Come non imporre i sistemi di produttività su altri

La mia sorellina è venuta a trovarmi questo fine settimana e ha portato con me una serie di compiti che ho ritenuto incredibile: è una studentessa alle scuole superiori e la sua lista di attività ha qualcosa per ogni classe e progetti nella maggior parte di loro. Ne tiene traccia in un pianificatore che ha spazi così piccoli per registrare appuntamenti o compiti che ho pensato che i miei occhi sarebbero caduti dalla mia testa strizzando gli occhi così forte.

Così ho fatto quello che qualsiasi brava sorella maggiore interessata alla produttività avrebbe fatto: mi sono offerto di organizzarla con qualcosa di un po 'più facile da usare. Niente di strano, certo: stavo pensando di presentarla a Remember the Milk. Mi piace RTM per molti motivi, anche se so che molte altre persone hanno le loro preferenze: il fatto che io possa utilizzare plugin per integrare RTM con Google Calendar e GMail fanno molto per la mia produttività.

La risposta di mia sorella? Un immediato no. Si affida alla carta, non a un geniale gizmo online. Ha continuato a spiegare che lei va online solo ogni due giorni, principalmente per controllare il suo account di posta elettronica Hotmail. Era come una freccia direttamente nel mio cuore amante del Web 2.0. In qualche modo, sono sopravvissuto e ho suggerito che forse un nuovo pianificatore - uno più grande - potrebbe essere in ordine. Ho persino offerto un viaggio in libreria. Sono stato di nuovo abbattuto, con un'intera lista di contro-argomenti: lei avrebbe dovuto trasferire tutto, lei era abituata a questo particolare pianificatore e questo pianificatore era gratuito, mentre uno nuovo sarebbe costato denaro. Pubblicità

Non mi considero una sorta di evangelizzatore della produttività; Penso solo che il suo sistema potrebbe essere migliorato, se non altro per proteggere la vista. È il suo lavoro scolastico: lei è più che benvenuta ad organizzarlo come desidera. Riuscii a mantenere il mio consiglio su una breve lista di letture suggerite e a farle promettere di considerare questa cosa tutta nuova di internet.

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Ho iniziato a pensare, però, ad altre situazioni in cui una persona può essere costretta ad adottare un sistema di produttività che non funziona per lei e su come aggirarlo. Mi è successo prima, e certamente non mi è piaciuto. Uno dei miei ex datori di lavoro richiedeva a noi cubicoli di utilizzare un sistema personalizzato basato su fogli di calcolo Excel accessibili attraverso la rete per tracciare non solo le nostre attività in corso, ma anche i nostri cartellini orari, i risultati e una miriade di altre informazioni. Sono stato l'impiegato che ha costantemente dimenticato di aggiornare i fogli di calcolo e ha dovuto ricordarsi dove controllare regolarmente una determinata informazione. Non era il caso di non avere i dati necessari - avevo tutto ciò che il mio manager desiderava in un dato momento - ma non l'ho tradotto molto bene nel sistema dell'azienda. Siamo finalmente riusciti a entrare in un accordo in cui ho usato i miei metodi per tracciare il mio lavoro e poi riempito i miei fogli di calcolo una volta alla settimana. Pubblicità

Ho ascoltato molte storie dell'orrore su calendari, elenchi di attività e altri sistemi di tracciamento e produttività imposti dal tempo (un numero sorprendente di questi include l'uso obbligatorio di Outlook, spesso in modi che non era destinato a essere utilizzato). La maggior parte sembra ridursi al fatto che un lavoratore vede il sistema di "produttività" come la creazione di ore di lavoro in più di quanto potrebbe altrimenti affrontare. Un cattivo sistema di tracciamento del tempo può rapidamente diventare il peggioramento di una busta paga.

Ho anche sentito un sacco di lavoro in giro: c'era il tizio che si autodefiniva un piccolo software per tradurre tra il sistema di gestione delle attività del suo datore di lavoro e il suo, la ragazza che si rifiutava di suonare in un sistema che non Lavorare per lei e per il ragazzo che ha convinto il suo manager a cambiare l'intera azienda per soddisfare i suoi bisogni. Ci sono stati diversi gradi di successo - la ragazza che non si sarebbe sottomessa al suo task manager è finita in un nuovo posto di lavoro molto rapidamente. Pubblicità

Sembra che il meglio che la maggior parte di noi può fare con un sistema di produttività imposto sia fare del nostro meglio per farlo funzionare per noi, e spesso non possiamo fare molto meglio che fingere di trovarlo utile. La mia esperienza personale dimostra che molte persone devono trovare il proprio modo di implementare la gestione del tempo, adattando la GTD alle proprie vite o scrivendo il proprio manuale. È una questione di sapere quale soluzione funziona per la tua situazione specifica. Nessun altro dovrà affrontare gli stessi problemi di gestione del tempo che si fanno, rendendo il vostro tocco personale una necessità quando si implementa una sorta di sistema di produttività.

Per le aziende o le organizzazioni che cercano di creare una sorta di sistema di gestione del tempo, tuttavia, c'è ancora speranza. Portare le persone che useranno il sistema nella sua pianificazione può evitare un intero elenco di problemi comuni: microgestione che interferisce con il lavoro, requisiti per la registrazione di minutia nel sistema che richiede tempo che potrebbe essere meglio speso per progetti o sistemi scarsamente integrati che richiedono tempo di spostarsi tra. Sia che tu stia monitorando la produttività, sia che cerchi semplicemente di rendere più semplice per i dipendenti il ​​lavoro svolto, i dipendenti saranno le uniche persone in grado di dirti se il tuo sistema li aiuterà o li danneggerà. Pubblicità

E mia sorella? Sono riuscito a convincerla a provare GMail dato che entrambi abbiamo concordato sul fatto che il suo indirizzo Hotmail 2cute4words potrebbe non impressionare gli uffici di ammissione al college.