Quante volte al giorno dovresti controllare la tua email?

Nel mio ultimo post, ho parlato di sei delle abitudini di lavoro più comuni che sabotano la tua produttività. Il primo autore del mio elenco era la frequenza con cui controlli la tua posta elettronica. Mentre stavo scrivendo il mio ultimo articolo, ho scoperto che c'era un sacco di informazioni su questo argomento, ed era davvero meritevole del suo articolo dedicato.

Quando si tratta della nostra email di lavoro, la maggior parte di noi la vede come una palla al piede. Dobbiamo costantemente controllarlo o rischiare l'ira dei padroni e dei colleghi che stanno cercando di comunicare con noi. Se non rispondiamo a una email entro 5 minuti, siamo considerati pigri o improduttivi.

Ma secondo alcuni esperti, controllare la tua posta elettronica troppo spesso è in realtà un fattore importante che può contribuire a diminuire la produttività. Se sei uno di quelli “ogni volta che il mio telefono suona devo controllare immediatamente la mia e-mail” tipo di persone, continua a leggere per scoprire perché potresti essere diventato il tuo peggior nemico. Pubblicità

Quanto spesso è normale?

Quindi, quanto spesso la persona media controlla la propria email in un dato giorno? È difficile rintracciare statistiche affidabili. Secondo un sondaggio, circa il 40% delle persone intervistate pensa di aver controllato la propria posta tra 6 e 20 volte al giorno. Certo, è difficile dire quanto sia accurata una persona quando si misurano le proprie abitudini e-mail.

Un altro sondaggio afferma che il 56,4% delle persone controlla la propria posta solo tra 0-5 volte al giorno. Tuttavia, quello studio è del 2009, e probabilmente abbastanza datato.

“Mai controllare la tua email al mattino”

L'esperta organizzativa preferita di Oprah è una donna di nome Julie Morgenstern, autrice di “Mai controllare l'email al mattino.” Indovina cosa consiglia?

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Secondo Morgenstern, controllare la tua posta per prima cosa quando entri in ufficio ogni mattina è problematico perché può avere un falso senso di realizzazione. Rispondete a 40 e-mail e avete la sensazione di aver fatto un sacco di lavoro, ma in realtà probabilmente avete ancora pile di documenti, riunioni e telefonate da fare. Rispondere alle e-mail è essenziale per svolgere il tuo lavoro, ma non è sempre qualcosa che sta facendo soldi per te o la tua azienda. Pubblicità

Anche l'esperto di produttività Sid Savara è d'accordo con Morgenstern. “Quando si tratta di e-mail, l'ignoranza è beatitudine. Ecco perché se hai qualcosa di importante su cui vuoi progredire, ho queste quattro parole per te: non controllare la tua email. Non appena ti alzi, lavora su qualcosa di importante per 30-45 minuti, e solo dopo controlla. Se riesci a sopportarlo, aspetta ancora più a lungo. Alcuni giorni non controllo l'e-mail fino a dopo pranzo ... Ogni nuova informazione che ricevi può farti distrarre. Non posso controllare tutto, ma posso controllare le mie stesse distrazioni.”

Il metodo di 24 ore

Altre persone sostengono che invece di controllare le e-mail che iniziano più tardi nel corso della giornata, dovresti semplicemente controllarle una volta al giorno, al mattino. Tra i membri di questo campo c'è l'esperta di produttività Elizabeth Grace Saunders. Di solito cancella la sua casella di posta durante le prime 1-2 ore della sua giornata e formula il suo piano di gioco per il resto della giornata. Dopodiché, in genere non guarda più la sua email per il resto della giornata, permettendole di concentrarsi completamente sullo sviluppo del business e sui progetti dei clienti.

Questo è più difficile, ovviamente, se sei nella parte inferiore della catena alimentare della tua azienda. Ma se sei in alta direzione o sei un lavoratore autonomo, impostare questa routine può essere un ottimo modo per aumentare la tua produttività.

In caso di dubbio, controlla il grafico

Scott Scheper controlla la sua email due volte al giorno e ha creato un pratico diagramma di flusso per aiutarti a soffiare attraverso tutti i messaggi non letti nella tua casella di posta. Pubblicità

Ogni volta che apri una nuova email, poni 3 domande di base:
1. È pertinente?
2. Posso risolvere questo?
3. Ci vorrà meno di 2 minuti del mio tempo per occuparsi di questo?

Seguendo il suo diagramma di flusso a portata di mano, svilupperai un nuovo modo per sfogliare la tua casella di posta in modo più efficiente.

5 un giorno

E nel caso in cui non avessi avuto abbastanza opinioni di esperti in conflitto, eccone un'altra. Rod Kurtz della Business Week sostiene che dovresti controllare la tua email di lavoro cinque volte al giorno. Pubblicità

“Controlla la tua casella di posta solo cinque volte al giorno, per prima cosa al mattino, a metà mattina, dopo pranzo, a metà pomeriggio e alla fine della giornata. O ancora meno se sei capace. Funziona quando si disattiva la funzione di invio / ricezione automatica, consentendo fino a due ore di concentrarsi sul lavoro, anziché essere continuamente interrotti. Funziona quando si raggruppa lo smistamento della posta elettronica, rendendoti più produttivo ed efficiente nel gestirlo.”

Conclusione

C'è una differenza tra essere occupati e essere produttivi. Assicurati di programmare l'orario della tua email in modo tale da evitare di confondere i due. Se ti avvicini alla tua email con l'atteggiamento corretto, puoi aumentare la tua produttività a passi da gigante.

Nelle parole di Scott Scheper, “Una giornata piena di riprese con i dipendenti, rispondere alle domande, guardare le email, controllare i social network e chiacchierare con i colleghi non ti renderà ricco. Ti renderà occupato.”

Qual è la tua routine giornaliera di email? Hai intenzione di provare uno di questi suggerimenti? Fateci sapere nei commenti qui sotto!