Come non sentirsi sopraffatti dal lavoro e prendere il controllo della giornata

Travolgere è uno stato pernicioso in gran parte causato dalle sempre crescenti richieste del nostro tempo e dalle distrazioni che esistono intorno a noi. Si insinua su di noi e può, nella sua forma estrema, lasciarci ansiosi, stressati ed esausti.

Se ti senti sopraffatto al lavoro, ecco alcune strategie che puoi seguire per ridurre la sensazione di sopraffare; lasciandoti più calmo, controllato e molto meno stressato.

1. Scrivi tutto per scaricare la tua mente

La prima cosa che puoi fare quando inizi a sentirti sopraffatta è scrivere tutto ciò che è nella tua mente.

Spesso le persone si limitano a scrivere tutte le cose che pensano di dover fare. Questo aiuta, ma un modo più efficace per ridurre il sovraccarico è quello di annotare tutto ciò che è nella tua mente.

Ad esempio, potresti aver avuto una discussione con il tuo collega o una persona cara. Se è nella tua mente scrivilo. Un buon modo per farlo è disegnare una linea in mezzo alla pagina e intitolare una sezione “cose da fare” e l'altro “cosa c'è nella mia mente”.

L'atto di scrivere tutto questo e tirarlo fuori dalla tua testa inizierà il processo di rimuovere la tua sensazione di sopraffare. Scrivere le cose può davvero cambiare la tua vita.

2. Decidi quanto tempo ci vorrà per completare le tue cose da fare

Una volta che hai "svuotato la testa", passa attraverso la lista e stimare quanto tempo ci vorrà per completare ogni cosa da fare. Pubblicità

Mentre apri la tua lista, troverai che un bel po 'di cose da fare ti porteranno solo cinque o dieci minuti. Altri impiegheranno più tempo, spesso fino a diverse ore.

Non preoccuparti di questo in questa fase. Concentrati solo sulla stima del tempo necessario per completare ogni attività al meglio delle tue capacità. Ecco come coltivare una lista più significativa da fare.

3. Approfitta della legge di Parkinson

Ora ecco un piccolo trucco che ho imparato molto tempo fa. La legge di Parkinson afferma che il lavoro riempirà il tempo che hai a disposizione per completarlo, e noi umani siamo terribili nel valutare quanto tempo ci vorrà: ((Odhable: Genesi della legge di Parkinson))

Questo è il motivo per cui molte persone sono sempre in ritardo. Pensano che ci vorranno solo trenta minuti per attraversare la città quando la precedente esperienza ha insegnato loro che in genere ci vogliono 45 minuti perché il traffico è spesso cattivo, ma si attengono alla convinzione che ci vorranno solo trenta minuti. È più un pio desiderio che un buon giudizio.

Possiamo usare la legge di Parkinson a nostro vantaggio. Se hai stimato che scrivere cinque email che necessitano disperatamente di una risposta è di novanta minuti, ridurlo a un'ora. Allo stesso modo, se hai stimato che ci vorranno tre ore per preparare la tua prossima presentazione, ridurla a due ore.

Riducendo il tempo che stimerai ci vorrà qualcosa. Il primo è che il tuo lavoro sia svolto più velocemente, ovviamente. Il secondo è che ti metti sotto una leggera pressione del tempo e così facendo riduci la probabilità di essere distratto o permettiti di procrastinare. Pubblicità

Quando sopravvalutiamo per quanto tempo ci vorrà qualcosa, inconsciamente il nostro cervello sa che abbiamo un sacco di tempo e quindi ci gioca brutti scherzi e finiamo per controllare le recensioni di Apple Watch 4 o permettere ai nostri colleghi di interromperci con l'ultimo gossip dell'ufficio.

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Applicare una leggera pressione del tempo impedisce che ciò accada e otteniamo maggiore concentrazione e maggiore lavoro.

4. Usa la potenza del tuo calendario

Una volta che hai fatto le tue stime di tempo, apri il tuo calendario e pianifica le tue cose da fare. Segui le tue cose da fare e pianifica il tempo sul tuo calendario per svolgere tali compiti. Raggruppa le attività in attività simili.

