Come stimolare la lista delle cose da fare fino all'essenziale

I tuoi giorni sembrano essere pazzi e la tua lista delle cose da fare è piena di una serie infinita di compiti? Il tuo calendario è pieno e la tua giornata di lavoro è una corsa senza sosta da una cosa all'altra?

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Se è così, potresti avere troppe cose nel piatto. È ora di fare un passo indietro, prendere alcuni minuti e abbattere quella lista di cose da fare solo per l'essenziale. Pubblicità

Immaginare, per un momento, che hai solo poche cose sulla tua lista per oggi. Immagina la pace che viene da quel semplice piccolo fatto. Ora immagina la tua giornata di lavoro, un giorno di semplicità, di concentrazione, di realizzazioni potenti. Immagina che invece di fare 10 piccole cose che non contano molto, fai una cosa che avrà davvero un impatto sul tuo business, su chi sei, sul tuo futuro. Pubblicità

Adesso fallo. È possibile, questa giornata lavorativa di pace, questa produttività simile a quella Zen. Ma ci vorrà attenzione ed energia, e un po 'di caparbietà. Ecco una guida per farlo.

• Concentrati sui tuoi obiettivi. Per sapere cosa è essenziale, devi prima sapere cosa stai cercando di ottenere. Se non hai obiettivi, non hai modo di sapere se un'attività è essenziale per raggiungere questi obiettivi. Prendi alcuni minuti per rivedere i tuoi obiettivi (o scriverli per la prima volta). Dove vuoi essere tra 10 anni? Quale grande cosa puoi fare per arrivare quest'anno? Cosa puoi fare nei prossimi mesi? E cosa puoi fare questa settimana? Con questi obiettivi, ti stai fornendo una tabella di marcia. Concentrati su un solo obiettivo alla volta, per ora, fino a quando non viene raggiunto, quindi concentrati su quello successivo.
• Conosci il tuo valore. Se non ti dai valore, non valuteresti il ​​tuo tempo. E poi dirai di si ad ogni richiesta e la tua lista delle cose da fare sarà sempre traboccante. Prenditi qualche minuto per riflettere sulle tue capacità e su ciò che vali. Pensa a quanto vuoi che valga il tuo tempo. E ora, non accettare lavori che non valgono il tuo tempo e il tuo valore.
• Più bang per il tuo dollaro. Guarda la tua lista delle cose da fare: quali sono le attività veramente importanti? Quali ti faranno più soldi, riceverai il maggior riconoscimento e pagheranno per te di più alla lunga? Metti una stella accanto a questi compiti. Se non hai nessuna di quelle attività nella tua lista, considera di farne alcune. Questi sono i punti su cui dovresti concentrarti.
• Elimina il resto. Ora che sai quali compiti sono davvero importanti, vedi cosa puoi eliminare del resto. Alcuni di questi possono effettivamente essere cancellati immediatamente. Di seguito sono riportate alcune altre strategie per l'eliminazione delle attività dall'elenco.
• Cancella le tue mattine. Metti da parte un grande blocco di tempo ogni mattina (l'intera mattinata, se possibile) per lavorare sui tuoi compiti speciali, quelli che contano veramente. Questo è il momento in cui puoi essere veramente produttivo. Colpiti un pomeriggio, è probabile che le cose vadano a segno e i tuoi compiti importanti possono essere respinti. Svuota il tuo calendario al mattino, non programmare nulla, spegni il telefono e l'email, togli la scrivania e guarda quanto puoi fare.
• Scegli tre cose. Se la tua lista contiene 20 cose, scegli tre per oggi. Ma vuoi fare cinque o sette? Sii spietato. Stabilisci priorità e scegli solo tre. Scrivi quei tre su un foglio di carta separato, e questa è la tua lista di cose da fare per oggi. Assicurati che almeno uno di questi porti al tuo obiettivo a breve termine per questa settimana. Gli altri due dovrebbero essere sicuramente compiti speciali, quelli davvero molto importanti.
• Fermate le riunioni. Gli incontri sono quasi sempre una perdita di tempo. Se li controlli, eliminali. Chiedi alle persone di segnalare cose tramite e-mail. Collaborare utilizzando strumenti online. Oppure organizzare incontri individuali, per 5-10 minuti ciascuno, se necessario, e raggrupparli in un chunk di un'ora nel pomeriggio. Se non li controlli, mostra al tuo capo perché non dovresti partecipare a una riunione e quanto riesci a realizzare se non dovessi andare - fai un passo che il tuo capo non può rifiutare.
• Delegare. Dai un'occhiata alla tua lista di cose da fare ... ci sono cose che non devi fare? Invialo a qualcun altro, o più in alto sulla catena alimentare di te o inferiore, o allo stesso livello. Non importa. Finché non sei tu. Sapere cosa deve essere fatto da te, e cosa no.
• Predefinito a no. Invece di accettare ogni richiesta che ti capita, impara a dire di no. Accetta solo quei compiti che devono essere realmente svolti da te, che valgono il tuo tempo e che ti daranno il massimo beneficio a lungo termine. Dì di no a tutto il resto, per quanto difficile possa essere. O ritardare - di 'loro di chiederti di nuovo la prossima settimana. Spesso la richiesta andrà via.
• Eseguire le attività su una cartella. Hai altre piccole attività che devi fare oggi che non sono nella tua lista di cose da fare a tre compiti per oggi? Metti queste attività in una cartella separata o in un'altra lista e riponile in un cassetto. Metti da parte un'ora circa nel corso della giornata e processa questi piccoli compiti. Telefonate, promemoria rapidi, pratiche burocratiche, qualunque cosa - puoi fare tutto in fretta, tutto in una volta. È meglio che spargerli per tutto il giorno.
• Single-operazione. Quando ti concentrerai su uno dei tuoi tre compiti importanti per oggi, concentrati davvero. Elimina tutte le distrazioni, tra cui Internet, e-mail e telefoni e confusione sulla tua scrivania. Non permettere che nulla si interrompa. Stessa cosa se hai una riunione personale con qualcuno (come menzionato sopra) o processi in batch le tue attività più piccole - eseguine una alla volta. Il multitasking ti stresserà e ti renderà meno produttivo. Il multi-tasking è davvero efficace solo su una scala più ampia - facendo più progetti nel corso di un mese, ad esempio, invece di più attività contemporaneamente.
• Imposta una volta per email. Questo è probabilmente il compito più difficile per la maggior parte di noi. L'email è qualcosa che siamo abituati a fare durante la giornata. Ma in realtà, per la maggior parte delle persone, non è necessario rispondere immediatamente alle e-mail. Gestisci le aspettative di coloro con cui comunichi, fai sapere loro di inviare e-mail solo una volta al giorno e non si aspetteranno una risposta immediata. Se questo è impossibile per te, per lo meno, limita la tua posta a blocchi, invece di farlo durante il giorno. Fatelo 2 o 3 volte al giorno, o una volta all'ora per 5 minuti, ma non durante l'ora. E non farlo durante il tuo tempo tranquillo al mattino - è solo per compiti speciali.

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