Come delegare il lavoro in modo efficace (la guida definitiva per i leader)

Tutti i dirigenti e dirigenti devono padroneggiare l'arte della delega. Comprendere come e quando assegnare responsabilità agli altri è essenziale per mantenere un alto livello di produttività, sia a livello personale che organizzativo. Sapere come delegare è anche essenziale per una leadership efficace.

Imparare a delegare è costruire una squadra coesa ed efficace in grado di rispettare le scadenze. Inoltre, sapere quando e come delegare il lavoro ridurrà il carico di lavoro, migliorando così il benessere sul lavoro e aumentando la soddisfazione sul lavoro. Sfortunatamente, molti leader non sono sicuri di come delegare correttamente o sono riluttanti a farlo.

In questa guida, scoprirai cosa comporta realmente la delega, come avvantaggia il tuo team e come delegare il lavoro in modo efficace.

Sommario

1. L'importanza della delegazione
2. La paura di delegare compiti
3. Delega vs assegnazione
4. Come delegare il lavoro in modo efficace (una guida passo-passo)
5. Riassumendo
6. Maggiori informazioni sulla delegazione

L'importanza della delegazione

Un leader efficace sa come delegare. Quando deleghi parte del tuo lavoro, puoi liberare il tuo tempo e ottenere di più ogni giorno. Una delega efficace promuove anche la produttività all'interno di un team attingendo alle competenze esistenti dei suoi membri e consentendo loro di sviluppare nuove conoscenze e competenze lungo il percorso. Il risultato è un team più flessibile che può condividere i ruoli in caso di necessità.^[1]

Quando sei disposto a delegare, stai promuovendo un'atmosfera di fiducia e fiducia. Le tue azioni inviano un chiaro segnale: come leader, ti fidi dei tuoi subordinati per ottenere i risultati desiderati. Di conseguenza, verranno a pensare a te come un leader simpatico ed efficiente che rispetta le loro abilità e necessità.

La delega non riguarda gli ordini di abbaiare e sperare che il tuo personale ricada in fila. Il lavoro di un manager è quello di ottenere il meglio da quelli sotto la loro supervisione e, così facendo, massimizzare la produttività e il profitto.^[2]

Ecco un esempio di cattiva delega: pubblicità

Una delegazione attenta aiuta a identificare e capitalizzare i punti di forza e di debolezza unici dei membri del team. La delegazione aumenta anche il coinvolgimento dei dipendenti in quanto dimostra che i manager sono interessati ad attingere ai loro talenti.^[3]

La paura di delegare compiti

La delega aumenta la produttività, ma non tutti i gestori sono disposti o in grado di delegare.^[4] Perché? Ecco alcuni motivi comuni:^[5]

• Potrebbero risentirsi dell'idea che qualcun altro possa ottenere il merito di un progetto.
• Potrebbero essere disposti a delegare in linea di principio, ma temono che la loro squadra non sarà in grado di gestire un maggiore livello di responsabilità.
• Possono sospettare che il loro personale sia già oberato di lavoro e si senta riluttante ad aumentare il loro carico.
• Possono sospettare che sia più semplice e più veloce solo per svolgere un compito da soli.
• Non amano l'idea di lasciare andare i compiti che amano fare.
• Temono che se delegano delle responsabilità, il loro manager concluderà che non possono gestire il loro carico di lavoro.

