Come creare una lista di cose da fare che ti fa sorridere

Sono le 6:00. Ti sei appena svegliato e sei pronto per fare una doccia. Dopo la doccia, è ora di fare colazione, leggere le notizie leggendo il giornale del mattino e poi iniziare il tuo lavoro.

Ti senti meraviglioso, rilassato e felice. Hai aspettative molto alte per il giorno e vuoi essere il più produttivo possibile.

Avanti veloce alle 2 del pomeriggio lo stesso giorno. Stai lavorando di fretta e hai appena avuto la possibilità di fare una pausa pranzo.

Inizi a sentirti un po 'stressato e stanco a causa del fitto programma. Inoltre, sembra che devi tornare a determinati compiti e risolverli, perché non hai avuto il tempo di concentrarti su di essi correttamente.

Il giorno che è iniziato così bene si è trasformato in uno stressante. Passi da un'attività all'altra - il più rapidamente possibile - senza fare nulla di appropriato.

Ti piacerebbe trovare un pulsante di reset, in modo da poter iniziare la giornata da un capo all'altro - con una strategia diversa. Pubblicità

Essere troppo ottimisti può essere un peso

Quello che probabilmente hai vissuto è stato questo: hai pianificato la tua giornata la sera prima e hai sentito di essere in cima ai tuoi compiti.

Tuttavia, le cose iniziarono ad andare storte quando continuavi ad aggiungere compiti uno dopo l'altro alla tua lista e finalmente la tua lista di compiti era lunga molte miglia. La tua lista conteneva anche compiti che erano praticamente impossibili da fare in un giorno.

L'altro punto che ha contribuito alla tua giornata frenetica e stressante non è stato capire quanto tempo sarebbe stato necessario per completare una determinata attività e quando eseguire l'attività. Se avessi questa informazione, sarebbe stato più facile capire il giusto tempismo per l'esecuzione dell'attività.

Infine, non c'era davvero alcuna flessibilità nei tuoi piani. Hai dimenticato di aggiungere un buffer tra le attività e capire che alcune attività sono molto più grandi di quelle che sembrano fuori.

Ma sai cosa - queste ragioni da sole non erano la ragione principale per il tuo stress e la tua attività ...

Sai davvero cosa dovresti fare?

Quanto tempo hai effettivamente speso per pianificare la tua giornata - erano solo 5 minuti mentre il televisore ti stava distrattivamente? Pubblicità

Se è così, allora questo è stato probabilmente il motivo principale per cui la tua giornata è diventata così stressante.

Quando pianifichi le tue giornate, dovresti veramente capire i compiti che stai per fare e quello che serve per realizzarli. Questo è necessario soprattutto con compiti importanti, perché sei in grado di fare progressi con i compiti che contano di più.

La mancanza di tempo speso per la pianificazione verrà mostrata anche come troppi grandi compiti riempiti nella tua lista quotidiana. Se non hai suddiviso l'attività in parti più piccole, è probabile che non le eseguirai durante il giorno. Questo a sua volta ti fa battere te stesso per non aver completato la tua lista delle attività.

Infine, non trattare la creazione di un elenco di attività come alcune cose secondarie che si tenta di fare il più rapidamente possibile. Infatti, quando si presta più attenzione alla lista dei compiti del giorno successivo, più è probabile che la lista sia realistica e meno stressante per te.

