuto. Il problema è che non avrai sempre le migliori risorse disponibili. Per questo motivo, ti limiti alla qualità delle tue risposte.

Se ti trovi di fronte a un argomento sconosciuto, prova una diversa tecnica di risoluzione dei problemi.

3. Concentrarsi su una singola radice Causa

L'obiettivo principale dell'utilizzo dei 5 Whys è quello di creare un'unica causa radice. Ma tutti i problemi non hanno sempre un'unica soluzione. Ad esempio, una campagna di marketing può avere uno scenario migliore, buono e peggiore.

Queste limitazioni non rendono il 5 Whys una cattiva tecnica da usare. Invece, ti fanno sapere come usare questa tecnica in modo più efficace.

Non fare affidamento su un solo metodo per risolvere i problemi

Come hai visto, i 5 Whys non sono complicati, ma ci vuole un grande sforzo per eseguire correttamente. Se fatto bene, può aiutarti a trovare il colpevole della maggior parte dei tuoi problemi comuni. Il problema è che questa tecnica non è adatta per ogni situazione. Pubblicità

I 5 Whys funzionano meglio per migliorare i processi e risolvere semplici problemi. Ma non funziona quando si lavora con problemi complessi. Ecco perché avrai bisogno di conoscere altre alternative.

Ad esempio, il basso tasso di risposta dei clienti di un'azienda può essere dovuto a diversi fattori. In questo caso, scegli una tecnica più adatta a risolvere problemi complessi. Determina quali problemi devi affrontare per sapere quali tecniche ti aiuteranno di più.

La buona notizia è che i 5 Whys funzionano con i problemi più semplici che tutti affrontano. Quindi, assicurati di padroneggiare questa tecnica prima di adottarne altre.

Sii una macchina che risolve i problemi

Immagina di conquistare i problemi a cui la maggior parte delle persone rinuncia.

Le persone ti guarderebbero e presumono che tu sappia 1000 modi per risolvere un problema. La verità non è molto cambiata da quando hai lottato per risolvere i problemi.

Ma ora stai usando un sistema collaudato che ti ha semplificato la vita.

Sei una macchina per la risoluzione dei problemi.

Se non credi che questa possa essere la tua realtà, ti sbagli. Hai quello che serve per risolvere i tuoi problemi, ma dovrai esercitarti. Inizia facendo una domanda oggi mentre affronti un problema.

Quindi, continua a fare lo stesso finché non stai facendo molte domande per ciascuno dei tuoi problemi. Non impadronirai della tecnica 5 Whys durante la notte. Ma con abbastanza pratica, questa tecnica sembrerà più naturale.

Quindi, cosa ti sta fermando ora?

Credito fotografico in primo piano: Startaê Team via unsplash.com

Riferimento

[1]	^	Harvard Business Review: L'inutilità di praticamente tutto
[2]	^	Harvard Business Review: The Five Whys per Start-Up