Bare Bones Project Hacks

I project manager sembrano venire in due gusti, forse tre. Il primo sapore sono quelli che seguono le linee guida PMI del libro. Il secondo sono quelli che vengono gettati nella gestione del progetto attraverso il “Qualcuno lo doveva fare” itinerario. Terzo sarebbe un ibrido. Questo indirizzo gli ultimi due tipi. Parliamo di alcuni degli elementi base dell'esecuzione di un progetto e, mentre ci siamo, discuteremo alcuni metodi per l'esecuzione di progetti che potrebbero rivelarsi utili.

La gestione del progetto è

Nella linea di base, un progetto è un'unità di misura. È usato per indicare l'inizio e la fine di un evento discreto o una serie di eventi. I progetti sono generalmente più grandi di una singola attività. Andare a prendere il latte non è un progetto. Anche gestire un'azienda non è un progetto. Avviare un'impresa per aiutare le persone ad acquistare latte è un progetto.

Un progetto potrebbe essere un evento solo per te. Per questa conversazione, supponiamo che ci siano alcune persone coinvolte. Non discuteremo del budget, in particolare.

definizioni

Una cosa che deraglia i progetti è la mancanza di un inizio o una fine discreti. I progetti incontrano insoddisfazione nei confronti dei loro sponsor o sono in ritardo rispetto alle scadenze passate, in quanto il creep dell'oscuramento ti blocca, il project manager, in una lunga e morphing situazione di innumerevoli compiti di follow-up. Ecco un trucco. Usa questa misura in anticipo:

Da cosa a cosa da quando? Pubblicità

Ad esempio, passeremo dall'assenza di un sistema di gestione dei contenuti a un sistema di gestione dei contenuti operativo e raggiungibile dal mondo esterno entro il 25 luglio. La definizione non sostituirà tutti i dettagli e le esigenze del progetto, ma diventa utile per definire le aspettative.

Imposta le aspettative

Una volta che una definizione è in atto, diventa parte del ruolo del project manager per assicurarsi che tutti siano a conoscenza dell'ambito in ogni momento. Con un progetto che coinvolge più di una persona che contribuisce e più di uno sponsor o capo, è importante che tutti sappiano cosa stanno ottenendo e viene spesso ricordato lo scopo del progetto. Ad esempio, se stai consegnando un pezzo di software che i diversi team possono utilizzare per mantenere un sito di gestione della conoscenza, dovrebbe essere esplicitamente dichiarato che non starai POPOLANDO il catalogo dei dati, se questo non fosse nel campo di applicazione di il progetto.

Altre aspettative riguarderanno il metodo di trasmissione delle informazioni (una lista e una recensione, menzionate sotto), per l'escalation, per la gestione dello slittamento di qualsiasi data, ecc..

Imposta le strategie di uscita

Alcuni di voi stanno dicendo, Chris, non abbiamo nemmeno iniziato a parlare delle budella del progetto e state parlando di come uscire, e di come assicurarsi che non siate nervosi per altro. Ci sono innumerevoli storie militari che suggeriscono che un'uscita mal pianificata è la rovina di molte battaglie. Per me, comprendere la fine della storia diventa una grande forza trainante per la narrazione dell'inizio e della metà della storia. È lo stesso con i progetti.

Una buona strategia di uscita risponderà a quanto segue: Pubblicità

• Come sapranno tutti che le cose sono state completate?
• Chi “POSSIEDE” la nuova situazione una volta completato il progetto?
• Chi firma che le cose sono complete e come?
• Che cosa, se del caso, le attività di follow-on saranno trasportate in un nuovo progetto?

Una lista e una recensione

Se chiedi al mio attuale vicepresidente sulla gestione dei progetti, dice che si riduce a due cose: una lista e una riunione per rivedere l'elenco. È lui che mi ha preso l'abitudine di creare progetti per correre così:

• Crea documenti di progetto: le risposte a tutti i precedenti, oltre all'elenco di attività di alto livello di base e le informazioni di contatto.
• Crea una lista delle pietre miliari con date e proprietari: la prima corsa è solo la pianificazione generale. Corri e assicurati che i proprietari siano d'accordo con le pietre miliari e le date.
• Pianifica una riunione di revisione - Ne parleremo dopo.