Componenti di una buona lista di attività

Quando parlo di una buona lista di compiti; Considero queste caratteristiche come parte di esso:

• Equilibrato: l'elenco delle attività contiene attività importanti e meno importanti. Ammettiamolo: sebbene tutti vorremmo lavorare su compiti importanti (ad esempio quelli relativi agli obiettivi), dobbiamo occuparci anche dei compiti meno importanti (come fare commissioni, prendersi cura della propria casa o di altre cose di tutti i giorni).
• Abbastanza flessibilità: Cosa succede quando hai pianificato un'attività, ma non sei in grado di occupartene? Hai un piano B in atto? In caso contrario, prova a capire l'azione alternativa che puoi intraprendere in questi scenari.
• Tempo per le transizioni: Comprendi che i tempi di transizione consumano anche il tuo tempo. Assicurarsi che quando si pianifica l'elenco delle attività, questa volta è incluso anche nei piani. L'aggiunta di un buffer aggiuntivo tra le attività renderà il tuo elenco più flessibile e realistico.
• Non troppe attività per un giorno: Darti una cifra esatta su quanti compiti dovresti avere nella tua lista giornaliera è difficile. Dipende dalla tua situazione, ma sono disposto a dire che qualsiasi cosa tra 5-10 compiti dovrebbe essere sufficiente per un giorno. Comprendi che alcune attività sono molto veloci da gestire, quindi è più facile includere più attività in determinati giorni. Assicurati che ci siano anche delle attività importanti nella lista in modo da essere in grado di andare avanti con i tuoi progetti più grandi.
• Scudo di protezione: Costruisci uno scudo di protezione attorno al tuo elenco di attività, in modo che il minor numero possibile di attività possa arrivare al tuo elenco e che il numero di elementi nel tuo elenco non aumenti durante il giorno. Nel primo caso, prova ad eliminare le fonti per i tuoi compiti. Questo viene fatto riducendo i tuoi impegni e limitando i progetti che hai. Il fatto è che più impegni (o progetti) hai, più è probabile che finiranno come compiti per la tua lista quotidiana. Nel secondo caso, rendi chiuso il tuo elenco. Ho imparato questo concetto leggendo un libro di Mark Forster. Per creare un elenco di attività chiuse, tutto ciò che devi fare è tracciare una linea sotto l'ultima attività dell'elenco. Quando hai fatto questo, non ti è permesso aggiungere nuove attività alla tua lista durante il giorno. Ciò garantisce che il numero di attività diminuisca effettivamente con l'avanzare del giorno.

Ora, creiamo un elenco di cose da fare che ti faccia sorridere

Per creare un elenco che puoi effettivamente realizzare il giorno successivo, procedi come segue: Pubblicità

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1. Elimina i compiti. Passa attraverso i tuoi impegni e decidi se hai davvero bisogno di ciascuno. Per esempio, ero un membro attivo del nostro club informatico locale nella mia città natale, ma poi mi sono reso conto che non avevo più tempo per quell'attività. Sebbene io sia ancora un membro del club, non parteciperò più alle sue attività. Questo ha eliminato le attività relative a tale impegno.
2. Prenditi il ​​tuo tempo per pianificare la lista. Non aver fretta di creare il tuo elenco di attività: dedica un po 'di tempo alla fase di pianificazione. Se richiesto, “isolati” per la parte di pianificazione andando in una stanza separata nella tua casa (o anche andando fuori casa tua). In questo modo puoi effettivamente pensare a tutte le attività prima di inserirle nella tua lista. Prova a trascorrere almeno 15 minuti con l'elenco quando lo pianifichi.
3. Sposta le attività importanti all'inizio. Quando pianifichi la tua giornata, assicurati che i compiti importanti siano all'inizio del tuo elenco. Ciò garantisce che le attività vengano eseguite il più rapidamente possibile. Ad esempio, come blogger, mi assicuro di avere le attività di creazione del contenuto all'inizio del mio elenco. Appena mi sveglio, attacco immediatamente quei compiti e loro finiscono prima di andare al lavoro.
4. Tieni traccia delle attività ricorrenti. Potresti avere attività ricorrenti nel tuo elenco, ma sai quanto tempo impiegano per realizzare? Se non lo fai, assicurati di fare un po 'di tempo per rintracciarlo. Questo ti aiuta a pianificare meglio la tua giornata, poiché sai quanto tempo impiega un'attività e se c'è un certo intervallo di tempo nella tua pianificazione giornaliera, quando l'attività potrebbe essere eseguita.
5. Batch le attività simili. Guarda la tua lista e renditi conto se ci sono attività simili che puoi processare in batch. In questo modo è possibile ottenere alcune attività dal tuo elenco più veloce e più facile.
6. Definire le attività in modo più dettagliato. Non includere solo un'attività come “Costruisci un sito Web” sulla tua lista; assicurati di aver suddiviso l'attività in parti più piccole. Più piccoli sono i compiti, più facile è raggiungerli.
7. Fai qualche lavoro di preparazione in anticipo. Assicurati di prepararti per determinati compiti in anticipo. Ad esempio, scrivo i contorni per i post dei miei ospiti la domenica, in modo che sia più facile (e più veloce) per me iniziare a scrivere i post veri quando mi sveglio. Con un po 'di lavoro di preparazione, velocizzo le cose e mi assicuro che le attività vengano eseguite quando arriva il giorno giusto.
8. Automatizza la manutenzione. Naturalmente puoi utilizzare un approccio basato su carta e penna per la tua lista di attività, ma cerca anche di sfruttare la tecnologia. In effetti, prova a trovare uno strumento che si occupi della manutenzione del tuo elenco di attività per te. Il mio strumento preferito è Nozbe, ma ci sono altre applicazioni di gestione delle attività che puoi provare anche tu.

