Come creare una cartella del personale di casa - E perché preoccuparsi

Conservate copie delle vostre cartelle cliniche? E le tue dichiarazioni dei redditi? La maggior parte delle persone lo fa, perché le informazioni contenute in questi documenti sono abbastanza importanti che non importa se il tuo medico o l'IRS ne ha una copia - anche tu vuoi avere una copia. Lo stesso vale per un'ampia varietà di documenti di lavoro che molte persone tengono in ufficio, se non le rispettano affatto. Ma ci sono molti argomenti contro il mantenimento delle informazioni sul personale al lavoro. Invece, vale la pena considerare di tenere le copie a casa e creare una cartella personale di casa.

Ci sono molte ragioni per cui potresti aver bisogno di controllare le tue copie delle informazioni sull'occupazione anche quando non sei al lavoro: se sei fuori con l'influenza, quel promemoria sulle assenze per malattia non ti farà molto bene ufficio. Lo stesso vale se ottieni un'offerta di lavoro migliore e vuoi controllare il tuo contratto attuale. E se succede il peggio e perdi il lavoro, potresti non essere in grado di ottenere copie di tutti i file rimasti nella tua scrivania. Pubblicità

Documenti che appartengono alla cartella personale del tuo domicilio

Contratti di lavoro: mentre non tutti i datori di lavoro richiedono contratti scritti, molti lo fanno. Possono assumere la forma di offerte formali di lavoro, lettere di accordo o altri documenti - ma a prescindere dalla forma, dovresti avere una copia a casa. Mentre molte persone si sentono a proprio agio a distruggere i loro contratti non appena il loro impiego termina, vale la pena mantenere il contratto in giro per un bel po 'più a lungo. Come minimo, dovresti mantenere un contratto fino alla scadenza di qualsiasi clausola (ad esempio clausole di non concorrenza), sebbene sia ragionevole nella maggior parte dei casi conservare copie dei tuoi contratti indefinitamente.

Vantaggi: dal tuo spazio di parcheggio all'assicurazione dentale, il tuo pacchetto di prestazioni è ricco di informazioni importanti. Poiché i tuoi benefici tecnicamente rappresentano una parte del tuo compenso, vale la pena tenere una copia a portata di mano e assicurarti di sfruttare appieno ciò che il tuo datore di lavoro ti offre. Inoltre, perché i tuoi benefici possono influenzare la tua vita domestica - l'assicurazione sanitaria, chiunque? - essere in grado di consultare tali informazioni a casa può essere cruciale.

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Recensioni sulle prestazioni: in teoria, le recensioni sulle prestazioni sono il modo in cui il tuo datore di lavoro ti dice dove stai facendo un buon lavoro e dove puoi migliorare. In realtà, la maggior parte delle aziende considera le revisioni delle prestazioni come un modo semplice per determinare promozioni e rilanci. Tenere traccia di tali informazioni può aiutarti a trovare un'opportunità o due con il tuo datore di lavoro. Pubblicità

Registri del libro paga: Se le cose vanno a sud della tua azienda e ti trovi nella posizione di presentare domanda di sussidio di disoccupazione, è probabile che ti venga richiesto un determinato numero di buste paga. Se si verifica un problema durante l'elaborazione del reclamo, è possibile che venga richiesto un documento di diversi anni. Vogliono anche almeno alcuni dei tuoi record fiscali: negli Stati Uniti, la maggior parte degli stati richiede almeno una copia del modulo W-2. I requisiti possono differire notevolmente in altri paesi.

Aggiornamenti: tutti i promemoria e gli aggiornamenti che vengono trasmessi in tutto l'ufficio in merito all'assicurazione sanitaria, i tempi di segnalazione e qualsiasi altra cosa il supervisore o il responsabile delle risorse umane si presentino sembrano ottimi fogli di carta straccia. Ma un numero sorprendente di essi merita di essere mantenuto, almeno nel breve periodo. Richiede discrezione per determinare quali aggiornamenti valgono la pena, ma generalmente vale la pena mantenere quelli che influiscono sul compenso o sulle responsabilità.

Descrizione del lavoro: la descrizione del tuo lavoro potrebbe cambiare durante il tuo tempo con il tuo datore di lavoro, ma è importante conservare una copia di ciascuna versione. Non è così che puoi discutere contro l'esecuzione di un'attività solo perché non è nella descrizione del tuo lavoro, ma se ti stai occupando abitualmente di compiti superiori al tuo livello retributivo, portare una copia della descrizione del tuo lavoro al tuo supervisore potrebbe aiutarti a ottenere un aumentare. Se possibile, vale la pena conservare una copia del tuo curriculum nel momento in cui ricevi ciascuna descrizione del lavoro in modo da poter mostrare la tua progressione in termini di capacità ed esperienza. Pubblicità

Documentazione dei problemi: ci sono problemi in ogni situazione d'ufficio, e alcuni di essi possono richiedere documentazione. Se, ad esempio, un collega si comporta in modo inappropriato, potresti sentire la necessità di tenere un registro del problema. Conserva una copia di quel disco a casa - in alcuni casi, potrebbe essere utile conservare l'unica copia a casa. Tali record possono effettivamente causare problemi se vengono trovati in giro per l'ufficio.

Il tuo record personale del personale: nella maggior parte dei casi, hai il diritto legale di dare un'occhiata al tuo record personale ogni volta che ti impegni a marciare verso il dipartimento Risorse umane. Potresti considerare di chiedere di fare proprio questo - inquadrare la tua domanda in un modo che non porterà le persone della HR a rinchiuderti nel retro del cassetto quando hai finito, anche se.

Tenere traccia di tutte le pratiche burocratiche

Tutti questi record possono sommarsi a una bella risma di carta. Idealmente, uscirai e comprerai un sacco di cartelle e uno schedario, ma potrebbe non essere un'opzione realistica. Invece, qualsiasi sistema di organizzazione pulito che ti permetta di accedere facilmente a tutti i documenti che stai cercando funziona perfettamente. Le cartelle a schede e una scatola potrebbero essere la soluzione migliore per te (a condizione che tu la conservi da qualche parte asciutta). Pubblicità

Avrai voglia di aggrapparti alla maggior parte di questi documenti per un po '. Se c'è un problema con il tuo datore di lavoro (o ex datore di lavoro), ti potrebbe essere chiesto di fornire la documentazione che risale a diversi anni. Se non hai avuto problemi dopo quattro anni, in genere sei considerato in chiaro. È lo stesso periodo di tempo in cui il tuo datore di lavoro è tenuto a conservare la documentazione.

Se avete altri suggerimenti per i documenti che devono essere inseriti in una cartella del personale di casa, condivideteli nei commenti.