Come rendere le riunioni due volte più produttive

Molte aziende hanno preso l'abitudine di programmare un inutile numero di riunioni con i propri dipendenti, causando frustrazione e irritazione dei dipendenti. Oltre ai dipendenti infelici, c'è stata un'abbondanza di ricerche che dimostrano che la maggior parte delle riunioni sono un killer della produttività! Quindi, come rendere le riunioni più produttive? Segui questi suggerimenti:

1. Creare un “posteggio”

I dipendenti possono diventare frustrati quando le conversazioni iniziano a ritirarsi dall'agenda originale della riunione. Questo porta a un sacco di riunioni in esecuzione oltre i tempi previsti, causando fastidio e stress tra i dipendenti. Cosa farebbe un grande leader per prevenire questo evento comune? Crea una lista di “posteggio” argomenti come l'incontro è in sessione. Se durante una riunione si presenta qualcosa che è una questione importante o un punto valido, ma non pertinente all'agenda corrente, annotarlo in modo da poter pianificare un periodo di follow-up per discuterne. Ad esempio, se è stato programmato un incontro per discutere l'assunzione di nuovi distributori, non lasciare che la conversazione si trasformi in una recente campagna di marketing business-to-consumer. Fai sapere ai dipendenti che stai riconoscendo l'importanza di tale problema, ma non è il momento o il luogo per discuterne. Pubblicità

2. Sii consapevole quando pianifichi

Per quanto ti piacerebbe pensare che i tuoi dipendenti siano sintonizzati al 100% su tutto ciò che hai da dire in ogni momento durante la settimana lavorativa, ti sbagli. Lunedì mattina è il momento non ufficiale designato per recuperare le e-mail ricevute durante il fine settimana e pianificare il resto della settimana. Pianificare una riunione durante questo periodo significa che avrai dipendenti con molte responsabilità, senza prestare particolare attenzione a ciò che stai discutendo. Lo stesso vale per il venerdì pomeriggio, dove le persone sono più preoccupate di concludere la giornata per uscire dall'ufficio in un tempo ragionevole. Se possibile, prova a pianificare le riunioni per metà settimana e non farlo mai durante l'ora di pranzo! Pubblicità

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3. Lascia i laptop

Siamo stati tutti in riunioni in cui il fastidioso clic del clack click-clack ci ha fatto perdere la concentrazione su ciò che viene presentato. Rendilo una regola generale in ufficio per lasciare i laptop dietro quando partecipi a una riunione. Ciò non solo impedirà alle persone di effettuare ricerche sul Web o di controllare le e-mail, ma è anche dimostrato che prendere appunti con carta e penna è più efficace! Pubblicità

4. Le riunioni settimanali non devono essere settimanali

Non è raro avere una riunione settimanale programmata sul calendario dei tuoi dipendenti, che si tratti di un check-in personale o di una riunione di gruppo per discutere i progetti futuri. Tuttavia, è importante notare che non ci saranno sempre aggiornamenti o articoli da discutere su base settimanale, e ogni volta che ciò accade, dai ai tuoi dipendenti il ​​tempo di tornare ai loro giorni cancellando per la settimana. Anche se l'incontro è pianificato automaticamente per verificarsi ogni settimana, non è scolpito nella pietra! Siate rispettosi del vostro tempo e del tempo dei vostri dipendenti e incontratevi solo quando necessario.

5. Preparati per questioni tecniche.

Ospitare una riunione che richiede una presentazione di PowerPoint o una conferenza audio? È tua responsabilità pianificare in anticipo i disastri tecnici. Raggiungere la sala riunioni prima dell'inizio della riunione e risolvere eventuali problemi con l'apparecchiatura. Non aspettare l'ora di inizio pianificata per avere tutto collegato e in alto sullo schermo, mentre i tuoi dipendenti siedono intorno a giocherellare con i pollici. Sono i piccoli dettagli come questo che portano alla frustrazione dei dipendenti con il numero di riunioni sul loro calendario.

Quali sono i tuoi segreti per mantenere le riunioni efficaci e produttive per i dipendenti? Diteci nei commenti qui sotto!

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