Torna alle origini La tua casella di posta

Questo è il primo post di una serie in corso che sto chiamando “ritorno alle basi”, un “corso rinfrescante” nella produttività personale. Per le persone che stanno appena iniziando a cimentarsi con problemi di produttività, servirà come introduzione ai concetti di base che sono alla base di gran parte di ciò che scriviamo qui su Lifehack. Per i lettori più avanzati, servirà come promemoria di ciò che tu pensiero ti stavi preparando a fare prima di iniziare a trafficare con il tuo sistema.

Non sono sicuro di quanto durerà la serie - intendo continuare fino a a) A corto di argomenti da coprire, oppure b) la gente inizia a chiedermi di smettere. :-) Pubblicità

La tua casella di posta

Iniziamo, quindi, dove iniziano la maggior parte dei sistemi di produttività: la tua casella di posta. Di “Posta in arrivo”, Non intendo necessariamente uno di quei vassoi di plastica o di legno che appoggi sulla scrivania e ammucchiano tutto; quello è un tipo di posta in arrivo, ma non l'unico tipo. Fondamentalmente, una casella di posta è un luogo in cui raccogli gli input nella tua vita per un'elaborazione successiva, se quegli input sono informazioni, corrispondenza, note, lavoro incompiuto, cose che intendi guardare dopo o qualunque altra cosa.

Una casella di posta elettronica, quindi, può essere un vassoio nel tuo ufficio, un tavolo vicino alla tua porta, un taccuino che porti in borsa o in tasca, o una tasca nella borsa a tracolla. Abbiamo anche “virtuale” caselle di posta: il tuo programma di posta elettronica, il tuo lettore RSS, le app per organizzare le note come Evernote, persino un file di testo o di elaborazione testi che tieni aperto sul desktop. E non dimenticare il monitor del tuo computer - se sei una di quelle persone che copre il loro monitor con post-it, anche quella è una casella di posta.

The Fewer, the Better

Come regola generale, meno caselle hai, meglio è. Meno caselle di posta in arrivo significano meno posti in cui materiale importante può sfuggire alla tua comunicazione, e anche meno tempo per elaborare tutto ciò di cui hai bisogno. Pubblicità

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In pratica, le tue caselle di posta dovrebbero essere trattate come punti finali, con tutti i tuoi vari input che si incanalano verso di loro. Come ho detto, questo assicura che tutto alla fine viene messo in un posto in cui presterai attenzione ad esso.

Con un numero sempre crescente di utenti che utilizzano applicazioni web online, diventa abbastanza facile assicurarsi che i tuoi input digitali finiscano in un unico posto. La maggior parte dei servizi ti consentirà di inviare facilmente le tue e-mail e di impostare regole per inoltrare automaticamente le informazioni dovute alla fine, automatizzando così parte dell'elaborazione della tua casella di posta. Ad esempio, potresti avere tutte le e-mail con allegati inoltrati automaticamente al tuo account Google Docs in modo da poterli accedere e persino modificarli da qualsiasi luogo (supponendo che non riceverai regolarmente documenti il ​​cui valore è necessario accertare prima di decidere cosa tu c'è bisogno di farlo).

Per gli input fisici, assicurati che tutti sappiano dove mettere le cose che vogliono che tu veda e faccia qualcosa - posta, documenti da recensire, materiale di ricerca, qualunque cosa. Al lavoro, questo tende a non essere così difficile; a casa sarà un'altra storia! Aiuterà a fare in modo che la casella di posta scelta venga vista come un luogo in cui mettere le cose che necessitano di azione se si elaborano regolarmente i contenuti in modo che non diventino un luogo in cui gli input vanno dimenticati. Pubblicità

E assicurati di impostare un esempio usando te stesso! Quando sei lontano dalla tua scrivania o da casa, tieni un taccuino o un mazzo di carte indice con te e annota appunti, appuntamenti, numeri, ecc. Mentre vengono da te. Quando arrivi alla tua posta in arrivo, rilasciala e processala secondo il tuo normale programma. Se non fai buon uso della tua casella di posta, nessun altro lo farà.

Una casella di posta sola non è produttiva

È importante che le tue caselle di posta non vengano trattate come destinazioni finali! Una casella di posta è utile solo come luogo per raccogliere tutto ciò che è importante, per tirarlo fuori dalla testa in modo che tu possa farlo fare qualcosa con esso. Le caselle di posta che continuano a riempirsi sono peggio che inutili; non solo non ti aiutano a fare le cose che ti sono abbastanza importanti da finire nella tua casella di posta, ma presto finiscono per traboccare e ti lasciano alla ricerca di una nuova casella di posta da riempire con tutti i tuoi nuovo cose importanti Nel frattempo ti allontani sempre di più ...

Imposta una routine di pulizia della casella di posta che si adatta al tuo stile di lavoro e alla velocità con cui si riempie. Anche se non vuoi lasciarlo traboccare, non vuoi sentirti obbligato a elaborare tutto nel momento in cui arriva nella tua casella di posta. Il punto della tua casella di posta è aiutarti a gestire i tuoi input, non a permettere ai tuoi input di gestirti! Pubblicità

La prossima volta: elaborare la tua casella di posta

Nel prossimo “Ritorno alle basi” post, esamineremo i modi di elaborare il materiale che finisce nella tua casella di posta. Mentre potrebbe richiedere un po 'di sforzo e disciplina per assicurarsi che le tue caselle di posta vengano utilizzate in modo efficace, il mantenimento di una casella di posta è un affare in gran parte passivo: roba continua a riempire la tua casella di posta se fai qualcosa o no. L'elaborazione è la prima parte di fare, dove inizi a prendere decisioni attive su cosa fare con ciascun elemento nella tua casella di posta.

Hai qualche consiglio utile per aiutare i tuoi colleghi lettori a canalizzare tutti i loro input in un unico posto? Fateci sapere nei commenti!