Delega vs assegnazione

La maggior parte delle persone pensa che la delega e l'allocazione siano sinonimi, ma tra i due vi è un'importante distinzione.^[6]

Quando si assegna un'attività, si sta semplicemente istruendo un subordinato a eseguire un'azione specifica. Dì loro cosa fare e lo fanno - è così semplice. D'altro canto, la delega comporta il trasferimento di parte del proprio lavoro a un'altra persona. Non ricevono solo una serie di istruzioni. Piuttosto, sono posti in un ruolo che richiede che essi prendano decisioni e siano ritenuti responsabili dei risultati.^[7]

Come delegare il lavoro in modo efficace (una guida passo-passo)

Quindi qual è il modo migliore per delegare il lavoro in modo da poter combattere la paura della delega, costruire un team efficiente e lavorare più velocemente? Ecco una guida dettagliata:

1. Sapere quando delegare

Comprendendo quanto controllo è necessario mantenere su una situazione, è possibile determinare la migliore strategia per potenziare i lavoratori. Ci sono 7 livelli di delega che offrono ai lavoratori diversi gradi di responsabilità. Pubblicità

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Questo breve video spiega questi livelli e offre esempi di quando è opportuno utilizzarli:

La delega avviene lungo uno spettro. Il livello più basso di delega avviene quando dici ad altre persone cosa fare. Offre poche opportunità ai dipendenti di provare nuovi approcci. La forma più potente di delega si verifica quando si è in grado di abbandonare la maggior parte del proprio controllo sul progetto al dipendente.

Sapere come delegare il lavoro ti aiuta a capire come connettere le persone con attività che fanno il miglior uso dei loro talenti. Se fatto correttamente, assicura che otterrai il miglior risultato finale.^[8]

Quando decidi come delegare il lavoro, poni le seguenti domande:

• Devi essere responsabile di questo compito, o qualcuno può farlo fuori?
• Ciò richiede che la tua attenzione abbia successo?
• Questo lavoro aiuterà un dipendente a sviluppare le proprie capacità?
• Hai tempo per insegnare a qualcuno come fare questo lavoro?
• Ti aspetti che compiti di questa natura si ripetano in futuro?

2. Identificare la persona migliore per il lavoro

Devi passare la torcia al membro del team giusto affinché la delega funzioni. Il tuo obiettivo è creare una situazione in cui tu, la tua azienda e il dipendente abbiano un'esperienza positiva.

Pensa alle abilità dei membri del team, alla volontà di imparare e ai loro stili di lavoro e interessi. Saranno in grado di svolgere il lavoro in modo più efficace se sono capaci, coachable e interessati. Quando possibile, dai a un dipendente la possibilità di giocare ai suoi punti di forza. Pubblicità

I lavoratori inesperti possono aver bisogno di più indicazioni rispetto ai veterani esperti. Se non si ha il tempo di impostare il nuovo dipendente per il successo, non è giusto delegare a loro.

Devi anche considerare quanto sono occupati i tuoi dipendenti. L'ultima cosa che vuoi fare è sopraffare qualcuno dando troppe responsabilità.

3. Raccontare e vendere per ottenere il buy-in dei membri

Dopo aver trovato la persona perfetta per il lavoro, devi ancora farli assumere la nuova responsabilità. Fai sapere loro perché li hai scelti per il lavoro. ^[9] Quando mostri agli altri che sostieni la loro crescita, si costruisce una cultura di fiducia. I dipendenti che vedono le attività delegate come opportunità hanno maggiori probabilità di essere investiti nel risultato.

Quando lavori con i nuovi dipendenti, esprimi la tua volontà di fornire supporto e feedback continui. Per i dipendenti esperti, prendi in considerazione i loro pensieri e le loro esperienze.

4. Sii chiaro e specifico sul lavoro

È fondamentale spiegare ai dipendenti perché il progetto è necessario, cosa ti aspetti da loro e quando è dovuto.^[10] Se sanno cosa ti aspetti, saranno più propensi a consegnare.

Impostando aspettative chiare, li aiuti a pianificare come svolgere l'attività. Impostare le tappe intermedie del progetto in modo da poter controllare i progressi senza micromanaging. Se il tuo dipendente ha difficoltà a raggiungere una pietra miliare, ha comunque tempo per correggere prima che il prodotto finale sia scaduto.

