Suggerimenti efficaci per l'email

Stakeholder (pubblico e persone affini)? Soggetto? Importanza? Mittente e connessioni Internet destinatarie? Sono tutte questioni a cui devi pensare durante l'invio e l'email. Se desideri inviare messaggi e-mail in modo più efficace seguendo gli standard generali di etichetta e-mail, allora continua a leggere.

In questo articolo, proveremo a toccare le varie questioni importanti relative alle e-mail e ai protocolli di posta elettronica:

Suggerimenti relativi alla Posta in arrivo
Organizza la tua posta - utilizzare i filtri (per persona / azienda / soggetto / Stato destinatario - A, Cc o BCc) per organizzare la posta in arrivo e la posta in uscita. Il software che può aiutarti a includere Microsoft Outlook e Outlook Express. In questo modo sarai in grado di ottimizzare sulla tua ricevuta di posta elettronica, leggere e, a sua volta, rispondere perché hai tutto ciò che i tuoi messaggi sono ordinati in base alle priorità che hai impostato. Pubblicità

Suggerimenti per la scrittura e l'invio di e-mail
Chi sono le parti interessate? - e qual è il loro significato per quanto riguarda l'argomento della tua e-mail? Se stai scrivendo un'email al lavoro per segnalare un incidente o per dare seguito a una scadenza / data di scadenza di un particolare progetto, probabilmente avrai la seguente configurazione:
A: Il tuo vero destinatario principale (a cui questa email è obbligatoria)
Cc: (invia una copia per conoscenza) dell'email alle parti interessate.
Ci sono 2 percezioni famose per chi deve essere inserito nella sezione Cc del tuo messaggio di posta elettronica.
Un punto di vista è avere il tuo manager diretto e probabilmente il manager diretto del tuo destinatario. Di solito questa copia viene conservata come riferimento e i gestori di solito non si riferiscono a loro o li leggono a meno che non abbiano tempo extra OPPURE un problema riguardante questa email è aumentato.
Il punto di vista opposto (applicato in altri luoghi in tutto il mondo) consiste nel posizionare le persone che si trovano nella categoria FYI (Per informazioni) nella sezione Cc. Queste persone hanno bisogno di conoscere le informazioni per svolgere meglio il lavoro, ma non hanno bisogno (necessariamente) di rispondere all'e-mail. I sostenitori di questo punto di vista non Cc i loro gestori.
BCc: (invia una copia Blind Carbon) dell'email a un'altra parte che ritieni debba sapere sull'argomento, senza consentire ad altre parti (ad esempio i destinatari di A e Cc) di conoscere la conoscenza di questa persona.

Connessione del destinatario: se vai avanti e scrivi una lunga email con allegati e immagini e la mandi a qualcuno la cui connessione a Internet è una connessione lenta, allora potrebbe anche postare a leggerla - se mai!

Stato del destinatario:
Orario di lavoro - Occupato? Mantenere un'e-mail breve e al punto è essenziale in quanto potrebbe avere centinaia di altre e-mail da leggere. Pubblicità

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Accetta HTML? Potresti anche controllare con il destinatario prima di inviarlo / e-mail con contenuti HTML, dato che la maggior parte delle persone di solito spegne questa opzione per ridurre la dimensione dei loro messaggi e-mail.

Gergo: Cerca di evitare le abbreviazioni e il gergo specifico del campo in modo che il destinatario possa capirti. Più spesso che no, gli ingegneri - per esempio - tendono a usare le loro abbreviazioni mentre si rivolgono anche al loro top management - chi potrebbe aver dimenticato il significato di tale gergo tecnico.

Secondo Nancy Flynn e Tom Flynn: "Richiedendo ai dipendenti di utilizzare un linguaggio appropriato e professionale in tutte le comunicazioni elettroniche, i datori di lavoro possono limitare i rischi di responsabilità e migliorare l'efficacia complessiva della posta elettronica dell'organizzazione e della copia di Internet nel processo" Pubblicità

Importanza: Classificare la tua email in termini di importanza, urgenza e riservatezza aggiunge anche un assaggio di comprensione per il destinatario. Potresti persino rendere evidente il fatto che il destinatario agisca identificando chiaramente le proprietà dell'e-mail in una tabella nella parte superiore dei tuoi contenuti.

Cerca di rendere più facile per il tuo destinatario comprendere lo scopo dell'e-mail. Potresti anche definire i tuoi messaggi di posta elettronica come “Richiedere un'azione”, “FYI - Per vostra informazione”, “Richiede risposta”, “Tempo sensibile”, o altre parole chiave relative a azione, tempo o sensibilità all'inizio.

Inoltre, i programmi di controllo dello spam spesso eliminano o governano come “giunca” messaggi di posta elettronica senza argomenti o con significato ambiguo. Pubblicità

Caps - Mai usare maiuscole durante la digitazione e il messaggio e-mail a nessuno. Per cominciare, i tappi sono considerati scortesi e assomigliano a gridare nel discorso (Ellen Dowling).

Genere di argomento - Evita di mescolare oggetti nella tua email. Salvo diversamente richiesto dalla tua cultura superiore o lavorativa, mescolare i soggetti in un messaggio di posta elettronica potrebbe confondere i tuoi lettori. Almeno, non mescolare il tipo di messaggio; se stai discutendo di lavoro, concentrati su argomenti di lavoro senza problemi personali.

Prova la lettura - Prova sempre a leggere la tua e-mail prima di inviarla. Potrebbero volerci un minuto e potrebbero volerci 10, ma dopo tutto sarai sicuro che il messaggio che hai inviato non contenga errori grammaticali, vocabolario e appropriati.

Linea tematica - ciò che scrivi nella riga dell'oggetto è importante quasi quanto l'email stessa. Nella maggior parte dei casi, ciò che la tua linea tematica determina se il destinatario leggerà la tua e-mail o anche quando lo leggerà.