Conosci i tuoi tipi di attività e il tuo programma

Infine, quando pianifichi la tua giornata, poniti queste domande:

• Cos'altro ho sul programma?
• Il compito è un gatekeeper?
• Ho iceberg sulla mia lista?
• È il compito a prova di distrazione?

Le prime domande si riferiscono al tuo programma personale. Ad esempio, se viaggi, assicurati che la tua lista rifletta su questo fatto. Non provare a “overstuff” la tua lista con troppe attività, dal momento che è più probabile che tu ne faccia solo una frazione.

La seconda domanda chiede se l'attività sta bloccando altre attività da eseguire. Ogni tanto potremmo avere un compito, che deve essere curato prima. Dopo averlo fatto, solo allora potrai occuparti dei compiti sequenziali. Quando ti concentri sulla creazione del tuo elenco di attività in modo mirato, sarai in grado di individuare facilmente i gatekeeper.

La terza domanda chiede se il tuo compito è in realtà molto più grande di quello che sembra. A volte, quando inizi a lavorare su un compito, ti accorgerai presto che è molto più grande di quello che pensavi inizialmente (confrontali con gli iceberg, dove solo la punta dell'iceberg è sopra il livello del mare, ma la maggior parte del ghiaccio è al di sotto l'acqua).

Ancora una volta, quando ti concentri abbastanza sull'elenco dei compiti durante la fase di creazione, è più facile individuarli “iceberg” e dividere i compiti in pezzi più piccoli, molto più gestibili.

L'ultima domanda chiede se l'attività è a prova di distrazione. Il fatto è che non tutti i compiti sono stati creati uguali: alcuni tollerano più distrazioni, mentre altri richiedono la vostra piena attenzione. Pubblicità

Per esempio, posso controllare il mio flusso di Twitter o fare una semplice manutenzione del blog anche quando sono in giro con la mia famiglia. Questi compiti sono a prova di distrazione e posso prendermi cura di loro - anche se non ho tutta la mia attenzione su di loro.

In conclusione

Se hai ancora difficoltà a raggiungere le tue attività quotidiane, assicurati di analizzare i motivi per cui ciò è accaduto. Se non altro, non abbatterti per non aver completato la tua lista di compiti.

Nessuno è perfetto e possiamo imparare dai nostri errori.

Ci vuole un po 'di pratica per creare un “sorridente” elenco delle attività. Tuttavia, una volta imparato a mettere insieme tutti i pezzi, le cose andranno molto meglio :)

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Credito fotografico in primo piano: giovane donna tramite Gettyimages