Per le email che richiedono attenzione nella tua lista di cose da fare, pianifica il tempo sul tuo calendario per gestire tutte le tue e-mail contemporaneamente. Allo stesso modo, se hai una relazione da scrivere o una presentazione da preparare, aggiungi questi al tuo calendario usando il tempo stimato come guida per quanto tempo impiegano ciascuno.

Vedere questi articoli sul tuo calendario ti aiuta a capire perché hai il tempo di terminarli e non senti più che non hai tempo. Il raggruppamento di attività simili insieme ti mantiene più a lungo in uno stato focalizzato ed è sorprendente quanto lavoro hai svolto quando lo fai.

5. Prendere decisioni

Per quelle cose che hai annotato che sono nella tua mente ma non sono compiti, prendi una decisione su cosa farai con ciascuna di esse. Queste cose sono nella tua mente perché non hai preso una decisione su di loro.

Se hai un problema con un collega, un amico o una persona cara, prenditi un po 'di tempo per pensare a quale sarebbe il modo migliore per risolvere il problema. Più spesso che non solo parlare con la persona coinvolta chiarirà l'aria e risolvere il problema. Pubblicità

Se si tratta di un problema più serio, quindi decidere il modo migliore per affrontarlo. Parla con il tuo capo, un collega e ricevi consigli.

Qualunque cosa tu faccia, non permettere che si rovini. Ignorare il problema non lo farà andare via. È necessario prendere una decisione per affrontarlo e prima lo si farà prima che il problema venga risolto. (Puoi dare un'occhiata a questa guida su Come prendere buone decisioni per tutto il tempo.)

Mi ricordo molto tempo fa, quando avevo poco più di vent'anni e ero impazzito con le mie nuove carte di credito. Ho scoperto che non avevo i soldi per pagare le mie bollette mensili. Mi sono preoccupato per giorni, mi sono stressato e davvero non sapevo cosa fare. Alla fine, dissi a un mio buon amico del problema. Mi ha suggerito di chiamare la compagnia della carta di credito per spiegare il mio problema. Il giorno dopo, ho preso il coraggio di chiamare la compagnia, ho spiegato il mio problema e la persona meravigliosa ascoltata dall'altra parte e poi ho suggerito di aver pagato una somma minore per un paio di mesi.

Questa telefonata non durò più di dieci minuti, ma risolveva il mio problema e toglieva gran parte dello stress che stavo provando in quel momento. Ho imparato due lezioni molto preziose da quell'esperienza:

Il primo, non impazzire con le carte di credito appena acquisite! E il secondo, c'è sempre una soluzione ad ogni problema se si parla solo con la persona giusta.

6. Prendi una qualche forma di azione

Perché sopraffare è qualcosa che si insinua su di noi, una volta che ci sentiamo sopraffatti (e sottolineato come i due spesso vanno insieme), la chiave è prendere una qualche forma di azione.

L'atto di scrivere tutto ciò che ti disturba e farti sentire sopraffatto è un ottimo punto di partenza. Essere in grado di vedere cosa ti infastidisce in una lista, non importa quanto sia lunga la lista, facilita la mente. Lo hai esternalizzato. Pubblicità

Significa anche che, piuttosto che queste preoccupazioni che galleggiano in un caos confuso nella tua testa, ora sono visibili e puoi prendere decisioni più facili su cosa fare con loro. Spesso potrebbe essere chiedere un collega per un piccolo aiuto, oppure potresti vedere che devi dedicare un po 'di tempo concentrato per portare a termine il lavoro. L'importante è che tu prenda una decisione su cosa fare dopo.

La trappola non è sempre causata da una sensazione di mancanza di tempo o di lavoro eccessivo, ma può anche essere causata evitando una decisione su cosa fare dopo.

La linea di fondo

Prendi una decisione, anche se è solo parlare con qualcuno su cosa fare dopo. Prendere una decisione su come risolvere qualcosa da solo ridurrà i tuoi sentimenti di sopraffazione e ti guiderà lungo il percorso verso una risoluzione in un modo o nell'altro.

Quando segui queste strategie puoi dire addio al tuo sopraffare e guadagnare molto più controllo sulla tua giornata.

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Credito fotografico in evidenza: Andrei Lazarev via unsplash.com