Quattro domande istruttive per le istruzioni

Sia che stiate raccontando al nuovo stagista al lavoro di come archiviare la cartella di un nuovo cliente, sia che dite a vostra sorella una carrellata su come Fido ami preparare la cena, state dando istruzioni. Come regola generale, è più facile dare istruzioni di persona - l'istruttore può chiedere chiarimenti su tutto ciò che non capisce.

Quando si scrivono le istruzioni, tuttavia, può essere molto più difficile spiegare ogni passaggio necessario per completare l'attività. Pensa a fare le tue tasse: le istruzioni dell'IRS sono sufficienti per convincere alcuni di noi a pagare centinaia di dollari solo per evitare di affrontare le cose maledette. Mentre scrivi le tue istruzioni, tieni a mente le seguenti domande per farle sia scriverle sia seguirle almeno un po 'più facilmente. Pubblicità

qual è il risultato finale?

“Risciacquare. Lavare. Ripeti.” Le istruzioni tipiche dello shampoo mi infastidiscono a un livello fondamentale. È soprattutto che non sono sicuro di quando dovrei smettere di ripetere. Quanto sono brillanti i miei capelli alla fine? Come faccio a sapere quando è abbastanza pulito da smettere di lavarsi? Cerco di evitare di diventare esistenziale sotto la doccia, ma questo insieme di istruzioni mostra il problema con metà delle direzioni che attraversano la mia scrivania. Non c'è fine, nessun obiettivo, nessun prodotto che renda facile per la persona che segue a casa sapere che può fermarsi.

Quando scrivi una serie di istruzioni, la prima cosa da prendere in considerazione è il risultato finale. Anche un buon titolo può occuparsi di questo compito: un cuoco che segue le istruzioni su “Come far bollire una pentola d'acqua” può probabilmente capire che può fermarsi quando l'acqua inizia a bollire. Vuoi dimostrare il punto? Lascia un set senza titolo di istruzioni sulla scrivania di un assistente di ufficio e parti per il fine settimana. Molto prima di arrivare in spiaggia, riceverai una telefonata per chiedere cosa sta seduto sulla scrivania.

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Hai lo stesso punto di partenza?

Una volta mi sono ritrovato a guidare per quasi quindici miglia dalla mia strada cercando di raggiungere la casa di un amico. Ho seguito le sue indicazioni per la lettera - ho pensato. Si scopre che mi ha dato indicazioni da qualche posto abbastanza vicino a casa sua, supponendo che potrei arrivarci da solo. E probabilmente avrei potuto arrivare così lontano senza indicazioni, se avessi saputo che avevo bisogno di iniziare da lì. Pubblicità

Rendi chiaro il tuo punto di partenza, se stai dando indicazioni stradali o chiedi a qualcuno come collegare il nuovo televisore. Il punto di partenza potrebbe non essere nemmeno un indirizzo; potrebbe essere un elenco di ingredienti o attrezzature necessarie che il tuo utente dovrebbe avere in anticipo. Pensa a gestire una mietitrebbia alla fattoria. Se dovessi eseguirne uno, potresti essere in grado di, con buone istruzioni. Ma riconosceresti la mietitrebbia in primo luogo?

Stai parlando la stessa lingua??

La mia versione della lingua inglese non corrisponde esattamente a uno dei miei clienti. Ho detto che forse dovremmo usare il social networking per commercializzare la sua attività. Era con me fino a quel momento, ma quando ho messo insieme una lista di passaggi su come dovevamo procedere, non aveva familiarità con un intero insieme di termini: “Che diavolo sta twittando? Devo comprare un uccello?” Alcune volte siamo così abituati al gergo o al dialetto delle nostre conversazioni quotidiane che non ci rendiamo conto che qualcuno di nuovo al concetto - il tipo esatto di persona che ha bisogno di istruzioni - non usa le stesse parole nello stesso modo.

Le tue istruzioni non hanno bisogno di dedicarsi a compiti all'interno delle attività e tenta di presentare quel nuovo tirocinante a tutta la terminologia dell'ufficio in un colpo solo. Scrivi le tue istruzioni ad un pubblico meno esperto - pensa alla tua cara nonnina che non è solo in gergo moderno mentre stai scrivendo. Pubblicità

Queste domande possono essere applicate alle istruzioni visive tanto quanto le indicazioni scritte. Simboli e icone non sempre comunicano bene, nonostante l'affermazione che "un'immagine vale più di mille parole". Un esempio duraturo è il segno sulla porta della camera delle donne - quell'istruzione importantissima su chi è autorizzato a entrare. Negli Stati Uniti, abbiamo quella figura stilizzata con le pinne su entrambi i lati, pensata per rappresentare una gonna. In molti paesi mediorientali, però, la stanza delle donne è indicata con un velo. Le icone possono farci inciampare con la stessa facilità delle parole.

Puoi testarlo?

Una serie di istruzioni non ha bisogno dello stesso test utente che il tuo nuovo design di siti web dovrebbe probabilmente subire. Ma passandoglielo al prossimo alla scrivania e chiedendo “Ha senso?” può accelerare il tempo necessario a qualcuno per seguire le indicazioni stradali per ore. Anche trenta secondi di correzioni minori non sono troppi sforzi, specialmente se stai pagando qualcuno all'ora per completare questo compito. In alcune situazioni, ovviamente, il test è impossibile. Vale la pena lo sforzo se riesci a sistemarlo, però.

Se stai pianificando di utilizzare lo stesso insieme di istruzioni più volte, vale la pena chiedere alla persona che ha eseguito l'operazione di informarti di eventuali problemi specifici. Cancellale ora e puoi minimizzare i problemi lungo la strada. Pubblicità

Ultimi pensieri

E anche le istruzioni perfettamente formulate non sono una garanzia che tutti capiranno cosa intendi. Ma aumentano le probabilità che il tuo nuovo stagista sopravviva il suo primo giorno in ufficio e che riuscirai a tenere tutti i capelli. Quindi scrivi le tue istruzioni, respira profondamente e rilassati con la consapevolezza di aver scritto una buona serie di istruzioni.