Ottieni 'Er Done e aumenta la produttività con Google Docs

Hai avuto difficoltà con più workstation, laptop, dispositivi mobili e accesso a un determinato documento? Condividi documenti e fogli di calcolo con gruppi di persone? Chiedete feedback sui progetti di persone di tutto il mondo?

Se lo fai ho una soluzione per te che non costa nemmeno un centesimo da usare. Pubblicità

documenti Google

Ok, ok, ho sentito i gemiti anche su Internet. Google Documenti non gode di una buona reputazione come sostituto di Microsoft Office o di Open Office. Non sto parlando dell'utilizzo di Google Docs come software di elaborazione testi. Uso sia MS Office che Open Office per creare e modificare documenti, fogli di lavoro e presentazioni. Se sei un utente pesante di applicazioni di tipo office, devi davvero avere una sorta di software desktop.

Quello di cui sto parlando è l'utilizzo di Google Docs come supplemento alle tue applicazioni desktop. Utilizzato nel modo giusto, Google Documenti può fornire una valutazione dei tuoi documenti a casa, in ufficio, in viaggio, ovunque con una connessione Internet. È anche un ottimo modo per collaborare con le persone, condividere oggetti, ottenere feedback.

Esistono altri strumenti di collaborazione. Dropbox, Syncplicity sono alcuni. Sono buoni per le persone techie che capiscono cosa ci si aspetta da loro. Ho trovato quando voglio condividere con non-techies, si imbattono in problemi con strumenti come questi. Inoltre hanno una versione gratuita e professionale. Se li stai utilizzando per qualsiasi attività commerciale, dovresti prendere in considerazione la possibilità di pagare per non incorrere in alcuna violazione dei termini e delle condizioni. Pubblicità

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Iniziare

Ovviamente hai bisogno di un account Google per utilizzare Google Documenti. Se non ne hai già uno, vai su google.com e registrati. Una volta che hai il tuo account, puoi accedere a Documenti facendo clic sulla scheda nella parte superiore dello schermo. Questo ti porterà alla schermata iniziale.

collezioni

La chiave per utilizzare Google Documenti nella comprensione delle raccolte. Le raccolte sono le stesse delle cartelle di file in Google Documenti. Ogni collezione contiene una serie di altre cose. Una raccolta può contenere più documenti, fogli di lavoro, presentazioni o anche altre raccolte. Una raccolta può contenere più tipi di elementi, un paio di documenti, fogli di lavoro e alcune altre raccolte. Questo è proprio come le cartelle di file in un sistema operativo.

Uso le raccolte per conservare oggetti simili in modo che siano raggruppati insieme e posso condividerli con chiunque io desideri. Le raccolte verranno visualizzate sulla schermata di Google Documenti a casa sul lato sinistro. Ci sarà un elenco delle tue collezioni e collezioni condivise con te. Pubblicità

Prendi 'Er Fatto facilmente

Ho scoperto che il modo migliore per ottenere i tuoi documenti in Google Documenti è creare cartelle sulla tua workstation, inserire gli elementi a cui desideri accedere e caricarli come raccolte in Google Documenti. Ho faticato a lungo nel tentativo di caricare i documenti uno alla volta, creare le raccolte su Google Docs e quindi inserire gli elementi nelle raccolte. Non farlo. È veramente goffo. Puoi eseguire tutto sulla tua workstation in pochi minuti, caricarlo e poi accedervi ovunque tu vada.

Condivisione e feedback

L'altro uso interessante di Google Docs è condividere le cose con le persone. Puoi condividere collezioni o singoli elementi. Il modo semplice che utilizzo per condividere è fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento. Ciò ti consentirà di selezionare Condividi e quindi di fare nuovamente clic su Condividi. Questo fa apparire la finestra delle impostazioni di condivisione. A questo punto, hai un paio di scelte. Puoi condividere direttamente con le persone usando il loro indirizzo email. Basta digitare l'indirizzo nella casella “Aggiungi persone”. Riceveranno un'email per consentire loro di accedere all'oggetto. Un altro modo è usare un link. Nella parte superiore della finestra delle impostazioni di condivisione, fai clic su Cambia per cambiare il tipo di accesso. Seleziona qualcuno con il link per accedere a un link che porterà qualcuno al tuo oggetto. Hai anche la possibilità di dare loro la possibilità di modificare il documento.

Utilizzando un collegamento con autorizzazione di modifica, è possibile condividere un documento su Facebook, Twitter, ecc. E chiedere commenti su qualunque cosa si stia lavorando. Che bel modo di ricevere feedback! Le persone possono utilizzare la funzione di inserimento dei commenti per darti tutti i feedback che desideri. Assicurati di avere una copia di backup nel caso qualcuno cambi il documento oltre il riconoscimento. Pubblicità

Faccende domestiche

Infine, per ridurre il disordine, utilizza le raccolte per evitare che singoli elementi appaiano sulla tua home page in Google Documenti. Seleziona i singoli elementi e fai clic su Altro in alto. Seleziona Non mostrare in casa per nasconderli dalla tua home page. Troverai ancora gli articoli nelle raccolte e manterrà la tua homepage molto più gestibile.

Semplice, veloce, gratuito

L'utilizzo di Google Documenti nel modo in cui ho descritto soddisfa i miei prerequisiti per uno strumento di massima produttività: semplice, veloce ed economico (gratuito). È un ottimo strumento da avere nella tua borsa degli attrezzi. Vedo solo l'utilizzo di Gmail e Google Documenti in crescita.

Perché non iniziare a usarlo e beneficiare della maggiore produttività?

(Credito fotografico: Electonic News su Internet tramite Shutterstock)