Come le persone di successo gestiscono l'e-mail in modo efficace

  • John Boone
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Messaggi di posta elettronica. Non sembrano mai fermarsi, ed è facile essere sepolti in loro. Ma ci sono alcune persone là fuori che hanno le loro caselle di posta sotto controllo, non importa quale. Il loro segreto? Hanno padroneggiato sette abilità chiave per gestire efficacemente il loro diluvio quotidiano di posta elettronica e ottenere di più.

Ecco uno sguardo interiore su come le persone di successo gestiscono efficacemente l'e-mail: la pubblicità

Ogni giorno mettono da parte il tempo per gestire le e-mail.

Scegli diverse finestre di tempo ogni giorno per affrontare la tua casella di posta e concentrarti sulle risposte. A seconda del loro lavoro, alcuni professionisti impiegano cinque minuti all'inizio di ogni ora per gestire i loro messaggi o mettere da parte il tempo ogni mattina e pomeriggio per gestire le loro e-mail. Blocca il tempo del tuo calendario elettronico per gestire le e-mail quotidianamente, in modo che le riunioni o qualsiasi altra distrazione ti impedisca di gestire la tua e-mail. Prendendo tempo sul loro calendario giornaliero per gestire le e-mail, aumentano la loro produttività generale perché non sono preoccupati mentre scrivono quel grande rapporto.

Danno priorità alle risposte.

Dai un'occhiata veloce alla tua casella di posta e alcuni messaggi saltano spontaneamente su di te: email del tuo capo, un cliente chiave o un potenziale cliente. Aprili e rispondi subito; toccalo una volta e fallo. Attendi più tempo nella giornata per leggere le email dei tuoi rivenditori preferiti. Pubblicità

Usano risposte standard.

A seconda del tuo lavoro, potrebbero esserci frasi e frasi usate frequentemente. Formatta quelli e inseriscili nelle tue e-mail; ti farà risparmiare tempo. Ad esempio, se ricevi molte proposte come parte del tuo lavoro, puoi creare un messaggio come questo: “Grazie per avermi contattato e avermi inviato la tua proposta. Lo guarderò e tornerò appena possibile.” Se utilizzi questa risposta standard, ridurrai il tempo speso per l'email.

Mirano a rispondere entro 24 ore.

Può sembrare facile, ma con l'arrivo di un numero maggiore di e-mail, i messaggi vengono respinti e possono essere facilmente dimenticati. Rendilo un obiettivo per rispondere entro un giorno lavorativo a tutti i messaggi che arrivano. Pubblicità

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Non rispondono ad ogni e-mail.

Sì, avete letto bene. Non tutte le email richiedono una risposta. Se l'e-mail è solo informativa e non richiede una risposta, non inviarne una. O se sei una di quelle persone che si sentono in dovere di rispondere, invia una risposta a una frase come “Grazie. Ho ricevuto l'email.”

Si tolgono dagli elenchi di abbonamenti non necessari.

I gestori di email veramente efficaci non si iscrivono a newsletter quotidiane, aggiornamenti di blog e avvisi sui loro account di social media. Utilizzano altri strumenti, come feed RSS o un lettore di blog per tenere traccia dei loro blog e fonti di informazione preferiti. E per quanto riguarda le e-mail dai rivenditori che collegano le loro merci? Utilizzare un'e-mail separata per gestire tutte quelle richieste e navigare quando si ha tempo. In questo modo, non sarai distratto dall'ultima vendita nel tuo negozio preferito quando dovresti rispondere a una richiesta del tuo capo. Pubblicità

Lasciano email con link ad articoli e video per dopo.

Queste e-mail di solito richiedono più tempo e vengono spesso inviate per le tue informazioni (o intrattenimento). Risparmia un po 'di tempo ogni giorno - magari a metà pomeriggio quando stai cercando una piccola pausa - per fare clic su queste e-mail e leggere gli articoli o guardare i video. Una volta completata la visualizzazione, è possibile rispondere al mittente, se necessario, o semplicemente fare clic su Elimina.

Seguendo questi semplici passaggi, sarai in grado di gestire l'e-mail in modo efficace e dedicare più tempo alla realizzazione del tuo lavoro.




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