Questo tipo di responsabilità è comunemente usato nelle università. Se gli studenti conoscono solo la data di scadenza e i requisiti di base per completare i principali documenti di ricerca, potrebbero rinviare il lavoro fino all'undicesima ora. Molti programmi richiedono agli studenti di incontrarsi con consulenti settimanali per ottenere indicazioni, strutture per gli indirizzi e risolvere i problemi nei loro metodi prima delle scadenze. Queste misure consentono agli studenti di avere successo mentre danno loro lo spazio per produrre un ottimo lavoro. Pubblicità

5. Sostieni i tuoi dipendenti

Per vedere i migliori risultati possibili della delega, i tuoi subordinati hanno bisogno di risorse e supporto da parte tua. Connettili con la formazione e i materiali per sviluppare skillset che non hanno già.^[11] Potrebbe essere necessario più tempo per rendere disponibili le risorse, ma risparmierai tempo eseguendo il lavoro correttamente. Per attività ricorrenti, questa formazione paga ripetutamente.

A volte i dipendenti hanno bisogno di un aiuto per vedere cosa stanno facendo bene e come possono migliorare. Dare e ricevere feedback è una parte essenziale della delega. Questo è anche un buon modo per monitorare i compiti delegati come leader. Mentre puoi tenere traccia dello stato di avanzamento delle attività, non stai gestendo in modo microscopico i dipendenti.

Durante il progetto, chiedi periodicamente ai tuoi dipendenti se hanno bisogno di supporto o chiarimenti. Fai in modo che ti fidi di loro per fare il lavoro, e vuoi creare uno spazio in cui porre domande e offrire feedback. Questo feedback ti aiuterà a perfezionare il modo in cui deleghi il lavoro.

6. Mostra il tuo apprezzamento

Durante i check-in periodici, riconosci tutte le vincite che hai visto finora nel progetto. Riconoscere che i dipendenti stanno facendo progressi verso l'obiettivo. Il principio del progresso spiega quanto sia importante celebrare piccole vittorie per motivare i dipendenti.^[12] I lavoratori saranno più efficaci e dediti se sapranno che notate i loro sforzi.

Riconoscere i dipendenti quando fanno bene li aiuta a capire la qualità del lavoro che ti aspetti. Li rende più propensi a voler lavorare di nuovo con voi su progetti futuri.

Riassumendo

Ora che sai esattamente cosa significa la delega e le tecniche per delegare il lavoro in modo efficiente, sei nella posizione ideale per ottimizzare i tuoi compiti e aumentare la produttività nel tuo team.

Delegare significa concedere autonomia e autorità a qualcun altro, alleggerendo così il proprio carico di lavoro e costruendo un team completo e ben utilizzato.

La delega può sembrare complicata o spaventosa, ma diventa molto più facile con il tempo. Inizia in piccolo delegando un paio di decisioni ai membri della tua squadra per la prossima settimana o due.

Maggiori informazioni sulla delegazione

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Credito fotografico in primo piano: Freepik tramite freepik.com

Riferimento

[1]	^	BOS Staffing: 5 vantaggi della delegazione - Potenzia la tua squadra
[2]	^	Brian Tracy International: come delegare i giusti compiti alle persone giuste: capacità di gestione efficaci per il successo della leadership
[3]	^	MindTools: Delegazione di successo: utilizzo del potere dell'aiuto di altre persone
[4]	^	Compagnia veloce: i tre timori più comuni riguardo alla delega: smascherato
[5]	^	Formazione per la capacità di leadership: delegazione
[6]	^	Abhinav Jain: Delega del lavoro vs Assegnazione del lavoro
[7]	^	Anthony Donovan: Management Training: Delegare in modo efficace
[8]	^	Gestione 3.0: Esercizio: commissione di delegazione
[9]	^	Focus: Blog sulla creatività e la produttività: una guida alla delega dei compiti in modo efficace
[10]	^	Inc .: 6 modi per delegare in modo più efficace
[11]	^	La musa: le 10 regole della delega riuscita
[12]	^	Teresa Amabile e Steven Kramer: The Progress Principle