Michael Waters
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Il concetto di ufficio senza carta è in circolazione dagli anni '60 o '70, proprio come l'auto volante. Per molte persone, questo è stato poco più di un mito. Come possiamo sbarazzarci della carta mentre i nostri uffici sono pieni di fotocopiatrici e fax e gli operatori postali e i corrieri continuano a portare quotidianamente delle risme? Che dire della necessità di conservare le ricevute per scopi contabili e fiscali? E i contratti e altri documenti legali? È difficile, ma diventa più facile da fare ogni giorno.
Bene, la risposta breve è che in un normale ambiente d'ufficio oggi, non possiamo davvero farlo al 100%, certamente non in un semplice passaggio senza bruciare l'edificio. Ma ci sono alcuni semplici passaggi che possiamo adottare per raggiungere l'obiettivo di non dover gestire costantemente pile di carta a casa o in ufficio. Alcuni passaggi decisivi applicati su un tempo sufficiente possono ridurre drasticamente se non eliminare la carta. Pubblicità
Prima di passare ai passaggi specifici, dobbiamo considerare che esistono due tipi di documenti cartacei: quelli che dobbiamo conservare a lungo termine (chiamiamoli registri) e quelli che sono di natura transitoria (chiamali file di lavoro). Diversi approcci funzionano per questi due tipi fondamentali di documenti o documenti. La natura del tuo ufficio e del tuo lavoro ha molto a che fare con il tipo di carta che puoi ridurre o eliminare più facilmente. Un ufficio legale, di contabilità o medico avrà probabilmente più difficoltà a rendere i suoi archivi senza carta di quanto farebbero un'agenzia pubblicitaria o un ufficio di campagna politica. Decidi quali passaggi di riduzione della carta prendi e in quale ordine li assumi in base a ciò che fai e all'importanza dei vari record e file di lavoro. Pubblicità
Dieci passi verso la conversione del tuo ufficio in uno senza carta: la pubblicità
- Inizia con la fine in mente. Sii chiaro sui tuoi obiettivi in modo da poter indirizzare la tua conversione in modo più efficace. Ad esempio, se l'efficienza è un obiettivo più importante rispetto all'ambiente, non provare a tagliare il volume della carta a metà riciclando la carta attraverso le fotocopiatrici per stampare sul retro. La copia fronte-retro confonde facilmente la macchina e spesso confonde chiunque gli venga consegnato materiale stampato su entrambi i lati. Abbiamo riscontrato un aumento dell'efficienza del sistema di gestione dei record molto più importante della riduzione del numero di documenti di lavoro. Puntando sulla gestione dei record, le riduzioni dei documenti di lavoro seguirono naturalmente.
- Scegli una data per passare da un supporto cartaceo a un supporto senza carta per tutto ciò che avanza. Scegli una data abbastanza avanti che tutti possano lavorare. Non tutto deve essere cambiato in una volta. Non preoccuparti di convertire i vecchi record finché non hai il tempo di fare qualcosa per convertirli. Molti di questi possono probabilmente essere conservati senza modifiche e scartati una volta arrivati ad una certa età.
- Stabilire un sistema di conservazione dei record elettronici e sentirsi a proprio agio nell'utilizzarlo prima di impegnarsi a farlo. Non siamo usciti e abbiamo installato un sistema costoso o complicato per poi effettuare una conversione difficile. Quello che abbiamo fatto in precedenza è stato creare un sistema di filenaming che si ordina automaticamente in ordine cronologico nella maggior parte delle directory di file. Proprio come il nome file per questo articolo che inizia 20071106_1600 ... Questo è semplicemente il sistema metrico di anno, mese, giorno e ora per il minuto o l'ora più vicino in base a un orologio di 24 ore. Se salviamo una versione di questo file sul laptop di una persona, la mandiamo via email all'ufficio, essa viene automaticamente archiviata da chi la riceve. Le revisioni sono facilmente gestibili semplicemente sovrapponendo una nuova data / ora all'inizio del nome del file. Abbiamo iniziato a farlo molto prima della data dello switch.
- Inserisci un nome per ogni documento che vale la pena conservare. Nel nostro ufficio, se un documento non ha un nome file, viene chiamato o sballato. Questo è vero sia che si tratti di un documento cartaceo o elettronico.
- Conservare un file cartaceo come record principale per qualsiasi cosa prima dell'interruttore e il record elettronico come record primario per qualsiasi cosa dopo la data dello switch. Questa non è una cosa complicata. Nel nostro ufficio, come la maggior parte degli uffici, c'è spesso più di una copia delle cose importanti in giro. Prendemmo l'abitudine di sapere dove si trovava il disco, poi di eliminare o duplicare i duplicati una volta fatto, specialmente per i duplicati cartacei. Ci sentiamo a nostro agio sapendo che qualsiasi cosa prima del 1 gennaio 2005 che merita di essere registrata ha una versione cartacea da qualche parte e in seguito tutto può essere trovato su un server.
- Informa i tuoi clienti e fornitori del tuo orientamento senza carta. Vieni fuori dall'armadio e fai sapere a tutti perché la maggior parte delle persone lo trova fantastico. Questo non significa che devi picchiare un cliente che vuole che tu invii prove cartacee o un originale firmato invece di una versione elettronica. Tendiamo a dare ai clienti ciò che vogliono. Tuttavia, noi picchiamo i nostri fornitori. I nostri avvocati erano tra i più resistenti, ma alla fine hanno imparato come inviare tutto elettronicamente e scansionare documenti che dovevano avere firme su di loro.
- Mantieni la tua tecnologia e i tuoi sistemi semplici e compatibili con ciò che molti usano. La grande notizia è che PC e MAC utilizzano i file system che non sono più in conflitto tra loro. Ci sono ancora problemi con l'utilizzo di diversi tipi di grafici e formati multimediali, ma questi stanno diminuendo. Se ci atteniamo ai formati di base, la maggior parte delle persone può gestirli. Fai attenzione all'utilizzo di formati frizzanti, in particolare per i record che devono essere conservati a lungo termine.
- Controllare e aggiornare i file più vecchi di volta in volta per assicurarsi che rimangano utilizzabili. CD o nastri sono un problema. Si deteriorano e alcuni dei formati precedenti non sono più supportati. Manteniamo i nostri record in formati live. Mantenere un server di backup non è più difficile o più costoso di un inventario di supporti di archiviazione off-line. Anche i documenti cartacei si deteriorano se stampati su carta acida o conservati in un ambiente non adatto.
- Adotta un “In caso di dubbio, buttalo fuori” politica. Tendiamo ad essere un po 'più veloci di altri a buttare fuori roba di cui non siamo sicuri. Le probabilità sono che dal momento che tendiamo a guardare solo l'1% dei record che archiviamo, c'è un'alta probabilità che le cose che decidiamo se tenere o meno non valga la pena di tenere.
- Riconoscere e premiare coloro che aiutano a raggiungere gli obiettivi. Se qualcuno è in grado di modificare o consegnare elettronicamente i documenti al volo o alla fine sostituisce una vecchia macchina da scrivere manuale Remington con un computer, cerca di dimostrare come questo produca impatti positivi, sia sulla linea di fondo che sull'ambiente.
Questi sono stati alcuni passaggi fondamentali che abbiamo utilizzato e che possono aiutarti a fare il turno. Abbiamo ridotto il consumo di carta del 95% circa negli ultimi cinque anni. Se hai già fatto dei cambiamenti verso un ufficio senza carta e hai altre idee, ti preghiamo di farcelo sapere postando un commento. Oppure facci sapere se hai avuto problemi nel provare a creare un ufficio senza carta. Pubblicità
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