- Dominick Harrison
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In relazione all'ultimo post, ho scoperto che Jeffrey Phillips ha un analogo post di brainstorming sull'organizzazione dei documenti. Egli ha detto: "Ma mentre generiamo tutti questi documenti, consideriamo molto raramente come verranno memorizzati, richiamati e / o riutilizzati". - Verissimo, o non consideriamo come archiviamo il nostro documento perché l'ordinamento richiede uno sforzo enorme: uno sforzo per ottimizzare il più efficace tasso di riutilizzo del documento nel futuro. Sì, è sempre difficile pianificare e spendere gli sforzi in anticipo per il futuro. Tuttavia, per tutto ciò che vede il beneficio della gestione dei documenti, ha suggerito di porre queste domande per aumentare le possibilità di trovare e riutilizzare il documento in un secondo momento:
1. Qual è lo scopo di questo documento?
2. È probabile che qualcuno voglia recuperare e riutilizzare tutto o parte di questo documento?
3. Quali convenzioni di denominazione esistono per aiutare le persone a recuperarlo?
4. Quale sistema di archiviazione o metadata esiste per facilitare il recupero?
5. Come possiamo indicare chi ha creato il documento per ulteriori informazioni?
6. Quali altre parole chiave o termini di ricerca potrebbero essere applicati a questo documento: numero del progetto, nome del cliente, geografia, periodo di tempo, ecc?
Gestione dei documenti semplificata - [Thinking Faster]