Aumenta la produttività della tua squadra con questi strumenti

Ammettiamolo, non ci saranno mai più di 24 ore in un giorno o sette giorni in una settimana, tranne tra le pagine di un romanzo di fantascienza. Quindi, con le nostre vite lavorative sempre più impegnate, le nostre liste di cose da fare si allungano e le richieste per il nostro tempo aumentano, la necessità di rimanere concentrati e produttivi e sfruttare al massimo il nostro orario di lavoro senza bruciare o diventare side-tracked non ha mai stato più grande Sfortunatamente, le distrazioni non sono mai state più numerose.

Allettante quanto lo è essere lo schiacciamento delle caramelle quando si dovrebbe essere il numero, cinguettare le gif di gatti quando si dovrebbe generare il piombo e aggiornare lo stato di Facebook quando si dovrebbero analizzare i dati di vendita, gestire il tempo in modo efficace è la chiave se si vuole rimanere un passo avanti rispetto alla concorrenza. La tecnologia è una benedizione, ma può anche essere una maledizione per gli affari. Pubblicità

Fare uso di strumenti intelligenti per massimizzare la produttività, snellire i processi e gestire i progetti è un modo per lavorare verso risultati migliori. Ci sono centinaia di app e programmi là fuori, tutti promettenti per aiutarti a fare le cose in modo più rapido ed efficiente, ma vorremmo concentrarci su alcune idee che abbiamo trovato particolarmente utili.

Trello

Trello è l'ultimo strumento di gestione del progetto. Permette agli utenti di vedere tutte le attività relative a un progetto o progetti a colpo d'occhio. Altamente visivo, assume la forma di vari elenchi disposti orizzontalmente su una pagina. All'interno di ciascuna lista ci sono carte che contengono elementi relativi al progetto: elenchi di controllo, immagini, collegamenti, note e altro. Le carte possono essere trascinate e rilasciate in altri elenchi per registrare i progressi, riordinati in caso di modifiche prioritarie e essere aggiornati da chiunque abbia accesso ad essi su qualsiasi dispositivo. E poiché Trello si aggiorna in tempo reale, tutti i membri del team possono comprendere lo stato di un progetto da qualsiasi luogo, evitando la ripetizione delle attività e gli errori costosi. Pubblicità

Checklist intelligente

Clever Checklist è un altro sistema di gestione delle attività basato sul Web che consente agli utenti di organizzare e tracciare l'avanzamento delle attività. Gli elenchi di controllo per ogni lavoro vengono creati per tenere traccia di tutto ciò che deve essere fatto. Processi, procedure e politiche sono documentati per mostrare il motivo per cui le cose sono fatte, e vengono prodotti registri e moduli per mostrare quale lavoro è stato svolto, quando è stato fatto e da chi. Mantiene tutto in un unico posto, consentendo un facile accesso e analisi dei dati e utilizza una serie di modelli personalizzabili per renderlo estremamente user-friendly e versatile.

Cyfe

Cyfe è una potente app per dashboard di dati aziendali che consente di visualizzare e monitorare tutti i dati e le metriche aziendali e multimediali in un'unica posizione. La bellezza di Cyfe è che può monitorare una vasta gamma di informazioni e dati - basta aggiungere widget per ogni aspetto della propria attività che si desidera tracciare. Singoli reparti e più siti Web possono essere monitorati aggiungendo dashboard aggiuntivi. Puoi immediatamente vedere il coinvolgimento dei social media, analizzare analisi, dati di vendita e rapporti. La tua intera attività può essere monitorata in tempo reale. All'interno di un ambiente di ufficio, la visualizzazione di un dashboard di team su un display a schermo piatto per condividere queste informazioni e coordinare i progetti può essere un utile motivatore per i team e contribuire ad aumentare la produttività. Pubblicità

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App di calendario

Restare produttivi significa anche restare organizzati e gestire il tempo in modo efficace, e un'app di calendario può essere d'aiuto. Non essere il coniglio bianco, sempre in ritardo per quell'incontro importante. Non superare i tempi previsti. Non prenotare due volte. Se il tuo lavoro prevede di ricevere molte richieste di riunione, assicurati di bloccare il tempo sul tuo calendario e invita il tuo team a fare lo stesso in modo che le riunioni possano essere organizzate in momenti reciprocamente convenienti. Di solito, un'app di calendario ti consente di specificare gli intervalli di riunione gratuiti in modo che tutti sappiano quando sei disponibile. Rendi la tua squadra consapevole di loro in modo che il tempo di tutti possa essere rispettato. Tutti sono occupati, quindi più sincronizzi tutti con gli orari degli altri e meglio è.

Mescolando lavoro e piacere

Le notifiche sono il moderno nemico della produttività. In questi giorni, li prendiamo tutti costantemente sui nostri telefoni. E-mail, messaggi, promemoria, aggiornamenti di Facebook, retweet, citazioni, richieste di connessione su LinkedIn - e può essere difficile non interrompere quello che stai facendo e controllarli. Lo facciamo senza nemmeno renderci conto che lo stiamo facendo. È incredibile quanto tempo si possa consumare durante la giornata lavorativa mentre si risponde alla raffica di comunicazioni non connesse al lavoro che riceviamo. Ma c'è un tempo e un posto ed è importante che non distraggano dal lavoro e influenzino la produttività. Se sei il capo, imposta un esempio mettendo il tuo telefono personale in modalità silenziosa o non disturbare, o anche senza vista nel cassetto della scrivania. Incoraggia gli altri a fare lo stesso. Mentre molte aziende sono rilassate nel consentire ai dipendenti l'accesso ai siti di social media sul posto di lavoro, chiarire che si tratta di una distrazione che è meglio evitare fino a quando non sono in pausa. Se voi o i membri del vostro team dovete effettuare chiamate personali durante l'orario di lavoro, portateli via dalla scrivania per evitare di disturbare gli altri. Pubblicità

Anche controllare costantemente le email relative al lavoro non è sempre un uso produttivo del tempo. Di solito non è necessario controllare ogni e-mail non appena arriva, a meno che non sia contrassegnato come importante o direttamente correlato a qualcosa su cui stai lavorando in quel momento. Metti da parte il tempo per lavorare attraverso di loro in vari punti durante il giorno in modo da poterti concentrare sul compito da svolgere e rispettare le scadenze. Ricorda: le persone produttive si concentrano.