Organizzarsi con 4 modi per vincere la guerra di carta

Nei miei oltre tredici anni di lavoro come organizzatore professionale ho fatto la mia parte di organizzare la carta! Ho fatto più organizzazione della carta di qualsiasi altro tipo di organizzazione. Perché? Perché la carta è una delle cose più difficili da organizzare e mantenere organizzata.

La carta è così difficile da organizzare perché la pubblicità

1. È noioso
2. È piatto e quindi difficile vedere che stai facendo progressi molto velocemente
3. Non finisce mai, continua ad arrivare ogni giorno
4. Di solito è principalmente in bianco e nero, che è duro per gli occhi
5. Richiede che venga presa una decisione su ogni pezzo, davvero difficile per le persone che hanno difficoltà a prendere decisioni.

C'è da meravigliarsi che sia abbastanza comune per le persone procrastinare l'organizzazione dei loro documenti quando ci sono così tanti altri compiti irresistibili da fare che sono molto meno fastidiosi? Sfortunatamente, rimandare la gestione della carta ti costa di più a lungo termine perché, man mano che aumentano le quantità, la tua inclinazione ad affrontarla diminuisce in proporzioni uguali. In poco tempo hai un incubo di carta, uno che causa tutti i tipi di cattivi sentimenti come ansia, depressione, auto-disgusto, rabbia, irritazione e stanchezza.

Poiché lo smistamento e l'organizzazione della carta sono parte della mia esperienza lavorativa quotidiana, ho sviluppato alcune linee guida generali per la gestione della carta che mi mantengono sano e in movimento.

1. Non iniziare mai con la carta a meno che non sia l'unica cosa che devi organizzare.

Se inizi con la carta, smetterai. Scapperai via! Andrai a fare shopping, guarderai la TV, mangeresti una torta o deciderà che il prato deve essere falciato proprio adesso. La carta ti spegnerà. Pubblicità

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Ho imparato che iniziare con la carta è un grosso errore nel mio primo anno come organizzatore. Ho preso l'iniziativa di un cliente e ho iniziato con la carta. A metà della sessione il paziente ha avuto un attacco d'asma, è corso in bagno e ha vomitato. La lezione che ho tratto da quella drammatica esperienza è stata che non è una buona strategia organizzativa iniziare con la carta!

L'unico modo per affrontare efficacemente la carta è quello di tornare indietro. In altre parole, non affrontarlo a testa alta. Divertiti a valutare, ordinare e eliminare tutto il resto nel tuo spazio. Poi, quando la stanza si sente benissimo e tutto ciò che resta da fare è ordinare e cancellare la carta, troverai la carta più facile da maneggiare.

2. Non iniziare mai con un singolo foglio di carta nella parte superiore di un mucchio di carta.

È importante fare rapidi progressi visibili durante l'organizzazione della carta. Il modo migliore per farlo è buttare il più possibile il più velocemente possibile. Pertanto, è necessario innanzitutto elaborare GRANDI FANCI di carta come riviste, bollettini e articoli spillati insieme. Ti vedrai come un successo quando la tua pila di carte cadrà velocemente e rimarrai motivato a continuare a lavorare. Pubblicità

3. Conserva solo i documenti che probabilmente utilizzerai.

La maggior parte delle persone tiene troppa carta perché non sa cosa tenere, quindi tiene tutto perché è la cosa più sicura da fare, o rimandano le decisioni per paura che commettano un errore, con il risultato di mantenere grandi volumi di carta inutile. Molte persone non rallentano abbastanza da pensare a quali documenti devono realmente conservare. Mantenere tutto sembra la migliore assicurazione contro non avere i documenti di cui hanno bisogno in un momento in cui ne hanno bisogno. Ma possono trovarli quando ne hanno bisogno? Maggiore è la quantità di carta che conservi, maggiore è il lavoro che devi fare per mantenerli organizzati e accessibili!

Il mio consiglio è di riflettere sulla tua storia e ricordare quelle volte in cui hai bisogno di recuperare i documenti. I tipi di documenti che ti servivano in passato sono i tipi di cui avrai probabilmente bisogno in futuro. I tempi che mi sono tornati più vividamente sono stati quando stavo comprando una casa o facendo domanda per un prestito. Conserva solo quei documenti che probabilmente utilizzerai in un secondo momento.

In caso di dubbi sull'opportunità di conservare un determinato tipo di carta, chiediti, “Come userò questo?” Se non riesci a inventare un ricordo del passato usando quel tipo di carta o non riesci a pensare a un modo in cui potresti usarlo in futuro, piantalo! E, festeggia! Hai reso la tua vita più facile! Pubblicità

4. Fai la carta lascia il tuo spazio ogni giorno.

L'ottanta al 90% della carta che viene archiviata non viene MAI utilizzata nuovamente. Diventare più perspicaci e impegnati a spurgare la carta alleggerirà il tuo carico e ti renderà più potente. Assicurati di elaborare la posta ogni giorno, cioè, smistala, invia l'evidente posta indesiderata e archivia deliberatamente documenti che richiedono ulteriori azioni o archiviazioni in luoghi specifici in cui possono essere facilmente recuperati in un secondo momento. L'azione regolare per eliminare la carta ti manterrà nella posizione di potere rispetto alla carta. Rinviare il lavoro con la carta è come dire alla carta di andare avanti e prendere il sopravvento. La vigilanza con lo spurgo della carta richiede solo pochi minuti al giorno e ti farà risparmiare ore e ore di agonia in un secondo momento.

Immagine: Kozumel

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