L'elenco dei traguardi deve essere conservato in un formato di file facilmente condivisibile con tutte le risorse. Non sono un grande fan della distribuzione di diagrammi di Gantt in Microsoft Project. Se lo sei, è bello. Un'altra semplice soluzione a questo è solo una semplice tabella a 4 colonne in Word o PowerPoint o Excel, con una colonna Data, una colonna Milestone, una colonna Proprietario e una colonna Stato. I primi tre sono facili. Lo stato può essere una delle cinque cose: NOVITÀ, SULLA TARGET, DIETRO SCHEDULE, JEOPARDY, o CHIUSO.

L'elenco diventa il documento di registrazione per tutte le parti coinvolte nel progetto, incluso lo sponsor. È responsabilità del project manager gestire l'elenco al di fuori della riunione di revisione. Questo significa check-in uno-a-uno con i proprietari delle varie pietre miliari e uno stato nitido per la riunione di revisione.

Se tutto va bene, la riunione di revisione dovrebbe essere una semplice lettura dello stato corrente sulla lista. E leggendo, intendo che il project manager ha la parola. Questo è un “teste annuendo” incontrare e nel mettere le basi, è importante capire alla gente che questo incontro non è di discussione. È un incontro veloce, di 15 minuti o meno, "in entrata e in uscita", per dare lo stato in tempo reale e per ricevere notizie dagli elettori SOLO se c'è un nuovo sviluppo che si è verificato prima di te quando un project manager ha toccato l'ultima base con i milestone owner.

Pietre miliari e il coraggio di un progetto

Noterai che ho menzionato solo le liste delle pietre miliari. Una volta ho lavorato su un progetto abbastanza complesso, che comportava milioni di dollari di hardware e software, aggiornamenti a un sistema operativo, firmware, driver, il software di database primario e l'ambiente di archiviazione, il tutto nella stessa finestra di manutenzione in due passaggi. Abbiamo avuto un aiuto consulente esterno con la pianificazione del progetto. Ha scritto un progetto di 390 attività che ha richiesto diverse settimane di revisioni, modifiche e incontri per discutere le nuove revisioni delle modifiche della scorsa settimana ... AL PIANO. È uno strumento, gente. Ecco un altro approccio. Pubblicità

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Il mio attuale VP è venuto con me in quel progetto. Abbiamo licenziato il consulente, e poi il mio collega ha buttato il piano. Ha scritto le 10 pietre miliari più importanti dell'evento, abbiamo assegnato loro i proprietari e il progetto si è improvvisamente sentito MOLTO più gestibile.

Supponi che la tua squadra sia costruita con professionisti che conoscono le loro aree di competenza abbastanza bene da gestire tutto il piccolo “Io e T's” pezzi. Piuttosto, collabora con i proprietari per far bollire le attività in cluster più grandi e assegnare loro una singola pietra miliare. Quindi, se i cavi in ​​fibra ottica non vengono eseguiti martedì, ma entrano in servizio mercoledì, ciò non significa in realtà che “Installa la rete ai sistemi” la pietra miliare è fuori bersaglio. Forse c'erano altri dettagli a livello del terreno che hanno funzionato per rimettere a posto questo compito.

Non abbiate paura di interrogare i proprietari sui dettagli come parte del vostro andare in giro per assicurarsi che lo stato sia ancora accurato nel corso di una settimana, ma non mettere tutti quei piccoli pezzi sulla lista dei traguardi. Ad esempio, nel mio progetto di super-enorme sistema, abbiamo bollito quell'enorme piano di progetto fino a 10 articoli. Abbiamo parlato con i milestone owner e detto loro, “Crediamo che tu sia l'esperto e che tu conosca tutti i dettagli per portare a termine questo compito.” Abbiamo dato loro l'onere di punteggiatura ogni “io.” E ha funzionato. Erano in realtà più responsabili e un po 'riconoscenti per il fatto che non ci siamo preoccupati di infastidirli con ogni piccolo dettaglio.

