Come ottenere di più dall'elenco delle attività con Hacks di layout

Se hai letto i miei articoli per un certo periodo di tempo, sai che sono un sostenitore dell'uso di elenchi di attività cartacei per le tue esigenze quotidiane di gestione delle attività. Su scala più ampia, come per l'acquisizione onnipresente e la pianificazione settimanale, mi affido alla tecnologia, ma poi uso quel sistema su larga scala per formare un elenco di attività giornaliere su carta. Questo mi tiene focalizzato e incendiato attraverso i compiti in rapida successione.

Tuttavia, c'è stato un tempo in cui stavo usando gli elenchi di attività cartacee e non ne ricevevo alcun beneficio. In effetti, avrei potuto fare anche meno fatica di quando mi affidavo al computer per gestire le mie attività quotidiane.

A quel punto nel tempo, le mie liste erano lunghe, scritte in caratteri piccoli per adattarle a tutto in una pagina. E non so come si misura la dimensione della carta negli Stati Uniti, ma sto parlando di un foglio A4. Pubblicità

Non c'è da meravigliarsi se non ho fatto niente. Ho avuto giorni e giorni vale la pena di compiti su una pagina. Non c'era nessuna direzione di attenzione o nulla che potesse aiutare a concentrarsi solo sui compiti di quel giorno. Solo un blob di tutto ciò che dovevo fare.

Se l'elenco delle attività è simile a questo, come fa la maggior parte delle persone, in realtà non stai scrivendo elenchi di attività. Queste sono più come spazzare o catturare una mente, perché hai catturato tutto ciò che dovevi fare in un posto, ma non l'hai ancora elaborato nei vari modi appropriati per creare liste che ti aiutassero davvero a fare cose fatte.

Quindi, ecco le regole che ho implementato per prendere quel foglio di carta che mi ha privato di motivazione e concentrazione e di trasformarlo in qualcosa che ti aiuta a fare le cose.

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Probabilmente è troppo grande

Se sei andato fuori e hai tolto un foglio di carta dalla tua stampante o hai usato un notebook abbastanza grande (ad esempio, pagine delle dimensioni di una lettera standard), il tuo foglio di carta è troppo grande. Devi essere limitato per prendere buone decisioni. Hai bisogno di qualcosa su un quarto di quella misura. Un piccolo taccuino è perfetto per il lavoro. Pubblicità

Quando hai un grande pezzo di carta, sei tentato di riempirlo. È proprio lì che il problema alla radice risiede in molte persone e nella loro incapacità di creare liste di compiti efficaci: vedono uno spazio e vogliono riempirlo. Certo, è istintivo. Gli umani, per una ragione o per l'altra, vogliono riempire ogni spazio e ogni nicchia e vuoto che riescono a trovare. Guarda Internet: è uno dei più grandi spazi pieni di spazzatura per il gusto di riempirlo.

Il primo passo è limitarti. Questo ti dà uno spazio e una portata limitati su cui lavorare, il che significa che metti subito più pensiero e considerazione nello sviluppo della tua lista. Tu pensi le cose e elenca solo le cose che devono essere fatte.

Un giorno alla volta

Spesso, le persone cercheranno di creare un elenco di attività che copre diversi giorni o, peggio, di creare un elenco di attività che tenti di coprire tutto, indipendentemente dal lasso di tempo. Vuoi solo coprire un giorno.

Hai software come Cose che ti aiutano a catturare e ordinare le attività su una scala più ampia, ma l'intero punto di avere un piccolo foglio di carta di fronte a te, in una forma tangibile, è quello di aiutarti a concentrarti su base giornaliera. È necessario perfezionare la tua lista per coprire solo le necessità di ogni giorno, i compiti più importanti che stanno andando a spostare i tuoi progetti ulteriormente in modi reali. Questi sono ad alto rendimento compiti per il giorno, che di solito sono costituiti da molti compiti più piccoli, apparentemente a basso rendimento. Pubblicità

Non provare mai a spremere la tua settimana in un'unica lista. Diamine, non provarci nemmeno per due giorni. Lo farai saltare in aria. L'elenco delle attività ti servirà al meglio quando lo utilizzerai come strumento per mantenerti concentrato per un giorno alla volta, e includendo le attività per i giorni successivi, perderai il vantaggio di mantenere la massima concentrazione. Potresti essere tentato di saltare a quell'attività più interessante tre giorni lungo la pista!

Dare priorità a ogni lista

Anche con meno spazio e meno timeframe in ogni elenco di attività, probabilmente avrai ancora un po 'di compiti da destreggiare e dovrai identificare i compiti più importanti per il giorno in modo da poterli affrontare per primi, o altrimenti pianificare la tua giornata in modo che loro hanno finito. Ovviamente, vuoi ottenere tutto in quella lista e non dovresti includere più di quello che puoi gestire se vuoi avere qualche speranza di sentirti motivato quando arriva il momento di scrivere la tua prossima lista. Tuttavia, l'assegnazione delle priorità consente di concentrarsi ulteriormente e sapere quali attività possono essere posticipate (se necessario) per completare altre attività.

Se non si imposta la priorità, si rischia di passare tutto il giorno a un progetto che, a quanto risulta, era molto meno urgente dell'attività appena sotto l'elenco..

Il modo migliore che ho trovato per fare questo è scegliere tre compiti e tre compiti da soli e posizionare una stella o un asterisco accanto a loro, appena a sinistra (mantenere un margine quando si inizia a scrivere l'elenco in modo da non farlo ritrovati a stipare i tuoi asterischi negli angoli!). Pubblicità

Non superare i tre asterischi. Sconfigge totalmente lo scopo. Vuoi solo conoscere i tuoi tre compiti più urgenti e più produttivi per quel giorno.

E se riesci a ottenere meno di tre asterischi, ancora meglio. Hai una grande concentrazione!