Come far sì che le persone leggano le tue e-mail (e le lettere) e rispondi ogni volta

Scrivere lettere commerciali è qualcosa che tutti dobbiamo fare di tanto in tanto, ma di solito non riceviamo alcuna formazione a scuola su come effettivamente farlo. Ottenere il formato della tua lettera sbagliato può farti sembrare sciatto e poco professionale, ma una volta che hai le nozioni di base e hai alcuni esempi su cui lavorare, rende la scrittura delle lettere di lavoro molto più semplice.

Qual è il più grande “no-no” quando scrivi una lettera?

Probabilmente il problema più comune che le persone hanno quando scrivono lettere commerciali sta usando un formato di lettera improprio.^[1] All'interno di questo formato ci sono alcune opzioni, ma per la maggior parte questo è come è fatto.

Nella parte superiore della tua lettera dovrebbero esserci le tue informazioni di contatto: nome, azienda (se applicabile), indirizzo e numero di telefono. Alcune persone hanno anche inserito il loro indirizzo email qui.

Poi arriva la data e la persona che stai scrivendo le informazioni di contatto: nome, azienda e indirizzo.

Poi ci sarà un saluto - di solito qualcosa sulla falsariga di “Caro signor / signora. Jones.” Segue il corpo della lettera, quindi una chiusura (Cordiali saluti, Best, qualunque cosa ti piaccia) e poche righe vuote seguite dalla tua firma dattiloscritta. Quando stampi la lettera, puoi firmarla con l'inchiostro.

Una volta che il formato è scaduto, è il contenuto che può essere ancora un po 'complicato. Se stai scrivendo una lettera di dimissioni o una lettera di raccomandazione, ci sono alcune regole di base che puoi seguire. Ecco uno sguardo a 10 diversi tipi di lettere commerciali che potresti dover scrivere,^[2] il formato lettera per ciascuno e un esempio che è possibile utilizzare come modello.

Lettera di reclamo: esprima la delusione

Un modo per esprimere formalmente la tua delusione in un'esperienza, segnalare un cattivo servizio clienti o far sapere a un'azienda che i loro prodotti non hanno soddisfatto le aspettative.

Alcuni suggerimenti: Pubblicità

• Non essere emotivo o arrabbiato; basta indicare i fatti.
• Sii cordiale, professionale e breve. Fai sapere loro cosa è successo e cosa vorresti che facessero per farlo bene.
• Chiudere dando loro una scadenza per rispondere prima di coinvolgere un mediatore o un avvocato di terze parti.

Esempio di lettera di reclamo | Commissione federale del commercio

Lettera di rettifica: Spiega e scusa

Se ti trovi nella parte commerciale di una lettera di reclamo, dovrai rispondere con una tua lettera. Una buona lettera di aggiustamento può aiutarti a mantenere un cliente fedele; uno cattivo potrebbe diffondersi a macchia d'olio su Internet.

Alcuni suggerimenti:

• Nella maggior parte dei casi vorrai davvero scusarti se la tua azienda non ha soddisfatto le aspettative.
• Fai sapere loro cosa stai facendo per farlo bene o spiega perché non stai facendo ciò che il cliente ha chiesto se necessario.
• Sii professionale, conciso, amichevole e scusato.

Lettere di regolazione del campione | OfficeWriting.com

Lettere di vendita: sensibilizzare e promuovere prodotti

Le lettere che scrivono per sollecitare il business sono ancora importanti per aumentare la consapevolezza della vostra azienda o dei prodotti / servizi tra i potenziali clienti.

Alcuni suggerimenti:

• Tienilo breve.
• Fatelo su di loro, ma non su di voi o sulla vostra azienda.
• Chiama all'azione, dì loro cosa fare e come farlo.
• Se lo si desidera, è anche possibile includere i passaggi successivi o le azioni di follow-up.

Modelli di lettera di vendita | Letters.org

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Lettera di inchiesta: cercare informazioni

Scrivi questo tipo di lettera quando cerchi informazioni, come una richiesta di intervista, una richiesta per un catalogo o una richiesta di un documento pubblico.

Alcuni suggerimenti:

• Sii specifico e breve; rendere più facile per la persona che può tenere traccia di ciò che è necessario per te.
• Fornire un contesto e uno sfondo può essere utile, ma non l'intera storia del perché è necessario un documento.
• Sii cortese e mostra la tua gratitudine.
• Se stai chiedendo la possibilità di lavoro, usa il formato lettera di presentazione.

Modelli di lettera di richiesta | Modelli di esempio

Lettera di conferma: indicare il messaggio ricevuto

Le lettere di conferma indicano che hai ricevuto qualcosa (come un lavoro o una borsa di studio, o materiale di vendita), ma non sono state ancora prese misure.