Appunti di riunione

Mantenere questi semplici, brevi e al punto. Pubblicare una copia dell'elenco delle milestone con eventuali cambiamenti di stato. Scrivi poche brevi note su eventuali modifiche al programma, eventuali problemi da tenere sotto osservazione. Il punto è: la brevità è migliore nel far emergere problemi o preoccupazioni. Se scrivi 2000 parole solo per essere esaurienti riguardo alle cose che sono emerse durante la riunione, finirai per BURYING le cose importanti che altri potrebbero aver bisogno di prendere decisioni.

Inoltre, le note di riunione non dovrebbero essere necessarie se tutti i movimenti che hai fatto per garantire che l'elenco sia in ordine sono stati seguiti da una breve riunione sullo stato. Non c'è molto da discutere.

Invece, mantieni il coraggio e i dettagli dei progetti nel log di un progetto. Questo registro è più per lezioni apprese, e per riflessione dopo il fatto. È importante che il project manager investa nel log durante il progetto e non lo scriva solo dopo il fatto. Ricorda, usare qualcosa che è ricercabile è meglio che scrivere appunti appreso in un blocco di carta e archiviarli per sempre. Usa i pad per la raccolta, ma usa qualcosa di elettronico e ricercabile (prova un wiki!) Per rendere queste informazioni utili per qualsiasi progetto successivo. Pubblicità

Interazione umana

Più che altro, che cosa affonderà un progetto o che farai un progetto sei tu, il project manager, e la tua capacità di comprendere le motivazioni delle persone della tua squadra. Quali sono i loro incentivi? Quali altre pressioni hanno che sono in opposizione al lavoro che stai chiedendo loro di fare? Quali sono i livelli di organico del loro gruppo? Com'è la loro vita familiare?

Il successo di un progetto, in particolare per quanto riguarda l'obiettivo sempre più importante e inafferrabile di rispettare le scadenze, di solito dipende dalle persone. Sei in sintonia con le persone del tuo progetto? Sai cosa li preoccupa del progetto? Li hai lodati in modo appropriato in punti importanti del progetto? Hai sottolineato l'importanza di una parte del progetto rispetto alle altre?

Non dimenticare il vecchio argomento di elogiare pubblicamente e criticare privatamente. Non è il luogo e il momento giusto per lamentarsi delle prestazioni di qualcuno in una riunione di stato circondata da tutti i loro colleghi. (A meno che, naturalmente, questo sia davvero l'unico incentivo motivazionale rimasto nel tuo arsenale). La gestione del progetto non riguarda la manipolazione, ma è certamente un modo per influenzare le persone a vedere la tua prospettiva per le esigenze del progetto e metterle in pratica guidandole di conseguenza verso percorsi che porteranno al tuo successo reciproco.

E a volte (le persone PMI stanno per svenire), è importante per te, il project manager, rendersi conto che le persone che lavorano ai progetti hanno altri compiti da completare su altri progetti, e hanno vite, e che ci sono altre cose in corso la vita delle tue risorse non solo di questo progetto. Se a volte (raramente) ci sono aree in cui alla persona può essere concessa una singola interruzione per mancare qualcosa di minore (pur rimanendo il corso generale del progetto), rilassati ed essere umano a riguardo.

Follow-up sull'articolo

C'era molto da digerire in questo pezzo, e sono sicuro che i project manager del pubblico vorrebbero essere in disaccordo un po '. Accolgo con favore commenti e differenze di opinioni. Come stai facendo le cose? Inoltre, se desideri maggiori informazioni o chiarimenti su tutto ciò che avrei potuto sorvolare, non esitare a contattarmi tramite i commenti e cercheremo di rispondere a tutte le domande.

- Chris Brogan scrive di auto-miglioramento e creatività su [chrisbrogan.com]. Lancia un podcast a maggio. Restate sintonizzati per i dettagli.