Alcuni suggerimenti:

• Sii breve.
• Se ci sono informazioni che ogni persona che ha inviato informazioni deve sapere, ad esempio quando verrà presa una decisione sull'assunzione di una posizione, includere anche quella.
• Potrebbe essere usato per ringraziare qualcuno per aver fatto una donazione, quindi includi nella lettera qualsiasi allegato.

Lettere di ringraziamento per ogni occasione | Template.net

Lettera di aggiornamento: Nudge and Remind

Una lettera di follow-up è una sorta di spunto affinché le persone si assicurino di ricevere una lettera iniziale e di ricordare loro cosa volete che facciano. Spesso vengono inviati dopo una lettera di vendita, una lettera di presentazione o una lettera che richiede informazioni.

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Alcuni suggerimenti: Pubblicità

• Sii breve per ricordare al destinatario chi sei, cosa e quando hai richiesto.
• Includere la scadenza se la nota iniziale non lo ha fatto.
• Includi un invito all'azione come promemoria.

Modelli di follow-up di tutti i tipi | Scrivi Express

Lettera d'ordine: inserire un ordine

Un modo formale per effettuare un ordine.

Alcuni suggerimenti:

• Sii conciso e preciso.
• Assicurati di includere tutte le informazioni di cui una persona avrebbe bisogno per effettuare un ordine per te.
• Includere tutte le informazioni di spedizione e il metodo di pagamento.
• Mostra la tua gratitudine.
• Fornire informazioni di contatto per il follow-up.

Campioni di lettere d'ordine | Come scrivere una lettera

Lettera di presentazione: presentatevi per un lavoro

Una lettera di presentazione è un modo per presentarti, soprattutto quando fai domanda per un posto di lavoro.

Alcuni suggerimenti:

• Menziona il lavoro che stai candidando per diritto in anticipo. Non devi essere elegante.
• Copri solo alcuni punti rilevanti sul tuo curriculum, specialmente su eventuali esperienze correlate.
• Ricorda di menzionare le tue abilità trasversali (ad esempio abilità comunicative, capacità di leadership).
• Includere le informazioni di contatto e rendersi disponibili per rispondere a tutte le domande che il gestore assumente potrebbe avere.

Formato lettera di presentazione | Mostro

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Lettera di raccomandazione: aiuto o riferimento a qualcuno per le loro applicazioni

Questo tipo di lettera è spesso scritta da un insegnante per aiutare uno studente a fare domanda per una borsa di studio o uno stage o per l'ammissione in una scuola o un programma. Puoi anche scriverne uno per raccomandare qualcuno per un lavoro, una borsa o altra opportunità.

Alcuni suggerimenti:

• Sii onesto sulla persona di cui stai scrivendo.
• Non zittire o acconsentire a scrivere una lettera per qualcuno che non sosterrai o che non conosci molto bene.
• Usa esempi specifici per evidenziare le abilità e le abilità della persona.
• Scrivi qualcosa sul motivo per cui daresti questa opportunità alla persona di cui stai scrivendo.
• Ringrazia il lettore per il tempo dedicato e includi le informazioni di contatto nel caso avessero domande.

Esempio di lettera di raccomandazione | la musa

Lettera di dimissioni: dimettersi da una posizione

Non cedere agli impulsi che potresti dover inviare una lettera incendiaria di dimissioni; non sai mai quando potresti incrociare nuovamente queste persone.

• Tenerlo breve e al punto: “Questa lettera serve come avviso che sto rassegnando la mia posizione come x x efficace. Grazie per l'opportunità” dice abbastanza.
• Considera le tue parole con molta attenzione se sei in una posizione di alto profilo e la tua lettera sarà probabilmente rilasciata pubblicamente.
• Puoi includere un motivo se vuoi, ma non è necessario.
• Ringrazia il tuo capo e / o la compagnia per le opportunità che hai avuto lì.

Lettere di dimissioni per molti scopi / motivi | l'equilibrio

Per molte altre possibili lettere di cui potresti avere bisogno nella tua carriera, controlla questa lista esaustiva dalla Bilancia.

Credito fotografico in evidenza: Flaticon via flaticon.com

Riferimento

[1]	^	Inglese Sherpa: 7 errori comuni di scrittura di lettere commerciali). Scrivere una lettera di accompagnamento per una domanda di lavoro o una lettera di vendita per ottenere clienti non è come scrivere un'e-mail a un amico; alcune regole devono essere seguite. Devi anche assicurarti di usare la grammatica e l'ortografia corrette, non sono troppo casuali nella tua scrittura e di rimuovere tutte le parti di qualsiasi modello che potresti utilizzare che avrebbe dovuto essere compilato (come un indirizzo postale fittizio in alto o in una data sbagliata). Conoscere le basi delle lettere commerciali, sono più utili di quanto si pensi. Se stai scrivendo una lettera commerciale che verrà inviata per posta, ci sono alcune regole in formato lettera comuni che ti aiuteranno a iniziare. ((L'equilibrio: formato per scrivere una lettera commerciale
[2]	^	Houston Chronicle: 10 tipi di lettere commerciali